Un modèle Word personnalisé est un document que vous concevez librement : en-tête, logo, polices, couleurs, tableaux. Vous y placez des balises à l’endroit où vous souhaitez voir apparaître chaque information. Une balise est le code d’un champ, par exemple ##client## : à l’export, elle est remplacée par la valeur saisie dans ce champ.
Vous pouvez créer plusieurs modèles pour un même formulaire.
⚠️ Important
Le formulaire doit être enregistré pour pouvoir créer un modèle Word personnalisé.
1. Préparer le modèle
Dans le menu Formulaires, onglet Mes formulaires, cliquez sur le bouton Modifier de votre formulaire. Depuis sa conception, cliquez sur le bouton Configuration des exports, en haut à droite.
Cliquez sur le bouton Ajouter un nouvel export sous Word personnalisé, puis sur Télécharger l’exemple.
Vous obtenez un modèle de base qui contient les balises de tous les champs du formulaire.
Ouvrez ce fichier dans Word et placez chaque balise là où l’information doit s’afficher. Vous pouvez en mettre plusieurs sur la même ligne, les colorer, et ajouter des images, un en-tête et un pied de page.
Pour en savoir plus, consultez les tutoriels Les balises et Les bonnes pratiques pour le Word personnalisé.
2. Importer et paramétrer le modèle
Revenez à la fenêtre Word personnalisé (bouton Ajouter un nouvel export). Déposez votre fichier dans la zone en pointillés, ou cliquez dessus pour le sélectionner.
2.1 Les options de l’onglet Paramétrage des champs
Une fois le fichier importé, l’onglet Paramétrage des champs propose ces options :
Option | Effet |
Nom de l’export | Nom du modèle. |
Modifier les noms de vos fichiers d’exportation | Nom des fichiers téléchargés, qui peut contenir des balises (voir le tutoriel Personnaliser le nom de vos exports). |
Export Word par défaut | Ce modèle est proposé en premier dans l’Historique des données et dans l’onglet Pièces jointes du scénario e-mail. |
Télécharger le PDF personnalisé par défaut | Le PDF issu du modèle est proposé avant le Word dans ces mêmes listes. |
Afficher les champs invisibles | Les champs invisibles, masqués par une condition de visibilité ou configurés en « Champ toujours caché », affichent leur valeur dans l’export. |
Rendre les images cliquables | Un clic sur une photo du fichier Word ou PDF permet de la télécharger. |
Télécharger l’exemple | Récupère un modèle de base qui contient les balises de tous les champs. |
Télécharger le modèle actuel | Récupère le fichier Word déjà présent dans le formulaire. |
2.2 L’analyse des balises
Dès l’import, Kizeo Forms analyse automatiquement les balises du fichier. Le résultat s’affiche à droite de l’onglet Paramétrage des champs, en trois catégories accompagnées du nombre de balises concernées. Chaque catégorie peut être dépliée pour afficher les balises concernées.
Chaque catégorie correspond à un état précis des balises :
Résultat | Signification |
⚠️ Potentiels problèmes détectés | Des balises sont mal construites : elles peuvent faire échouer l’export des données. |
ℹ️ Balises inutiles | Des balises ne correspondent plus à aucun champ du formulaire. |
✅ Balises valides | Tout est conforme. |
Consultez ce résultat avant d’enregistrer le modèle.
⚠️ Important
Si des balises sont signalées comme incorrectes ou inutiles, il est nécessaire de les corriger pour que l’export se déroule sans incident.
2.3 Les options de l’onglet Droits d’accès
Dans l’onglet Droits d’accès, la case Afficher aux utilisateurs est cochée par défaut : les utilisateurs peuvent alors exporter leurs données avec ce modèle. Si elle est décochée, le modèle ne leur est pas proposé.
Les cases PDF et Word permettent de choisir le ou les formats proposés : PDF personnalisé, Word personnalisé, ou les deux.
Une fois les deux onglets renseignés, cliquez sur Enregistrer.
3. Supprimer le paragraphe d’un champ vide ou invisible
Lorsqu’un champ reste vide, ou devient invisible à cause d’une condition de visibilité, vous pouvez supprimer automatiquement son paragraphe du document Word.
Depuis Conception du formulaire, ouvrez le champ concerné, puis activez l’option Suppression du paragraphe dans le Word personnalisé si donnée vide ou invisible dans l’onglet Avancé.
Le résultat dépend de l’emplacement de la balise :
sur la même ligne que son titre, la ligne entière est supprimée ;
dans un paragraphe séparé, seul son contenu est supprimé et le titre reste visible.
💡 Astuce
Il est recommandé d’activer les marques de paragraphe (¶) dans Word. La touche Entrée change de paragraphe, alors que Maj + Entrée reste dans le même paragraphe.