✨Cas d'usage : Gérer votre stock avec les Listes Avancées

Dans ce tutoriel, vous allez apprendre à faire de la gestion de stock avec une automatisation de Liste Avancée, à partir d’une saisie de donnée. C’est une solution idéale pour enrichir vos bases de données sans saisie manuelle et de manière rapide.

1. Pourquoi utiliser cette automatisation ?

Les Listes Avancées sont idéales pour centraliser des données clés (clients, produits, personnel, etc.). Grâce à l’automatisation de Liste Avancée, chaque nouvelle saisie dans un formulaire peut directement enrichir l’une de ces listes sans intervention manuelle.

✅ Exemples d’utilisation :

• Sortie de stock avec opérateur Décrémente ().
• Entrée de stock lors d’une livraison avec opérateur Incrémente ().
• Correction de stock avec opérateur Remplace ( ).

👉 À chaque enregistrement d’une donnée dans un formulaire, la liste se met à jour automatiquement.

🎥 Cas d’usage en vidéo

Cette 1ère vidéo illustre la correction de stock avec l'opérateur Remplace ( ). Elle vous montre comment configurer cette automatisation en situation réelle.

Pensez à lire ce tutoriel jusqu’au bout pour comprendre en détail chaque étape de la mise en œuvre.

1. Comprendre le contexte

Vous stockez vos fournitures de bureau dans une pièce et vous mettez à disposition de vos salariés une tablette ou un téléphone destiné à saisir une donnée à chaque fois qu'ils prennent des fournitures. Elle sert également pour saisir les entrées de stock à chaque livraison.

Imaginons un formulaire où vos utilisateurs choisissent une fourniture dans une liste déroulante. Une fois la fourniture sélectionnée, sa référence, sa couleur et la quantité disponible en stock s'affichent automatiquement dans des champs Référence.
Ensuite il indique s'il prend ou s'il remet des fournitures dans le stock, puis saisit la quantité.

Grâce à une automatisation, la quantité de cette fourniture sera mise à jour en temps réel dans votre Liste Avancée, sans intervention manuelle.

Vous pouvez même imaginer de recevoir une alerte par mail dès que la quantité atteint un seuil minimum défini, afin de penser à en recommander.

2. Préparer votre liste avancée

Dans notre exemple la liste contient les colonnes suivantes :

• Nom du client (label)
• Référence
• Fournisseur
• Couleur
• Stock

💡 Toutes les colonnes de la liste sont en format Texte sauf la colonne Stock qui elle, est de type Nombre décimal.

3. Créer le formulaire adapté

Dans notre exemple, le formulaire contient les champs suivants :

• 🔽Un champ liste pour choisir le produit.
• 📝Trois champs référence pour afficher automatiquement la référence, la couleur et la quantité en stock.
• Un séparateur pour séparer les informations sur l'article et le mouvement de stock.
• ✅Un champ choix pour que l’utilisateur indique s'il souhaite prendre des fournitures ou en remettre.
• ✍️Un champ de saisie pour saisir la quantité sortante.
• ✍️Un champ de saisie pour saisir la quantité entrante.
• Un champ calcul qui va calculer le nouveau stock grâce au calcul conditionnel suivant :

Si l'utilisateur a sélectionné le choix 1 (Prendre des fournitures), la quantité présente dans le champ Stock sera déduite de la quantité sortante, sinon la quantité présente dans le champ Stock sera ajoutée à la quantité entrante.

Voici le formulaire terminé :

4. Configuration de l’automatisation

L’objectif est que la ligne soit mise à jour automatiquement dans la liste lors de l’enregistrement de la donnée.

Depuis le formulaire, accédez à la configuration des automatisations en cliquant sur ce bouton :

Pour créer une automatisation, cliquez sur le bouton + du bloc Liste Avancée.

La fenêtre de création est divisée en deux parties :

• La partie centrale, dédiée au paramétrage de l’automatisation,
• La partie droite, qui affiche un récapitulatif dynamique des éléments configurés.

4.1 Choisir la liste à mettre à jour

Sélectionnez la Liste Avancée concernée.

4.2 Définir l’action

Choisissez l’action Modifier une ligne et indiquez le champ liste qui utilise la Liste Avancée. Dans notre exemple, c'est le champ Produit.

4.3 Lier les champs (mapping)

Le mapping est l'association des colonnes de la liste avec les champs du formulaire. Ainsi, les colonnes d’une liste avancée peuvent être alimentées par les informations saisies dans une donnée.

Vous n'êtes pas obligés de mapper toutes les colonnes de la liste avec tous les champs du formulaire, en revanche, la colonne Label doit impérativement être mappée avec un champ du formulaire.

Il existe plusieurs types de colonnes et la compatibilité des champs pouvant alimenter une liste varie en fonction du type de la colonne.

Les champs et actions compatibles avec une colonne de type Texte sont les suivants :

Champs compatibles	Actions compatibles	Opérateur
Champ de saisie	Remplacer
Référence	Remplacer
Zone de texte	Remplacer

Les champs et actions compatibles avec une colonne de type Nombre sont les suivants :

Champs compatibles	Actions compatibles	Opérateur
Calcul	Décrémenter Incrémenter Remplacer
Champ de saisie	Décrémenter Incrémenter Remplacer
Compteur	Décrémenter Incrémenter Remplacer
Référence	Décrémenter Incrémenter Remplacer

Dans notre exemple :
* Sélectionnez la colonne cible (par exemple : Stock),
* Cliquez sur l’opérateur Remplace ( ) pour créer le lien,
* Choisissez le champ du formulaire correspondant (Nouveau stock).

4.4 Déclencher l’automatisation

Définissez à quel moment l’automatisation doit s’exécuter :

• À l’enregistrement de la donnée
• À la modification de la donnée
• Lors du transfert de la donnée

🖱️Terminez en cliquant sur Enregistrer.
📛 Nommez votre automatisation (ex. : Mise à jour stock) pour la retrouver facilement.

5. Définir une alerte par mail

Un scénario Email peut être utile pour vous informer qu'une fourniture est bientôt épuisée et qu'il faut penser à recommander.

Pour définir le seuil à partir duquel le mail est envoyé, vous pouvez paramétrer un filtre. Par exemple, l'envoi se déclenche lorsque le nouveau stock est inférieur ou égal à 5.

6. Vérifier le bon fonctionnement

Pour vous assurer que l’automatisation et l'envoi de l'alerte fonctionnent correctement, effectuez une saisie de test.

Rendez-vous ensuite dans l’historique de la donnée :

• ✅ Coche verte : les opérations sont réussies.
• 🟠 Coche orange : les opérations sont en cours de traitement.
• 🔴 Coche rouge : une erreur s’est produite. Dans ce cas, vérifiez à nouveau les paramètres de configuration afin de corriger l’éventuel dysfonctionnement.

7. Contrôler la mise à jour de la Liste

Ouvrez votre Liste Avancée pour vous assurer que le nouveau client a bien été ajouté avec toutes les données.

🎥 Autres cas d’usage en vidéo

Cette seconde vidéo illustre avec la configuration d'automatisations de Liste Avancée avec les opérateurs Incrémente () et Décrémente ().

📘 Aller plus loin avec les Listes Avancées

Voici deux tutoriels complémentaires pour approfondir votre maîtrise des automatisations :

👉 Cas d'usage : Modifier automatiquement un élément dans une Liste Avancée.
👉 Cas d'usage : Gérer votre stock avec les Listes Avancées.