Les Listes Avancées sont idéales pour centraliser des données clés (clients, produits, personnel, etc.). Grâce à l’automatisation de Liste Avancée, chaque nouvelle saisie dans un formulaire peut directement enrichir l’une de ces listes sans intervention manuelle.

👉 À chaque enregistrement d’une donnée dans un formulaire, la liste se met à jour automatiquement.

Cette 1ère vidéo illustre la correction de stock avec l'opérateur Remplace (

). Elle vous montre comment configurer cette automatisation en situation réelle.

Pensez à lire ce tutoriel jusqu’au bout pour comprendre en détail chaque étape de la mise en œuvre.
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Vous stockez vos fournitures de bureau dans une pièce et vous mettez à disposition de vos salariés une tablette ou un téléphone destiné à saisir une donnée à chaque fois qu'ils prennent des fournitures. Elle sert également pour saisir les entrées de stock à chaque livraison.

Imaginons un formulaire où vos utilisateurs choisissent une fourniture dans une liste déroulante. Une fois la fourniture sélectionnée, sa référence, sa couleur et la quantité disponible en stock s'affichent automatiquement dans des champs Référence.

Ensuite il indique s'il prend ou s'il remet des fournitures dans le stock, puis saisit la quantité.

Grâce à une automatisation, la quantité de cette fourniture sera mise à jour en temps réel dans votre Liste Avancée, sans intervention manuelle.

Vous pouvez même imaginer de recevoir une alerte par mail dès que la quantité atteint un seuil minimum défini, afin de penser à en recommander.

Dans notre exemple la liste contient les colonnes suivantes :

💡 Toutes les colonnes de la liste sont en format Texte sauf la colonne Stock qui elle, est de type Nombre décimal.

Dans notre exemple, le formulaire contient les champs suivants :

Si l'utilisateur a sélectionné le choix 1 (Prendre des fournitures), la quantité présente dans le champ Stock sera déduite de la quantité sortante, sinon la quantité présente dans le champ Stock sera ajoutée à la quantité entrante.

Voici le formulaire terminé :

L’objectif est que la ligne soit mise à jour automatiquement dans la liste lors de l’enregistrement de la donnée.

Depuis le formulaire, accédez à la configuration des automatisations en cliquant sur ce bouton :

Pour créer une automatisation, cliquez sur le bouton + du bloc Liste Avancée.

La fenêtre de création est divisée en deux parties :

Sélectionnez la Liste Avancée concernée.

Choisissez l’action Modifier une ligne et indiquez le champ liste qui utilise la Liste Avancée. Dans notre exemple, c'est le champ Produit.

Le mapping est l'association des colonnes de la liste avec les champs du formulaire. Ainsi, les colonnes d’une liste avancée peuvent être alimentées par les informations saisies dans une donnée.

Vous n'êtes pas obligés de mapper toutes les colonnes de la liste avec tous les champs du formulaire.

En revanche, la colonne Label doit impérativement être mappée avec un champ du formulaire. Elle est toujours de type Texte.

Il existe plusieurs types de colonnes et la compatibilité des champs pouvant alimenter une liste varie en fonction du type de la colonne.

Les champs et actions compatibles avec une colonne de type Texte sont les suivants :

Les champs et actions compatibles avec une colonne de type Nombre sont les suivants :

Dans notre exemple :
* Sélectionnez la colonne cible (par exemple : Stock),
* Cliquez sur l’opérateur Remplace ( ) pour créer le lien,
* Choisissez le champ du formulaire correspondant (Nouveau stock).

Définissez à quel moment l’automatisation doit s’exécuter :

🖱️Terminez en cliquant sur Enregistrer.
📛 Nommez votre automatisation (ex. : Mise à jour stock) pour la retrouver facilement.

Un scénario Email peut être utile pour vous informer qu'une fourniture est bientôt épuisée et qu'il faut penser à recommander.

Pour définir le seuil à partir duquel le mail est envoyé, vous pouvez paramétrer un filtre. Par exemple, l'envoi se déclenche lorsque le nouveau stock est inférieur ou égal à 5.

Pour vous assurer que l’automatisation et l'envoi de l'alerte fonctionnent correctement, effectuez une saisie de test.

Rendez-vous ensuite dans l’historique de la donnée :

Ouvrez votre Liste Avancée pour vous assurer que le nouveau client a bien été ajouté avec toutes les données.

Cette seconde vidéo illustre avec la configuration d'automatisations de Liste Avancée avec les opérateurs Incrémente () et Décrémente ().

Voici deux tutoriels complémentaires pour approfondir votre maîtrise des automatisations :

👉 Cas d'usage : Modifier automatiquement un élément dans une Liste Avancée
👉 Cas d'usage : Ajouter automatiquement un élément dans une Liste Avancée