Les différents profils dans Kizeo Forms

Dans Kizeo Forms, il existe 3 statuts différents : l’Administrateur, le Chef de Groupe et l’Utilisateur. Découvrez le champ d’action de chacun.

L'Administrateur

L’Administrateur gère le compte dans sa globalité. Il n’a aucune restriction. Il est capable de configurer, superviser et administrer les formulaires et les comptes dans Kizeo Forms.

L’Administrateur gère le compte dans sa globalité. Il n’a aucune restriction. Il est capable de configurer, superviser et administrer les formulaires et les comptes dans Kizeo Forms.

Le Chef de Groupe

• Le Chef de Groupe dispose d'autorisations spécifiques pour gérer et accéder aux données d'un ou plusieurs Groupe Utilisateurs définis, en fonction des droits qui lui sont attribués.
• Le Chef de Groupe est un Administrateur intermédiaire. Il peut créer, modifier des formulaires, des Utilisateurs, des Chefs de Groupes, des Groupe d'Utilisateurs et récupérer les données de son groupe.
• Il n’a cependant pas accès à la gestion du compte : onglet [Paramètres et Abonnement].

📖 En savoir plus sur les Groupes d'Utilisateurs.

📖 En savoir plus sur les droits d'accès aux formulaires.

Étape 1 : Créer ou convertir son Chef de Groupe

C’est l’Administrateur qui désigne au préalable les Chefs de Groupe.

Pour cela, allez dans [Mes utilisateurs] et cliquez sur [Créer un utilisateur].

C’est l’Administrateur qui désigne au préalable les Chefs de Groupe.

Pour cela, allez dans [Mes utilisateurs] et cliquez sur [Créer un utilisateur].

• Définissez le statut et choisissez si vous souhaitez donner à votre Chef de Groupe la possibilité de créer des Utilisateurs, des formulaires et/ou des groupes.

• Cliquez sur cliquer sur l'icone personne et + afin de donner la possibilité à votre Chef de Groupe de créer/modifier des Utilisateurs.

• Cliquez sur l'icone groupe de personnes afin de donner la possibilité à votre Chef de Groupe de créer/modifier des Groupes d’Utilisateurs.

• Cliquez sur l'icone formulaire afin de donner la possibilité à votre Chef de Groupe de créer/modifier des formulaires.

Exemple 1

Voici un tableau présentant les différentes interactions entre un Chef de Groupe (avec la possibilité de créer des Utilisateurs, des groupes et des formulaires avec droit d’éditions) et un Administrateur.

• Définissez ensuite le groupe principal de votre Chef de Groupe. Lorsqu’il créera un groupe, un Utilisateur ou un formulaire, ce dernier sera rattaché par défaut à ce groupe.
• Il pourra de plus accéder à l’intégralité des données présentes hiérarchiquement en dessous de son groupe principal.

Exemple 2

Notre Chef de Groupe Nord_leader3 a pour groupe principal Nord. Il a également la possibilité de créer/modifier des formulaires. Les groupes Nord Est et Nord Ouest ont pour groupe parent Nord. Ainsi :

• Tout les formulaires que Nord_leader3 créera auront comme groupe propriétaire Nord.
• Il pourra modifier les formulaires dont le groupe propriétaire est Nord ainsi que Nord Est et Nord Ouest.
• Il pourra accéder aux données saisies par les collaborateurs appartenant aux groupes Nord, Nord Est et Nord Ouest.
• Le groupe Compte entreprise étant au dessus, il ne pourra pas accéder (par défaut) à la modification des formulaires et aux données des collaborateurs appartenant à ce groupe. Cependant, si le Chef de Groupe copie un formulaire créé par l’Administrateur, il deviendra automatiquement propriétaire de la copie. Il pourra donc la modifier

• Cliquez sur [Paramètres avancés] et rendez-vous ensuite dans l’onglet [Gestion des Groupes] afin de définir son appartenance à un ou plusieurs groupes.

Par exemple, en appartenant au groupe Nord, notre Chef de Groupe pourra accéder à l’ensemble des formulaires du groupe Nord.

• Depuis l’onglet [Propriétaire], vous pourrez définir le groupe propriétaire du profil du Chef de Groupe. Autrement dit, les Chefs de Groupe qui pourront être amenés à modifier ce profil.

Par exemple, si le groupe Nord est propriétaire de notre Chef de Groupe, l’ensemble des chefs de groupes appartenant au groupe Nord pourront modifier ce profil. A contrario, si le groupe Compte Entreprise en est le propriétaire, seul les Administrateurs pourront modifier ce profil.

Étape 2 : Attribuer manuellement un Chef de Groupe à un groupe

• Allez dans [Groupe d’Utilisateurs] puis cliquez sur une roue crantée.
• Sélectionnez le statut [Chef de groupe].
• Ajoutez votre/vos Chef(s) de Groupe via le second menu déroulant.
• Cliquez ensuite sur [Ajouter les utilisateurs sélectionnés].

Vous pouvez limiter l’interaction de votre Chef de Groupe avec les données saisies en sélectionnant son niveau d’accès depuis le menu déroulant [Choisissez le rôle à donner] :

• Chef de Groupe : il pourra consulter, exporter, supprimer et modifier la donnée (si l’option est activée).
• Chef de Groupe (lecture seule) : il pourra uniquement consulter et exporter la donnée.

L'Utilisateur

• L'Utilisateur dispose des droits de saisir des données via l'Application Mobile Kizeo Forms ou depuis l'Interface Web Kizeo Forms. Toutefois, il n'a pas la possibilité d'accéder à l'espace de création et de gestion du compte.
• Chaque profil Utilisateur nécessite une licence active. Si un Administrateur ou un Chef de Groupe souhaite également saisir des données, il doit se procurer une licence Utilisateur.
• L’Utilisateur a également accès à l’intégralité des données qu’il a saisies afin de les copier et/ou de les exporter.
• Il n’a cependant pas accès à l’espace de création et la gestion du compte.

📖 Pour en savoir plus sur l'Application Mobile Kizeo Forms, consultez ce tutoriel.

📖 Pour en savoir plus sur l'Interface Web Kizeo Forms, consultez ce tutoriel.

📖 Pour en savoir plus sur la Page Abonnement, consultez ce tutoriel.