La migration vous permet de transformer une liste externe existante en liste avancée, sans avoir à la recréer. Votre liste externe d'origine est conservée : elle est renommée avec le suffixe « (Externe) ».
ℹ️ À savoir
Les listes externes filtrées à l'aide des Champs Utilisateurs Personnalisés ne sont pas éligibles à la migration en liste avancée.
Limites d'une liste avancée : 1 000 000 de lignes maximum, 60 colonnes maximum, 1 000 caractères maximum par cellule.
Lancer la migration
1. Accéder à l'éditeur de liste avancée
Dans votre interface Kizeo Forms :
Cliquez sur le menu Listes avancées, puis sur Mes listes avancées.
Cliquez sur + Nouvelle liste.
La page Editeur de liste avancée s'affiche. Cliquez sur Migrer une liste externe en liste avancée.
2. Sélectionner la liste externe
Dans la fenêtre qui s'ouvre :
Sélectionnez la liste externe à migrer dans la liste déroulante.
Saisissez le nom de la nouvelle liste avancée (128 caractères maximum). Vous pouvez conserver le nom de la liste d'origine ou le modifier.
Cliquez sur Suivant.
3. Vérifier l'analyse des formulaires
Kizeo Forms analyse tous les formulaires associés à la liste externe et liste les ajustements nécessaires (champs, automatisations et emails qui utilisent la liste). Vérifiez attentivement les changements prévus, puis cliquez sur Valider pour continuer.
Deux cas peuvent se présenter :
Aucun formulaire n'utilise la liste : un message vous indique que vous pouvez poursuivre la migration en toute sécurité.
La liste est utilisée dans un ou plusieurs formulaires : chaque formulaire concerné est listé. Cliquez sur la flèche d'un formulaire pour le déplier, ou sur Tout ouvrir / Tout fermer, afin de consulter les ajustements prévus. Cliquez sur Annuler si vous souhaitez abandonner la migration.
4. Configurer les colonnes et lancer la migration
Un guide s'ouvre automatiquement pour vous accompagner. Vous pouvez le passer à tout moment et le consulter à nouveau en cliquant sur Découvrir le module de configuration de colonnes.
Pour chaque colonne, vous pouvez :
Choisir son type : Texte, Nombre décimal ou Date.
Personnaliser son nom dans le champ Nom de la colonne. Si vous ne saisissez pas de nom, le nom par défaut de la colonne est utilisé (Libellé, Code, Hiérarchie, Référence).
ℹ️ À savoir
La colonne Libellé est générée automatiquement à partir de votre ancienne liste. Elle reste inchangée et ne peut pas être modifiée, afin de garantir la cohérence des données.
Vérifiez attentivement le type choisi pour chaque colonne avant de poursuivre.
⚠️ Attention
Les types de colonnes sont définitifs et ne pourront plus être modifiés après la migration. Pour modifier le type d'une colonne, il faudra relancer la migration.
Une fois la configuration terminée, cliquez sur Migrer la liste.
Une notification vous indique que la migration est en cours. Vous pouvez continuer à travailler normalement.
Une seconde notification vous informe lorsque la liste a bien été migrée. Si des formulaires étaient associés à la liste, des changements y ont été effectués.
Consulter le récapitulatif de migration
5. Accéder au récapitulatif
Dans la notification de fin de migration, cliquez sur Accéder au récapitulatif. Vous pouvez aussi passer par le menu Migrations, dans l'onglet Listes avancées.
La page Migrations affiche, pour la liste avancée sélectionnée :
la liste externe d'origine et la nouvelle liste avancée ;
le nombre de formulaires, de champs, d'automatisations et d'emails modifiés par la migration ;
le détail des changements effectués.
Cliquez sur Accéder à la liste avancée pour l'ouvrir dans l'éditeur.
Retrouver vos données dans la liste avancée
6. Comprendre la correspondance des colonnes
Après la migration, les données de votre liste externe sont réparties dans les colonnes suivantes :
Les labels se trouvent dans une colonne nommée Libellé.
Si la liste externe était codée, les codes se trouvent dans une colonne nommée Code.
Si la liste externe était hiérarchique, la ou les hiérarchies se trouvent dans des colonnes nommées Hiérarchie 1, Hiérarchie 2, etc. Elles apparaissent juste après la colonne Libellé et correspondent aux level_label utilisés lors d'un import Excel.
Si la liste externe était une liste référentielle, les références se trouvent dans des colonnes nommées Référence 1, Référence 2, etc.
ℹ️ À savoir
Si vos modèles d'export Word ou Excel utilisent des balises de cette liste, pensez à vérifier la balise du libellé : elle n'est pas la même pour une liste externe et pour une liste avancée. Pour en savoir plus, consultez l'article Les balises Liste et Choix.
Pour aller plus loin
Les balises Liste et Choix : personnalisez l'affichage de vos listes dans les exports Word et Excel.
Opérations sur les listes avancées : interagissez avec vos listes avancées via l'API Kizeo Forms.