Eine personalisierte Word-Vorlage ist ein frei gestaltetes Dokument: Kopfzeile, Logo, Schriftarten, Farben, Tabellen. Darin platzieren Sie Tags an der Stelle, an der die jeweilige Information erscheinen soll. Ein Tag ist der Code eines Feldes, zum Beispiel ##kunde##: Beim Export wird er durch den in diesem Feld eingegebenen Wert ersetzt.
Sie können mehrere Vorlagen für dasselbe Formular erstellen.
⚠️ Wichtig
Das Formular muss gespeichert sein, damit Sie eine personalisierte Word-Vorlage erstellen können.
1. Die Vorlage vorbereiten
Klicken Sie im Menü Formulare, Registerkarte Meine Formulare, auf die Schaltfläche Ändern Ihres Formulars. Klicken Sie in der Gestaltung oben rechts auf die Schaltfläche Konfiguration von Exporten.
Klicken Sie unter Word personalisiert auf die Schaltfläche Einen neuen Export hinzufügen und anschließend auf Die Vorlage herunterladen.
Sie erhalten eine Basisvorlage, die die Tags aller Felder des Formulars enthält.
Öffnen Sie diese Datei in Word und platzieren Sie jeden Tag dort, wo die Information erscheinen soll. Sie können mehrere in dieselbe Zeile setzen, sie einfärben und Bilder, eine Kopfzeile und eine Fußzeile hinzufügen.
Weitere Informationen finden Sie in den Anleitungen Die Tags.
2. Die Vorlage importieren und konfigurieren
Kehren Sie zum Fenster Word personalisiert zurück (Schaltfläche Einen neuen Export hinzufügen). Legen Sie Ihre Datei im gepunkteten Bereich ab oder klicken Sie darauf, um sie auszuwählen.
2.1 Die Optionen der Registerkarte Parametereinstellung der Felder
Nach dem Import der Datei bietet die Registerkarte Parametereinstellung der Felder diese Optionen:
Option | Auswirkung |
Name des Exports | Name der Vorlage. |
Die Namen Ihrer Exportdateien ändern | Name der heruntergeladenen Dateien, der Tags enthalten kann (siehe die Anleitung Den Namen Ihrer Exporte anpassen). |
Word-Export als Standard | Diese Vorlage wird im Chronologischen Verlauf der Daten und in der Registerkarte Anhänge des E-Mail-Szenarios als Erste angeboten. |
Die personalisierte PDF-Datei standardmäßig herunterladen | Das aus der Vorlage erzeugte PDF wird in denselben Listen vor dem Word-Dokument angeboten. |
Die ausgeblendeten Felder anzeigen | Unsichtbare Felder, die durch eine Sichtbarkeitsbedingung ausgeblendet oder als „Immer ausgeblendetes Feld“ konfiguriert sind, zeigen ihren Wert im Export an. |
Die Bilder anklickbar machen | Ein Klick auf ein Foto in der Word- oder PDF-Datei ermöglicht den Download. |
Die Vorlage herunterladen | Ruft eine Basisvorlage ab, die die Tags aller Felder enthält. |
Die aktuelle Vorlage herunterladen | Ruft die bereits im Formular vorhandene Word-Datei ab. |
2.2 Die Analyse der Tags
Sobald die Datei importiert ist, analysiert Kizeo Forms automatisch die Tags der Datei. Das Ergebnis erscheint rechts in der Registerkarte Parametereinstellung der Felder, in drei Kategorien mit der Anzahl der betroffenen Tags. Jede Kategorie kann aufgeklappt werden, um die betroffenen Tags anzuzeigen.
Jede Kategorie entspricht einem bestimmten Zustand der Tags:
Ergebnis | Bedeutung |
⚠️ Eventuell erkannte Probleme | Einige Tags sind fehlerhaft aufgebaut: Sie können den Datenexport scheitern lassen. |
ℹ️ Unnötige Tags | Einige Tags entsprechen keinem Feld des Formulars mehr. |
✅ Gültige Tags | Alles ist in Ordnung. |
Prüfen Sie dieses Ergebnis, bevor Sie die Vorlage speichern.
⚠️ Wichtig
Wenn Tags als fehlerhaft oder unnötig gemeldet werden, müssen sie korrigiert werden, damit der Export reibungslos abläuft.
2.3 Die Optionen der Registerkarte Zugriffsrechte
In der Registerkarte Zugriffsrechte ist das Kontrollkästchen Den Benutzern anzeigen standardmäßig angekreuzt: Die Benutzer können ihre Daten dann mit dieser Vorlage exportieren. Ist es nicht angekreuzt, wird ihnen die Vorlage nicht angeboten.
Mit den Kontrollkästchen PDF und Word wählen Sie das oder die angebotenen Formate: personalisiertes PDF, personalisiertes Word oder beides.
Klicken Sie nach dem Ausfüllen beider Registerkarten auf Speichern.
3. Den Absatz eines leeren oder unsichtbaren Feldes löschen
Wenn ein Feld leer bleibt oder aufgrund einer Sichtbarkeitsbedingung unsichtbar wird, können Sie seinen Absatz automatisch aus dem Word-Dokument löschen.
Öffnen Sie in der Gestaltung des Formulars das betreffende Feld und aktivieren Sie in der Registerkarte Erweitert die Option Löschung des Absatzes in der personalisierten Word-Datei, wenn die Daten leer oder unsichtbar sind.
Das Ergebnis hängt von der Position des Tags ab:
In derselben Zeile wie sein Titel wird die gesamte Zeile gelöscht;
in einem separaten Absatz wird nur sein Inhalt gelöscht, der Titel bleibt sichtbar.
💡 Tipp
Es wird empfohlen, die Absatzmarken (¶) in Word zu aktivieren. Die Eingabetaste beginnt einen neuen Absatz, während Umschalt + Eingabetaste im selben Absatz bleibt.