ℹ️ Information pratique

Ce tutoriel comprend à la fois une vidéo explicative et un descriptif détaillé des actions à réaliser. Nous vous conseillons vivement de consulter les deux contenus : la vidéo vous offre une vue d’ensemble concrète, tandis que le texte vous guide pas à pas dans la mise en œuvre.

1. Pourquoi utiliser cette automatisation ?

Les Listes Avancées sont idéales pour centraliser des données clés (clients, produits, personnel, etc.). Grâce à l’automatisation de Liste Avancée, chaque saisie dans un formulaire peut directement enrichir l’une de ces listes sans intervention manuelle.

✅ Exemples d’utilisation

Ajouter un client dans une base commerciale.
Créer un article dans une liste de produits ou de services.
Enregistrer un nouvel employé ou intervenant dans une liste du personnel.
Ajouter un véhicule ou équipement à une flotte ou un inventaire.
Intégrer un fournisseur dans un référentiel achats.
Déclarer un chantier, un projet, ou un site d’intervention.
Compléter une liste d’anomalies ou de non-conformités rencontrées sur le terrain.
Enrichir une base de prestations, de tâches ou d’activités planifiées.

👉 À chaque enregistrement d’une donnée dans un formulaire, la liste se met à jour automatiquement.

🎥 Cas d’usage en vidéo

La vidéo illustre un exemple concret : l'ajout automatique d’un nouveau client dans une Liste Avancée. Elle vous montre comment configurer cette automatisation en situation réelle.

Pensez à lire ce tutoriel jusqu’au bout pour comprendre en détail chaque étape de la mise en œuvre.

2. Comprendre le contexte

Imaginons un formulaire où vos utilisateurs choisissent un client dans une liste déroulante. Une fois le client sélectionné, ses coordonnées s’affichent automatiquement dans les champs du formulaire.

Mais que se passe t-il si ce client n’existe pas encore ?
L’utilisateur peut le saisir, et grâce à une automatisation, une nouvelle ligne sera ajoutée en temps réel à votre Liste Avancée, sans intervention manuelle.

3. Préparer votre liste avancée

Dans notre exemple la liste contient les colonnes suivantes :

Nom du client (label)
Adresse
Code postal
Ville
Téléphone
Email

💡 Toutes les colonnes de la liste sont en format Texte.

4. Créer le formulaire adapté

Dans notre exemple, le formulaire contient les champs suivants :

✅ Une case à cocher : l’utilisateur l’active s’il souhaite ajouter un nouveau client.
🔽 Un champ liste conditionnel pour choisir un client existant. Il disparaît lorsque la case est cochée.
✍️ Un champ de saisie conditionnel : il apparaît uniquement si la case est cochée, pour entrer le nom du nouveau client.
📝 Cinq champs référence :
- Automatiquement remplis si un client est sélectionné.
- Modifiables si l’utilisateur saisit un nouveau client.

5. Configuration de l’automatisation

L’objectif est que la ligne soit créée automatiquement dans la liste lors de l’enregistrement de la donnée.

Depuis le formulaire, accédez à la configuration des automatisations en cliquant sur ce bouton :

Pour créer une automatisation, cliquez sur le bouton + du bloc Liste Avancée.

La fenêtre de création est divisée en deux parties :

La partie centrale, dédiée au paramétrage de l’automatisation,
La partie droite, qui affiche un récapitulatif dynamique des éléments configurés.

ℹ️ Information pratique

Vous pouvez créer jusqu’à 25 automatisations de Listes Avancées par formulaire.

5.1. Choisir la liste à mettre à jour

Sélectionnez la Liste Avancée concernée.

5.2. Définir l’action

Choisissez l’action Ajouter une ligne

5.3. Lier les champs (mapping)

Le mapping est l'association des colonnes de la liste avec les champs du formulaire. Ainsi, les colonnes d’une liste avancée peuvent être alimentées par les informations saisies dans une donnée.

Vous n'êtes pas obligés de mapper toutes les colonnes de la liste avec tous les champs du formulaire.

En revanche, la colonne Label doit impérativement être mappée avec un champ du formulaire. Elle est toujours de type Texte.

ℹ️ Information pratique

Il convient de mapper :

les colonnes de type Texte avec des champs de type Texte
les colonnes de type Décimal avec des champs de type Numérique

Il existe plusieurs types de colonnes et la compatibilité des champs pouvant alimenter une liste varie en fonction du type de la colonne.

Les champs et actions compatibles avec une colonne de type Texte sont les suivants :

Champs compatibles	Actions compatibles	Opérateur
Champ de saisie	Remplacer
Référence	Remplacer
Zone de texte	Remplacer

⚠️ Information pratique

Si vous sélectionnez un champ d’un tableau pour alimenter une liste avancée, la liste sera alimentée en suivant les lignes par ordre de saisie.

Dans notre exemple :
* Sélectionnez la colonne cible (par exemple : Adresse),

* Cliquez sur l’opérateur Remplacer ( égal.jpg ) pour créer le lien,
* Choisissez le champ du formulaire correspondant.

Répétez cette opération autant de fois que nécessaire afin de lier chacun des champs souhaités à l’aide du bouton + Ajouter un mapping.

5.4. Déclencher l’automatisation

Définissez le ou les moments où l’automatisation doit s’exécuter :

À l’enregistrement de la donnée
À la modification de la donnée
Lors du transfert de la donnée

💡 Astuce

Pour éviter les erreurs ou les ajouts involontaires, utilisez une condition avancée.
Par exemple, déclencher l’automatisation uniquement si la donnée est saisie par un utilisateur défini.

🖱️ Terminez en cliquant sur Enregistrer.
📛 Pour retrouver plus facilement votre automatisation, nous vous conseillons de la renommer (ex. : Mise à jour client) en cliquant sur le crayon vert.

6. Vérifier le bon fonctionnement

Pour vous assurer que l’automatisation fonctionne correctement, effectuez une saisie de test.

Rendez-vous ensuite dans l’historique de la donnée :

✅ Coche verte : l’automatisation s’est déclenchée avec succès.
🟠 Coche orange : l’automatisation est en cours de traitement.
🔴 Coche rouge : une erreur s’est produite. Dans ce cas, vérifiez à nouveau les paramètres de configuration afin de corriger l’éventuel dysfonctionnement.