Un modèle Excel personnalisé est un fichier .xlsx que vous concevez librement : mise en page, polices, couleurs, tableaux.
Vous y placez des balises à l’endroit où vous souhaitez voir apparaître chaque information. Une balise est le code d’un champ, par exemple ##client## : à l’export, elle est remplacée par la valeur saisie dans ce champ.
Vous pouvez créer plusieurs modèles pour un même formulaire.
⚠️ Important
Le formulaire doit être enregistré pour pouvoir créer un modèle Excel personnalisé.
1. Préparer le modèle
Dans le menu Formulaires, onglet Mes formulaires, cliquez sur le bouton Modifier de votre formulaire. Depuis sa conception, cliquez sur le bouton Configuration des exports, en haut à droite.
Cliquez sur le bouton Ajouter un nouvel export sous Excel personnalisé, puis sur Télécharger l’exemple.
Vous obtenez un modèle de base qui contient les balises de tous les champs du formulaire.
Ouvrez ce fichier dans Microsoft Excel et placez chaque balise dans la cellule où l’information doit s’afficher. Vous pouvez en placer plusieurs dans une même cellule, les colorer, ajouter des images et ajuster la mise en page.
ℹ️ À savoir
Lorsqu’une balise Photo est placée dans une cellule, la photo est positionnée à l’export dans l’angle supérieur gauche de cette cellule.
Avant de personnaliser votre modèle, il est recommandé de lire le tutoriel Les bonnes pratiques pour l’Excel personnalisé : il présente les règles à respecter pour éviter toute erreur à l’export.
1.1 Mettre en forme les données
Pour colorer une donnée, la mettre en gras, en italique ou la souligner, appliquez cette mise en forme directement à la balise dans la cellule : elle est reprise à l’export.
💡 Astuce
Les feuilles masquées dans le modèle n’apparaissent pas dans le PDF personnalisé : pour obtenir un export sur une seule page, il suffit donc de masquer celles dont vous n’avez pas besoin.
1.2 Gérer la hauteur des lignes d’un tableau
Dans un tableau, seules les hauteurs de lignes de la première page sont respectées. À partir de la deuxième page, toutes les lignes prennent la hauteur de la dernière ligne de la première page.
Deux solutions sont possibles :
utiliser un modèle Word personnalisé, qui gère la hauteur des lignes sur toutes les pages : c’est la solution recommandée ;
ajouter le numéro de chaque ligne entre crochets dans les balises du tableau, une méthode adaptée lorsque le nombre de lignes est connu à l’avance (voir le paragraphe « Affichage d’une ligne précise » du tutoriel Les balises Tableau).
2. Importer et paramétrer le modèle
Revenez à la fenêtre Excel personnalisé (bouton Ajouter un nouvel export). Déposez votre fichier dans la zone en pointillés, ou cliquez dessus pour le sélectionner.
2.1 Les options de l’onglet Paramétrage des champs
Une fois le fichier importé, l’onglet Paramétrage des champs propose ces options :
Option | Effet |
Nom de l’export | Nom du modèle. |
Modifier les noms de vos fichiers d’exportation | Nom des fichiers téléchargés, qui peut contenir des balises (voir le tutoriel Personnaliser le nom de vos exports). |
Export Excel par défaut | Ce modèle est proposé en premier dans l’Historique des données et dans l’onglet Pièces jointes du scénario e-mail. |
Afficher les champs invisibles | Les champs invisibles, masqués par une condition de visibilité ou configurés en « Champ toujours caché », affichent leur valeur dans l’export. |
Rendre les images cliquables | Un clic sur une photo du fichier Excel ou PDF permet de la télécharger. |
Télécharger l’exemple | Récupère un modèle de base qui contient les balises de tous les champs. |
Télécharger le modèle actuel | Récupère le fichier Excel déjà présent dans le formulaire. |
2.2 L’analyse des balises
Dès l’import, Kizeo Forms analyse automatiquement les balises du fichier. Le résultat s’affiche à droite de l’onglet Paramétrage des champs, en trois catégories accompagnées du nombre de balises concernées. Chaque catégorie peut être dépliée pour afficher les balises concernées.
Chaque catégorie correspond à un état précis des balises :
Résultat | Signification |
⚠️ Potentiels problèmes détectés | Des balises sont mal construites : elles peuvent faire échouer l’export des données. |
ℹ️ Balises inutiles | Des balises ne correspondent plus à aucun champ du formulaire. |
✅ Balises valides | Tout est conforme. |
Consultez ce résultat avant d’enregistrer le modèle.
⚠️ Important
Si des balises sont signalées comme incorrectes ou inutiles, il est nécessaire de les corriger pour que l’export se déroule sans incident.
2.3 Les options de l’onglet Droits d’accès
Dans l’onglet Droits d’accès, la case Afficher aux utilisateurs est cochée par défaut : les utilisateurs peuvent alors exporter leurs données avec ce modèle. Si elle est décochée, le modèle ne leur est pas proposé.
Les cases PDF et Excel permettent de choisir le ou les formats proposés : PDF personnalisé, Excel personnalisé, ou les deux.
Une fois les deux onglets renseignés, cliquez sur Enregistrer.