ℹ️ Avant de commencer, consultez le tutoriel Découvrir les listes externes
Principe
Une liste filtrée adapte son contenu à chaque utilisateur. Selon les valeurs renseignées dans son profil, chaque utilisateur ne voit qu'une partie des éléments de la liste.
Les types de listes compatibles avec le filtrage sont : hiérarchique, référentielle et hiérarchique référentielle.
Certaines lignes peuvent ne pas avoir de filtre — elles sont alors visibles par tous les utilisateurs.
Exemple : une liste de clients filtrée par département permet à chaque commercial de ne voir que les clients de sa zone.
2. Les champs utilisateurs personnalisés
Le filtrage repose sur des champs personnalisés rattachés aux profils utilisateurs. La mise en place se fait en deux étapes : créer les champs personnalisés, puis renseigner les profils.
2.1 Créer les champs personnalisés
Dans votre interface Kizeo Forms :
Accédez à Mon interface d'administration
Cliquez sur Paramètres de mon compte, puis sur l'onglet Champs utilisateurs personnalisés
Saisissez le nom de chaque champ — par exemple : Département, Ville
Enregistrez
Chaque champ créé reçoit automatiquement un identifiant de la forme user_refn (où n est le numéro du champ) et une balise ##_user_refn##.
ℹ️ Vous pouvez créer jusqu'à 20 champs personnalisés.
2.2 Renseigner les profils utilisateurs
Accédez au menu Mes utilisateurs
Ouvrez le profil d'un utilisateur
Dans l'onglet Champs personnalisés, saisissez les valeurs correspondantes
Exemple : pour un commercial couvrant Avignon, saisissez Vaucluse dans le champ Département et Avignon dans le champ Ville.
3. Créer et configurer une liste filtrée
3.1 Créer la liste
Accédez au menu Listes avancées
Cliquez sur Créer une liste avancée ou Mes listes avancées > + Nouvelle liste
Cliquez sur Accéder à l'ancien éditeur de liste externe
Saisissez un nom de liste (128 caractères maximum)
3.2 Syntaxe des filtres
Les filtres s'écrivent directement dans l'éditeur de liste.
Cas d'usage | Syntaxe |
1 filtre simple |
|
1 filtre pour 2 valeurs |
|
Plusieurs filtres | [ |
1 filtre large |
|
⚠️ Les filtres sont sensibles à la casse. Veillez à ce que les valeurs saisies dans la liste correspondent exactement à celles renseignées dans les profils utilisateurs.
3.3 Filtre simple
Un filtre sur un seul champ et une seule valeur. Seuls les utilisateurs dont le profil correspondent voient les lignes concernées.
Exemple : avec le filtre [[user_ref1=Vaucluse]], les commerciaux ayant Vaucluse dans leur profil voient Camille Martin, Henri Dupont et Vincent Durand.
3.4 Filtre sur deux valeurs
Pour qu'une ligne soit visible par les utilisateurs de plusieurs valeurs différentes, séparez ces valeurs par un | (pipe).
Exemple : avec [[user_ref1=Vaucluse|Finistère]], les commerciaux ayant Vaucluse ou Finistère dans leur profil voient les mêmes clients.
3.5 Plusieurs filtres cumulés
Pour filtrer sur plusieurs champs à la fois (condition et), accolez les filtres l'un après l'autre.
Exemple : avec [[user_ref1=Vaucluse][user_ref2=Avignon]], seuls les commerciaux ayant à la fois Vaucluse et Avignon dans leur profil voient Camille Martin. Ceux ayant Finistère et Quimper voient Yannick Le Bihan.
ℹ️ On peut combiner jusqu'à 3 filtres par ligne. Il n'est pas obligatoire que toutes les lignes aient le même nombre de filtres.
3.6 Filtre large
Si plusieurs valeurs partagent le même début, ajoutez * après le préfixe commun pour les regrouper.
Exemple : avec [[user_ref1=Vaucluse*]], les utilisateurs ayant Vaucluse, Vaucluse Sud ou Vaucluse Nord dans leur profil voient tous la même ligne.
✅ Une liste peut aussi être filtrée par code entreprise, avec la syntaxe [company_code=CODE_ENTREPRISE].