Eine personalisierte Excel-Vorlage ist eine .xlsx-Datei, die Sie frei gestalten: Seitenlayout, Schriftarten, Farben, Tabellen.
Darin platzieren Sie Tags an der Stelle, an der die jeweilige Information erscheinen soll. Ein Tag ist der Code eines Feldes, zum Beispiel ##kunde##: Beim Export wird er durch den in diesem Feld eingegebenen Wert ersetzt.
Sie können mehrere Vorlagen für dasselbe Formular erstellen.
⚠️ Wichtig
Das Formular muss gespeichert sein, damit Sie eine personalisierte Excel-Vorlage erstellen können.
1. Die Vorlage vorbereiten
Klicken Sie im Menü Formulare, Registerkarte Meine Formulare, auf die Schaltfläche Ändern Ihres Formulars. Klicken Sie in der Gestaltung oben rechts auf die Schaltfläche Konfiguration von Exporten.
Klicken Sie unter Excel personalisiert auf die Schaltfläche Einen neuen Export hinzufügen und anschließend auf Die Vorlage herunterladen.
Sie erhalten eine Basisvorlage, die die Tags aller Felder des Formulars enthält.
Öffnen Sie diese Datei in Microsoft Excel und platzieren Sie jeden Tag in der Zelle, in der die Information erscheinen soll. Sie können mehrere in dieselbe Zelle setzen, sie einfärben, Bilder hinzufügen und das Seitenlayout anpassen.
ℹ️ Gut zu wissen
Wird ein Foto-Tag in eine Zelle gesetzt, wird das Foto beim Export in der oberen linken Ecke dieser Zelle positioniert.
Bevor Sie Ihre Vorlage anpassen, wird empfohlen, die Anleitung Best Practices für einen personalisierten Excel-Export zu lesen: Sie zeigt die Regeln, die einzuhalten sind, um Fehler beim Export zu vermeiden.
1.1 Die Daten formatieren
Um eine Information einzufärben, fett oder kursiv zu setzen oder zu unterstreichen, wenden Sie diese Formatierung direkt auf den Tag in der Zelle an: Sie wird beim Export übernommen.
💡 Tipp
Ausgeblendete Blätter der Vorlage erscheinen nicht im personalisierten PDF: Um einen Export auf einer einzigen Seite zu erhalten, genügt es daher, die nicht benötigten Blätter auszublenden.
1.2 Die Zeilenhöhe einer Tabelle verwalten
In einer Tabelle werden nur die Zeilenhöhen der ersten Seite beachtet. Ab der zweiten Seite übernehmen alle Zeilen die Höhe der letzten Zeile der ersten Seite.
Es gibt zwei Lösungen:
eine personalisierte Word-Vorlage verwenden, die die Zeilenhöhe auf allen Seiten verwaltet: Das ist die empfohlene Lösung;
die Nummer jeder Zeile in eckigen Klammern in die Tags der Tabelle einfügen, eine geeignete Methode, wenn die Anzahl der Zeilen im Voraus bekannt ist (siehe den Abschnitt „Anzeige einer bestimmten Zeile“ der Anleitung Die Tabellen-Tags).
2. Die Vorlage importieren und konfigurieren
Kehren Sie zum Fenster Excel personalisiert zurück (Schaltfläche Einen neuen Export hinzufügen). Legen Sie Ihre Datei im gepunkteten Bereich ab oder klicken Sie darauf, um sie auszuwählen.
2.1 Die Optionen der Registerkarte Parametereinstellung der Felder
Nach dem Import der Datei bietet die Registerkarte Parametereinstellung der Felder diese Optionen:
Option | Auswirkung |
Name des Exports | Name der Vorlage. |
Die Namen Ihrer Exportdateien ändern | Name der heruntergeladenen Dateien, der Tags enthalten kann (siehe die Anleitung Den Namen Ihrer Exporte anpassen). |
Excel-Export als Standard | Diese Vorlage wird im Chronologischen Verlauf der Daten und in der Registerkarte Anhänge des E-Mail-Szenarios als Erste angeboten. |
Die ausgeblendeten Felder anzeigen | Unsichtbare Felder, die durch eine Sichtbarkeitsbedingung ausgeblendet oder als „Immer ausgeblendetes Feld“ konfiguriert sind, zeigen ihren Wert im Export an. |
Die Bilder anklickbar machen | Ein Klick auf ein Foto in der Excel- oder PDF-Datei ermöglicht den Download. |
Die Vorlage herunterladen | Ruft eine Basisvorlage ab, die die Tags aller Felder enthält. |
Die aktuelle Vorlage herunterladen | Ruft die bereits im Formular vorhandene Excel-Datei ab. |
2.2 Die Analyse der Tags
Sobald die Datei importiert ist, analysiert Kizeo Forms automatisch die Tags der Datei. Das Ergebnis erscheint rechts in der Registerkarte Parametereinstellung der Felder, in drei Kategorien mit der Anzahl der betroffenen Tags. Jede Kategorie kann aufgeklappt werden, um die betroffenen Tags anzuzeigen.
Jede Kategorie entspricht einem bestimmten Zustand der Tags:
Ergebnis | Bedeutung |
⚠️ Eventuell erkannte Probleme | Einige Tags sind fehlerhaft aufgebaut: Sie können den Datenexport scheitern lassen. |
ℹ️ Unnötige Tags | Einige Tags entsprechen keinem Feld des Formulars mehr. |
✅ Gültige Tags | Alles ist in Ordnung. |
Prüfen Sie dieses Ergebnis, bevor Sie die Vorlage speichern.
⚠️ Wichtig
Wenn Tags als fehlerhaft oder unnötig gemeldet werden, müssen sie korrigiert werden, damit der Export reibungslos abläuft.
2.3 Die Optionen der Registerkarte Zugriffsrechte
In der Registerkarte Zugriffsrechte ist das Kontrollkästchen Den Benutzern anzeigen standardmäßig angekreuzt: Die Benutzer können ihre Daten dann mit dieser Vorlage exportieren. Ist es nicht angekreuzt, wird ihnen die Vorlage nicht angeboten.
Mit den Kontrollkästchen PDF und Excel wählen Sie das oder die angebotenen Formate: personalisiertes PDF, personalisiertes Excel oder beides.
Klicken Sie nach dem Ausfüllen beider Registerkarten auf Speichern.