🎥 Démonstration en vidéo
Cette vidéo présente la saisie de données assistée par l’IA et met en lumière les différentes manières de tirer parti de cette fonctionnalité.
Pour en maîtriser tous les aspects, nous vous recommandons de parcourir l’intégralité de ce tutoriel.
Cette fonctionnalité est disponible sur l’Application mobile Kizeo Forms.
1. Activation de la fonctionnalité
Avec le Plan Business, l’IA est activée par défaut sur l’ensemble des formulaires du compte.
Depuis le menu Paramètres Kizeo Forms, dans l’onglet Fonctionnalités IA, un bouton permet d’activer ou de désactiver la fonctionnalité à l'ensemble des formulaires du compte.
Un bouton est également disponible sur la page de conception du formulaire afin d’activer ou de désactiver l’IA formulaire par formulaire.
2. Objectif de la fonctionnalité
La saisie par IA permet de renseigner automatiquement les champs d’un formulaire en dictant les informations ou en capturant une photo (compteur, document, notes manuscrites, etc.).
L’IA Kizeo Forms analyse le contenu audio ou visuel, puis complète les champs correspondants. Elle réduit ainsi considérablement les interactions avec l’écran et le temps de saisie.
Parlez : c’est saisi.
Photographiez : c’est saisi.
Cette fonctionnalité agit comme un véritable assistant de saisie, chargé d’interpréter, de structurer et de renseigner les données.
3. Public concerné
La fonctionnalité s’adresse à tous les utilisateurs amenés à saisir régulièrement des informations sur smartphone, notamment :
Agents de terrain
Techniciens
Personnel QSE / équipes de chantier
Commerciaux
Équipes RH
Plus largement, elle convient à toute personne travaillant en mobilité ou ayant les mains occupées.
4. Fonctionnement
Ouvrez le formulaire depuis la page Formulaires, puis appuyez sur IA, en bas de l'écran.
Dans l'assistant IA, sélectionnez le mode de saisie souhaité.
Vous avez le choix entre :
Voix : appuyez sur le micro et dictez librement. Vous pouvez faire défiler le formulaire, cocher des cases, signer, etc., pendant la dictée.
Photo : capturez une image (compteur, carte de visite, notes papier, document, matériel etc.).
En quelques secondes, l’IA propose un remplissage automatique des champs.
Il ne vous reste plus qu'à vérifier les informations, puis à appuyer sur Envoyer (ou Enregistrer).
5. Bénéfices techniques
Gain de temps : jusqu’à 3× plus rapide que la saisie manuelle.
Mode mains libres : l’utilisateur reste concentré sur son action terrain.
Moins d’erreurs : reformulation automatique et orthographe soignée.
Accessibilité renforcée : facilite la saisie pour des utilisateurs ayant des contraintes visuelles, motrices ou cognitives.
Données plus complètes : descriptions plus détaillées et plus lisibles.
Multilingue : dictée possible en anglais, espagnol, portugais ou arabe, avec traduction automatique en français.
6. Robustesse du système
La saisie vocale est conçue pour fonctionner :
En environnements bruyants,
Avec des accents variés,
Sans nécessiter une diction particulière.
L’IA gère automatiquement la reformulation et la structuration des informations afin de produire un texte exploitable.
7. Exemples de cas d’usage
Notes de frais : dictez la dépense et photographiez le justificatif pour renseigner automatiquement le montant, la date, la TVA , et joindre la photo.
Notes manuscrites : prenez en photo une page de notes pour remplir les champs du formulaire, puis complétez à la voix si nécessaire.
Quart d’heure sécurité : racontez l’alerte du jour, les risques observés, les actions préventives, les participants et le site.
Visite de chantier : décrivez l’état d’avancement, les aléas et ajoutez des photos.
Compte-rendu d’intervention : décrivez la panne, les actions réalisées, le matériel utilisé et photographiez le numéro de série.
État des lieux : décrivez les anomalies par pièce et capturez les compteurs ou plaques.
Relevé d’heures hebdomadaire : indiquez les jours, les chantiers et les heures, puis joignez la photo du planning.
Demande d'absences : dictez la période, la raison, le relais prévu et ajoutez un commentaire ni nécessaire.
Demande de congés : indiquez vos nom, prénom, service et les dates souhaitées.
8. Limitations actuelles
Conditions d’utilisation
Fonctionnalité disponible uniquement via l’application mobile.
Utilisation possible uniquement en mode online.
Actions non déclenchables par l’IA
Prise de photo
Enregistrement audio
Scan QR code / code-barres / tag NFC
Champ Liste lié à une liste Externe. En revanche, le champ Liste lié à une liste Avancée fonctionne
Limites d’usage
5 appels par minute et par utilisateur
5 photos maximum par envoi
90 secondes maximum de temps de traitement