Vous devez faire évoluer l’un de vos formulaires en supprimant ou en remplaçant des champs devenus obsolètes ? Voilà quelques astuces à savoir pour vous aider.
En premier lieu, il est nécessaire de comprendre que la suppression d’un champ entraine la disparition des informations saisies antérieurement dans celui-ci. Les informations saisies il y a trois heures, deux jours, trois ans seront toutes perdues. Pour conserver vos anciennes saisies tout en ayant celles des nouveaux champs, nous vous recommandons de suivre l’une des astuces ci-dessous.
Astuce 1 : Dupliquer votre formulaire
En dupliquant votre formulaire vous pourrez préserver l’ancienne version avec ses données et modifier la copie pour en faire votre nouvelle version.
Dans un premier temps copiez le formulaire.
Vous pouvez maintenant faire les modifications nécessaires dans ce nouveau formulaire sans impacter les données de l’ancien.
Une fois votre formulaire prêt, enlevez les droits des utilisateurs sur l’ancienne version, ajoutez les droits sur la nouvelle version et renommez-la si nécessaire.
ℹ️ Information pratique
Avec cette méthode les historiques de l’ancienne et de la nouvelle version seront séparés. En effet, il s’agit désormais de deux formulaires distincts. Dans le cas où vous souhaiteriez avoir un seul et même historique suivez l’astuce 2.
Astuce 2 : Affecter des Conditions de Visibilité aux champs
Dans votre formulaire, cochez la case [Champ toujours caché] sur les champs que vous souhaitez supprimer :
Dans le cas où vous souhaiteriez modifier/supprimer les balises des champs en question vous n’aurez plus accès dans l’export personnalisé à vos anciennes données.
Pour éviter la perte de ces anciennes données, nous vous proposons de créer un nouveau modèle d’export personnalisé à partir du premier.
Etape 1
Allez sur votre ancien export et téléchargez-le sur votre ordinateur.
Etape 2
Modifiez votre Word ou Excel en fonction des modifications effectuées dans votre formulaire.
Renommer l’ancien export dans le champ « Nom de l’export » et cochez l’option “Afficher les champs invisibles”. Si vous ne cochez pas cette case, votre rapport apparaîtra sans afficher les valeurs des balises.
Etape 3Puis cliquez sur [Ajouter un nouvel export] pour joindre votre nouvel export personnalisé :
Allez chercher dans votre ordinateur votre nouveau modèle modifié (qui correspondra au type de document sélectionné précédemment) puis déposez-le dans l’espace prévu à cet effet.
N’oubliez pas de nommer votre nouvel export dans le champ [Nom de l’export].
Etape 4
Au final vous pourrez retrouver vos différents exports de votre formulaire sur le Back Office.
Vous avez maintenant toutes les informations pour faire disparaitre des champs de vos formulaires en toute sécurité.