🎥 Démonstration en vidéo
Cette vidéo présente l’intégration multi-applications et met en lumière plusieurs façons d’exploiter cette fonctionnalité.
Pour en maîtriser tous les aspects, nous vous recommandons de parcourir l’ensemble de ce tutoriel.
Avec le Plan Business, la fonctionnalité Khub est activée par défaut. Le menu Khub, accessible depuis l’interface Web, permet de créer des flux, de contrôler leur exécution et de configurer les connexions avec de nombreuses applications.
Ce menu est composé des sous-menus suivants :
Flux,
Exécutions,
Connexions,
MCP
1. Sous-menu Flux
Ce sous-menu affiche l’ensemble des flux que vous avez créés.
1.1 Les boutons
+ : permet de créer des dossiers pour classer vos flux.
Nom du flux : permet de rechercher un flux par son nom.
Statut : permet de filtrer les flux par statut (Activé ou Désactivé).
Applications : permet de filtrer les flux par application.
Importer un flux : permet de créer un flux à partir d’un fichier JSON.
Nouveau flux : permet de créer un flux de différentes manières :
De zéro : création manuelle du flux.
Créer avec IA Builder : vous rédigez un descriptif détaillé du flux souhaité, et l’assistant IA le génère automatiquement.
Utiliser un modèle : des modèles de flux sont mis à disposition. Il suffit de cliquer sur Utiliser un modèle, de paramétrer chaque brique, puis de publier.
Menu Trois points : permet les actions suivantes sur un flux :
Renommer
Déplacer (dans un dossier)
Dupliquer
Exporter dans un fichier JSON
Supprimer
En cochant un ou plusieurs flux, vous pouvez également les déplacer, les exporter ou les supprimer en une seule action.
Statut : permet d’activer ou de désactiver un flux.
1.2 Créer un flux
Cet exemple illustre la création d'un flux à partir de zéro.
Objectif :
À chaque enregistrement d’une donnée sur un formulaire Kizeo Forms, l’export PDF standard est automatiquement téléversé dans un dossier Google Drive.
Cliquez sur Nouveau flux , en haut à droite de la page, puis sélectionnez De zéro. Cliquez sur Sans titre pour attribuer un nom personnalisé à votre flux.
Etape 1
Cliquez sur la première brique (le déclencheur) pour accéder à la liste des applications. Chaque application propose ses propres événements déclencheurs.
La loupe permet de rechercher une application plus facilement.
Pour Kizeo Forms, les déclencheurs disponibles sont :
Déclencheurs |
Evènement sur les données |
Evènement sur données supprimées |
Evènement sur données terminées |
Evènement sur données envoyées |
Evènement sur données reçues |
Evènement sur données mises à jour |
Sélectionnez Evènement sur données terminées, puis complétez les champs du volet de droite :
Format de sortie : vous avez le choix entre simple ou avancé
Formulaire : sélectionnez le formulaire concerné.
Il est recommandé de vérifier le bon fonctionnement de cette étape en cliquant sur Tester le déclencheur ou sur Charger un échantillon de données, si des données terminées existent déjà pour ce formulaire.
Dans ce cas, le test s’effectue sur la donnée la plus récente.
Une fois le test terminé, le résultat s’affiche.
Dans le cadre Sortie, vous pouvez voir l’ID de la donnée utilisée pour le test.
Etape 2
Cliquez sur le bouton + pour ajouter une action. Chaque application propose ses propres actions.
Pour Kizeo Forms, les actions disponibles sont notamment :
Actions |
Obtenir tous les formulaires |
Obtenir la définition du formulaire |
Obtenir des statistiques sur les formulaires |
Obtenir la définition des données |
Obtenir des données filtrées |
Obtenir la définition de la liste |
Obtenir un élément de la liste |
Obtenir tous les éléments de la liste |
Créer un élément de liste |
Modifier un élément de liste |
Supprimer un élément de liste |
Obtenir tous les utilisateurs |
Obtenir tous les utilisateurs d'un groupe spécifique |
Obtenir tous les groupes |
Obtenir des informations sur le groupe |
Obtenir des chefs de groupe |
Push une donnée |
Push Planning |
Télécharger le PDF standard |
Télécharger l'export personnalisé dans son format d'origine |
Exporter plusieurs données au format CSV |
Exporter plusieurs données vers un fichier CSV personnalisé |
Exporter plusieurs données vers Excel |
Exporter plusieurs données vers un fichier Excel personnalisé |
Appel API personnalisé |
Sélectionnez Télécharger le PDF standard, puis complétez les champs du volet de droite :
Formulaire : sélectionnez le formulaire.
Identifiant de la donnée : cliquez sur la ligne pour ouvrir le Sélecteur de données, déroulez l’action 1 et cliquez sur Insérer → ID
Cliquez ensuite sur Étape de test pour vérifier le bon fonctionnement.
Une fois le test terminé, le résultat s’affiche.
Etape 3
Cliquez sur +, recherchez Google Drive dans la liste des applications, puis sélectionnez Téléverser un fichier. Complétez les champs du volet de droite :
Connexion : renseignez vos identifiants Google Drive.
Nom du fichier : définissez le nom de l’export. Vous pouvez y insérer le contenu d’un champ en déroulant l’action 2 et en cliquant sur Insérer.
Fichier : cliquez sur Insérer depuis l'action 2 (Télécharger le PDF standard)
Dossier parent : sélectionnez le dossier de destination.
Cliquez sur Étape de test pour valider le bon fonctionnement.
Pour finaliser, cliquez sur Publier, en haut à droite de la page.
La notification « Succès, le flux a été publié » s’affiche en bas de la page.
👉 Le flux est maintenant opérationnel.
💡 Astuce
Pour débuter, il est recommandé de créer un flux simple avec peu d'actions, plutôt qu'un flux complexe.
2. Sous-menu Exécutions
Ce sous-menu affiche le journal des événements.
En cliquant sur le statut d’une exécution, vous accédez à ses détails.
2.1 Les boutons
Le bouton Nom du flux permet de rechercher un flux par son nom.
Le bouton Statut permet de filtrer les flux par statut.
Les différents statuts sont les suivants :
Statuts | Causes |
Succès | Exécution réussie |
Echec | Connexion au compte d'une application obsolète, fichier déplacé ou supprimé, configuration manquante, code HTTP d'erreur (4xx ou 5xx) pour les flux etc. |
En cours | Le flux n'est pas terminé |
Quota dépassé | Plus de 5000 actions/licence/mois ont été exécutées Plus de 20 exécutions/minute |
Erreur interne | Erreur technique Kizeo (perte de connexion à un serveur) |
Pause | Une action met en pause le flux (attente d'un délai ou d'une approbation) |
Mémoire dépassée | Traitement de fichiers trop volumineux nécessitant plus de RAM que la limite autorisée |
Expiré |
Le flux prend trop de temps à s'exécuter (1 min max) |
En attente | Trop d'exécutions simultanées, le flux attend son tour (ré-essai après 60 sec) |
Annulé | Arrêt manuel du flux par l'utilisateur |
Autres boutons :
Choisir une plage de dates : définir une période.
Réessayer : relancer une ou plusieurs exécutions.
3. Sous-menu connexions
Ce sous-menu liste l’ensemble des connexions aux applications.
Statut : filtrer les connexions (Actif ou Erreur)
Nouvelle connexion : créer une connexion si elle n’a pas été définie lors de la création du flux
Icône crayon : renommer une connexion
Icône flèches : modifier les identifiants de connexion
Supprimer : sélectionner une connexion puis cliquer sur Supprimer
4. Sous-menu MCP
Ce sous-menu MCP permet d’exploiter les fonctionnalités avancées liées au Model Context Protocol (MCP) dans Khub.
📚 Une documentation dédiée est disponible.
Nous vous recommandons de la consulter pour découvrir les possibilités offertes et les bonnes pratiques d’utilisation 👉 ici.
5. Exemples de cas d'usage
Compte-rendu d’intervention : création automatique d’un ticket support et notification client par e-mail.
Relevé d’heures hebdomadaire : mise à jour du tableur ou de l’ERP et alerte du manager sur Teams/Slack en cas d’écart.
Visite de chantier : dépôt du rapport PDF dans SharePoint/Drive et création d’une tâche dans Trello/Jira.
État des lieux : mise à jour du dossier locataire dans le CRM et programmation d’une intervention si anomalie.
Quart d’heure sécurité : envoi du récapitulatif, création d’une action corrective dans l’outil QSE et suivi de l’échéance.
Demande de congés : enregistrement dans l’outil RH, notification du N+1 et blocage du créneau dans l’agenda.
6. Limitations actuelles
L’intégration multi-apps est accessible uniquement aux Administrateurs.
Chaque Administrateur ne voit que ses propres flux.
5 000 actions par licence et par mois.
20 exécutions par minute : au-delà, les flux sont placés en file d’attente et s’exécutent dans la minute suivante.
Si le dernier flux fait dépasser la limite d'actions, son exécution n’est pas interrompue. En revanche, les suivants ne seront pas déclenchés.
Le temps d’exécution d’un flux ne peut pas dépasser 1 minute.