Konkretes Beispiel

Ein neuer Techniker kommt in Ihr Team. Sie müssen ihm einen Zugang erstellen, ihm ein Profil zuweisen und ihn seiner Benutzergruppe zuordnen. Wenn er das Unternehmen verlässt, müssen Sie ihm diesen Zugang auch wieder entziehen. Alles erfolgt über die Registerkarte Meine Nutzer.

Um darauf zuzugreifen, klicken Sie auf das Menü Meine Administrations-Schnittstelle, dann auf die Registerkarte Meine Nutzer.

1. Überprüfen Sie Ihre verfügbaren Lizenzen

Um einen Benutzer zu erstellen, der Daten eingibt, müssen Sie über eine freie Lizenz verfügen. Die Anzahl der verwendeten Lizenzen wird auf der Startseite der Weboberfläche in der zweiten Zeile angezeigt.

Zum Beispiel bedeutet 12/15, dass 12 Lizenzen von 15 verwendet werden: Sie können noch 3 Benutzer aktivieren.

Wenn alle Ihre Lizenzen verwendet werden, müssen Sie ein neues Abonnement abschließen.

ℹ️ Zu wissen

Während der Testphase können Sie bis zu 10 Benutzer für Ihre Tests erstellen.

2. Erstellen Sie einen Benutzer

2.1 Geben Sie seine Informationen ein

Klicken Sie auf die Schaltfläche + Benutzer erstellen oben auf der Seite und füllen Sie dann die Felder Benutzername, Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse aus.

Wenn Sie die E-Mail-Adresse eingeben, erhält der Benutzer automatisch einen Link, um sein Passwort selbst festzulegen: In diesem Fall müssen Sie das Feld Kizeo-Passwort nicht ausfüllen. Füllen Sie dieses Feld nur aus, wenn Sie das Passwort selbst festlegen möchten.

2.2 Rechteverwaltung

Im Bereich Rechteverwaltung Kizeo Forms aktivieren Sie ein oder mehrere Kontrollkästchen: Benutzer, Gruppenleiter, Administrator. Die Rolle jedes Profils wird in Die verschiedenen Profile vorgestellt.

Klicken Sie anschließend auf Bestätigen, um zur Liste zurückzukehren, oder auf Einstellungen, um das Formular zu vervollständigen.

2.3 Ergänzen Sie die erweiterten Einstellungen

Die Schaltfläche Erweiterte Einstellungen bietet Zugriff auf die folgenden Registerkarten:

Persönliche Informationen: Bearbeiten Sie die eingegebenen Informationen, legen Sie die Sprache fest und fügen Sie Notizen hinzu.
Personalisierte Nutzerfelder: Füllen Sie die Personalisierten Nutzerfelder aus. Diese Registerkarte wird nur angezeigt, wenn mindestens ein personalisiertes Feld vorhanden ist.
Passwort ändern: Ändern Sie das Passwort oder senden Sie dem Benutzer eine E-Mail, damit er es selbst festlegen kann.
Verwaltung von Gruppen : Weisen Sie den Benutzer einer oder mehreren Benutzergruppen zu. Diese Registerkarte wird nur angezeigt, wenn mindestens eine Benutzergruppe vorhanden ist.
Eigentümer : Legen Sie fest, wer dieses Profil bearbeiten darf. Standardmäßig ist der Eigentümer die Benutzergruppe Unternehmenskonto : nur Administratoren können den Benutzer bearbeiten. Wenn Sie eine andere Benutzergruppe auswählen, können auch die Gruppenleiter dieser Benutzergruppe ihn bearbeiten.

2.4 Konfigurieren Sie einen Gruppenleiter

Wenn Sie das Kontrollkästchen Gruppenleiter aktiviert haben, legen Sie zunächst seine Hauptgruppe fest. Alles, was der Gruppenleiter erstellt (Formular, Benutzer, Benutzergruppe), wird standardmäßig dieser Benutzergruppe zugeordnet.

Solange die Hauptgruppe nicht festgelegt ist, wird eine Warnmeldung angezeigt und die 3 Schaltflächen für Rechte bleiben ausgegraut.

Sobald die Hauptgruppe festgelegt wurde, klicken Sie auf die entsprechenden Symbole, um dem Gruppenleiter zu erlauben, Folgendes zu erstellen und zu bearbeiten:

Benutzer (Symbol: Person mit einem +),
Benutzergruppen (Symbol: Personengruppe),
Formulare (Formular-Symbol).

Legen Sie anschließend seine Rolle in jeder Benutzergruppe fest. Klicken Sie im Reiter Benutzergruppen auf das Zahnrad der Benutzergruppe, wählen Sie den Status Gruppenleiter, fügen Sie den Gruppenleiter über das zweite Dropdown-Menü hinzu und klicken Sie dann auf hinzuzufügende Mitglieder. Wählen Sie im Dropdown-Menü Zu vergebende Rolle auswählen :

Gruppenleiter : Er kann Daten einsehen, exportieren, löschen und bearbeiten (wenn die Option im Formular aktiviert ist),
Gruppenleiter (nur Lesezugriff) : Er kann Daten ausschließlich einsehen und exportieren.

ℹ️ Zu beachten

Es ist nicht möglich, einen Gruppenleiter auf seinen Hauptgruppe auf Nur-Lesen zu beschränken.

Sobald der Benutzer erstellt wurde, denken Sie daran, ihm Zugriffsrechte auf Formulare zuzuweisen.

3. Finden Sie Ihre Benutzer

3.1 Passen Sie die Anzeige an

Ihre Anzeigeeinstellungen werden sofort übernommen und für Ihre nächsten Besuche gespeichert.

Anzahl der Benutzer pro Seite : Klicken Sie auf das Dropdown-Menü 10 Einträge anzeigen und wählen Sie 10, 25, 50 oder 100.
Angezeigte Kolonnen : Klicken Sie auf Die Kolonne ändern, und aktivieren oder deaktivieren Sie dann die anzuzeigenden Spalten (zum Beispiel Ihre personalsierten Nutzerfelder).

Am Anfang jeder Zeile stehen drei Schaltflächen zur Verfügung :

der Stift öffnet die Benutzerseite,
die Zahl gibt an, zu wie vielen Benutzergruppen der Benutzer gehört,
das Dreieck zeigt den Eigentümer und den Verlauf des Benutzers an und ermöglicht es, ihn zu deaktivieren.

3.2 Nach Status filtern

Klicken Sie auf die Schaltflächen Administrator, Gruppenleiter, Benutzer und/oder Nicht bestimmt, um die Benutzer anzuzeigen, die mindestens einen dieser Status haben.

3.3 Einen Benutzer suchen

Geben Sie im Feld Suchen beliebige Informationen aus der Kartei ein: einen Namen, eine Telefonnummer oder den Wert eines personalisierten Nutzerfelds.

3.4 Nach Benutzergruppe filtern

Klicken Sie auf Gruppenleiter oder Benutzer, dann auf Erweiterte Optionen, und wählen Sie eine oder mehrere Benutzergruppen aus.

4. Personalisierte Nutzerfelder mehrerer Benutzer ändern

Sie können den Wert eines personalisierten Nutzerfelds für mehrere Benutzer gleichzeitig ändern. Diese Funktion steht nur den Administratoren des Kontos zur Verfügung.

Klicken Sie auf die Zeile jedes betroffenen Benutzers: Sie wird grau hinterlegt.
Klicken Sie auf Erweiterte Optionen und dann auf Benutzerfeld ändern.
Wählen Sie das personalisierte Nutzerfeld aus und geben Sie im sich öffnenden Fenster den neuen Wert ein.
Bestätigen Sie. Die Meldung “Das Benutzerfeld wurde geändert” wird angezeigt.

ℹ️ Hinweis

Personalisierte Nutzerfelder ermöglichen es insbesondere, Listen zu filtern und die Sichtbarkeit von Elementen in Ihren Formularen zu verwalten.
Um ein personalisiertes Nutzerfeld zu erstellen oder zu bearbeiten, gehen Sie zum Menü Meine Kontoeinstellung, Registerkarte Personalisierte Nutzerfelder.

5. Benutzer deaktivierenr

Klicken Sie auf das Dreieck am Anfang der Zeile und deaktivieren Sie anschließend den Benutzer.
Beantworten Sie die Frage «Möchten Sie den Benutzer deaktivieren?» mit Ja. Die Meldung «Benutzer deaktiviert» wird angezeigt.

Nach der Deaktivierung sind die Daten des Benutzers nur noch für Administratoren sichtbar: Gruppenleiter, die bisher Zugriff darauf hatten, sehen sie nicht mehr.

⚠️ Wichtig

Ein deaktivierter Benutzer wird sofort von der mobilen Anwendung abgemeldet und kann sich nicht mehr anmelden. Dies ist die Maßnahme, die ergriffen werden muss, damit ein Benutzer die mobile Anwendung nicht mehr nutzt, zum Beispiel wenn er das Unternehmen verlässt. Das Ändern seines Passworts reicht nicht aus: Seine Sitzung bleibt in der mobilen Anwendung aktiv.

6. Benutzer löschen

Klicken Sie auf den Stift am Anfang der Zeile, um das Benutzerprofil zu öffnen, und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Löschen.
Beantworten Sie die Meldung «Die von diesem Benutzer erfassten Daten sind danach nur noch für Administratoren sichtbar. Sind Sie sicher, dass Sie ihn löschen möchten?» mit Ja.