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Khub – Multi-App-Integration

Verbinden Sie Kizeo Forms mit über 200 Anwendungen und erstellen Sie automatisierte Workflows mit Ihren Tools (CRM, ERP, E-Mail, Speicherlösungen usw.) – ganz ohne Code.

Vor über 2 Wochen aktualisiert

Verfügbarkeit & Zugriff

Mit dem Business-Tarif ist die Khub-Funktion standardmäßig aktiviert.
Das Menü Khub, zugänglich über die Web-Oberfläche, ermöglicht es:

  • Workflows zu erstellen,

  • deren Ausführung zu überwachen,

  • und Verbindungen mit zahlreichen Anwendungen zu konfigurieren.

Das Menü besteht aus folgenden Untermenüs:

  • Flows

  • Ausführungen

  • Verbindungen

  • MCP

1. Untermenü „Flows“

Hier sehen Sie alle Flows, die Sie erstellt haben.

1.1 Die Schaltflächen

  • +: Erstellen Sie Ordner zur Organisation Ihrer Flows.

  • Flow-Name: Sucht nach Workflows anhand ihres Namens.

  • Status: Filtert Flows nach Status (Aktiviert oder Deaktiviert).

  • Anwendungen: Filtert nach verwendeter Anwendung.

  • Einen Flow importieren: Erstellt einen Flow aus einer JSON-Datei.

  • Neuer Flow: Erstellung auf drei Arten möglich:

    • Von Grund auf neu: manuelle Erstellung

    • Mit KI-Builder erstellen: Sie beschreiben den gewünschten Flow, die KI erstellt ihn automatisch

    • Ein Template verwenden: Auswahl eines Templates, Konfiguration der Blöcke, Veröffentlichung

  • Drei-Punkte-Menü: Aktionen pro Flow:

    • Umbenennen

    • Verschieben (in einen Ordner)

    • Duplizieren

    • Als JSON-Datei exportieren

    • Löschen

Mehrere Flows können gemeinsam verschoben, exportiert oder gelöscht werden.
​Status: Aktivieren/Deaktivieren eines Flows.

1.2 Einen Flow erstellen – Beispiel

Ziel:
Nach jeder Datenerfassung in einem Kizeo-Formular soll das PDF automatisch in einen Google-Drive-Ordner hochgeladen werden.

Schritt 1

Klicken Sie oben rechts auf „Neuer Flow“, dann auf „Von Grund auf neu“.
Klicken Sie auf „Ohne Titel“, um einen Namen festzulegen.

Wählen Sie die erste Trigger-Kachel aus – eine Liste der unterstützten Anwendungen erscheint.
Über die Lupe können Sie gezielt suchen.

Für Kizeo Forms verfügbare Trigger:

  • Datenereignis

  • Gelöschtes Datenereignis

  • Ereignis bei abgeschlossenen Daten

  • Ereignis bei gesendete Daten

  • Ereignis bei empfangenen Daten

  • Ereignis bei aktualisierten Daten

Wählen Sie „Ereignis bei abgeschlossenen Daten“ aus, und konfigurieren Sie rechts:

  • Ausgabeformat: einfach oder erweitert

  • Formular: gewünschtes Formular auswählen

Empfohlen: Trigger testen oder Beispieldaten laden (wenn vorhanden) → Test zeigt die zuletzt abgeschlossene Eingabe mit Daten-ID.

Schritt 2

Klicken Sie auf +, um eine Aktion hinzuzufügen.
Jede Anwendung stellt eigene Aktionen bereit.

Verfügbare Kizeo-Formularaktionen (Auswahl):

  • Alle Formulare abrufen

  • Formulardefinition abrufen

  • Formularstatistiken abrufen

  • Datendefinition abrufen

  • Gefilterte Daten abrufen

  • Listendefinition abrufen

  • Listenelement erstellen

  • Ein Listenelement bearbeiten

  • Ein Listenelement löschen

  • Alle Benutzer abrufen

  • Alle Gruppen abrufen

  • Gruppeninformationen abrufen

  • Gruppenleiter abrufen

  • Daten pushen

  • Push-Planung

  • Das Standard-PDF herunterladen

  • Benutzerdefinierten Export im Originalformat herunterladen

  • Mehrere Daten in benutzerdefinierte CSV-Datei exportieren

  • Mehrere Daten nach Excel exportieren

  • Mehrere Daten in benutzerdefiniertes Excel exportieren

  • Benutzerdefinierter API-Call

Wählen Sie „Das Standard-PDF herunterladen“, und konfigurieren Sie:

  • Formular: auswählen

  • Daten-ID: über die Datenauswahl aus Schritt 1 einfügen (→ ID)

Schritt testen – das Ergebnis erscheint nach wenigen Sekunden.

Schritt 3

Klicken Sie erneut auf +, suchen Sie Google Drive, wählen Sie „Eine Datei hochladen“.

Konfigurieren Sie rechts:

  • Verbindung: Ihre Google-Drive-Zugangsdaten

  • Dateiname: frei definierbar, Felder aus vorheriger Aktion einfügbar

  • Datei: aus Aktion 2 auswählen (Standard-PDF)

  • Übergeordneter Ordner: Google-Drive-Verzeichnis festlegen

Testen Sie auch diesen Schritt.

Zum Abschluss: oben rechts auf „Veröffentlichen“ klicken
→ Meldung „Erfolg, der Flow wurde veröffentlicht“ erscheint unten.

👉 Der Flow ist jetzt aktiv.

💡 Tipp:
Starten Sie mit einem einfachen Flow mit wenigen Aktionen, bevor Sie komplexe Abläufe erstellen.

2. Untermenü „Ausführungen“

Dieses Menü zeigt das Ereignisprotokoll.
Beim Klick auf den Status einer Ausführung sehen Sie alle Details.

2.1 Die Schaltflächen

  • Name des Flows: nach Name suchen

  • Status: nach Ausführungsstatus filtern

Mögliche Status & Ursachen:

Status

Bedeutung / Ursache

Erfolg

Ausführung erfolgreich

Fehlgeschlagen

Abgelaufene App-Verbindung, fehlende Konfiguration, HTTP-Fehler 4xx/5xx

In Bearbeitung

Flow läuft noch

Limit überschritten

>5.000 Aktionen/Lizenz/Monat oder >20 Ausführungen/Minute

Interner Fehler

Technischer Fehler (z. B. Serververbindung)

Pausiert

Flow wartet (z. B. auf Bestätigung oder Verzögerung)

Speicherlimit überschritten

Datei zu groß für RAM

Zeitüberschreitung

Laufzeit überschreitet 1 Minute

Wartend

Zu viele parallele Ausführungen – erneuter Versuch in 60 Sek.

Abgebrochen

Manueller Abbruch durch Nutzer

Weitere Funktionen:

  • Zeitraum auswählen

  • Erneut versuchen: einzelne oder mehrere Ausführungen neu starten

3. Untermenü „Verbindungen“

Zeigt alle bestehenden App-Verbindungen an.

  • Status: nach Aktiv oder Fehler filtern

  • Neue Verbindung: Verbindung erstellen (falls nicht bei Flow-Erstellung erfolgt)

  • Stift-Symbol: Verbindung umbenennen

  • Pfeil-Symbol: Zugangsdaten ändern

  • Löschen: Verbindung auswählen und entfernen

4. Untermenü „MCP“

Ermöglicht die Nutzung von erweiterten Funktionen des Model Context Protocol (MCP) in Khub.

📚 Eine eigene Dokumentation ist verfügbar.
Wir empfehlen, diese zu lesen, um alle Möglichkeiten und Best Practices zu entdecken.

5. Anwendungsbeispiele

  • Einsatzbericht: automatisches Erstellen eines Support-Tickets und Benachrichtigung des Kunden per E-Mail

  • Wöchentlicher Stundennachweis: Aktualisierung in Tabellen/ERP + Benachrichtigung an Manager via Teams oder Slack bei Abweichung

  • Baustellenbesuch: Ablage des PDF-Berichts in SharePoint/Drive + Erstellen einer Aufgabe in Trello/Jira

  • Übergabeprotokoll: Aktualisierung der Mieterselbstauskunft im CRM und Planung eines Einsatzes bei festgestellten Abweichungen

  • Sicherheitsviertelstunde: Versand der Zusammenfassung + Erstellung einer Korrekturmaßnahme im QSE-Tool + Fristenverfolgung

  • Urlaubsantrag: Eintrag ins HR-Tool + Benachrichtigung an Vorgesetzten + Kalendereintrag blockieren

6. Aktuelle Einschränkungen

  • Nur Administratoren haben Zugriff auf die Multi-App-Integration

  • Jeder Admin sieht nur seine eigenen Flows

  • 5.000 Aktionen pro Lizenz und Monat

  • Max. 20 Ausführungen/Minute
    → Bei Überschreitung: Warteschlange, Ausführung in der nächsten Minute

  • Wird durch einen Flow die Aktionsgrenze überschritten, wird er noch ausgeführt, weitere aber nicht mehr gestartet

  • Maximale Ausführungsdauer: 1 Minute

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