Caso concreto
Um novo técnico junta-se à sua equipa. Precisa de lhe criar um acesso, atribuir-lhe um perfil e associá-lo ao seu grupo. Quando ele sair da empresa, terá também de lhe retirar esse acesso. Tudo isto é feito a partir do separador Meus usuários.
Para aceder, clique no menu Meu interface de administração e, em seguida, no separador Meus usuários.
1. Verifique as suas licenças disponíveis
Para criar um utilizador que introduz dados, deve dispor de uma licença livre. O número de licenças utilizadas é apresentado na página Acolhimento da interface web, na segunda linha.
Por exemplo, 12/15 significa que 12 licenças estão a ser utilizadas em 15: pode ainda ativar 3 utilizadores.
Se todas as suas licenças estiverem a ser utilizadas, deve subscrever uma nova subscrição.
ℹ️ A saber
Durante o período de avaliação, pode criar até 10 utilizadores para os seus testes.
2. Crie um utilizador
2.1 Preencha as suas informações
Clique no botão + Criar un usuário no topo da página e, em seguida, preencha os campos Identificador, Nome, Sobrenome e Endereço e-mail.
Se introduzir o endereço de email, o utilizador recebe automaticamente uma ligação para definir a sua própria palavra-passe: não precisa então de preencher o campo Palavra-passe Kizeo. Preencha este campo apenas se pretender escolher a palavra-passe você mesmo.
2.2 Gestão de permissões
Na secção Gestão de direitos Kizeo Forms, marque uma ou mais caixas: Usuário, Líder de Grupo, Administrador. O papel de cada perfil é apresentado em Os diferentes perfis.
Clique em seguida em Validar para voltar à lista, ou em Configurações avançadas para completar a ficha.
2.3 Complete as configurações avançadas
O botão Configurações avançadas dá acesso aos seguintes separadores:
Informações pessoais: modifique as informações introduzidas, defina o idioma e adicione notas.
Campos personalizados: preencha os campos de utilizador personalizados. Este separador só aparece se existir pelo menos um campo personalizado.
Alterar a senha: modifique a palavra-passe ou envie um e-mail ao utilizador para que ele a defina por si mesmo.
Gestão de grupos: associe o utilizador a um ou vários grupos. Este separador só aparece se existir pelo menos um grupo.
Proprietário: defina quem pode modificar este perfil. Por defeito, o proprietário é o grupo Conta Empresa: apenas os Administradores podem modificar o utilizador. Se escolher outro grupo, os Líderes de Grupo desse grupo também poderão modificá-lo.
2.4 Configure um Líder de Grupo
Se marcou a caixa Líder de Grupo, defina primeiro o seu Grupo principal. Tudo o que o Líder de Grupo cria (formulário, utilizador, grupo) fica associado por defeito a este grupo.
Enquanto o grupo principal não estiver definido, é apresentada uma mensagem de aviso e os 3 botões de permissões ficam a cinzento.
Assim que o grupo principal estiver definido, clique nos ícones correspondentes para autorizar o Líder de Grupo a criar e modificar:
usuários (ícone de pessoa com um +),
grupos de usuários (ícone de grupo de pessoas),
formulários (ícone de formulário).
Defina em seguida o seu papel em cada grupo. A partir do separador Grupos de usuários, clique na roda dentada do grupo, selecione o estatuto Líder de Grupo, adicione o Líder de Grupo através do segundo menu suspenso e clique em Adicionar os usuários selecionados. No menu suspenso Escolha o papel a atribuir, selecione:
Líder de Grupo: pode consultar, exportar, eliminar e modificar os dados (se a opção estiver ativada no formulário),
Líder de Grupo (apenas leitura): pode apenas consultar e exportar os dados.
ℹ️ A saber
É impossível limitar um Líder de Grupo à leitura apenas no seu grupo principal.
Assim que o utilizador for criado, lembre-se de lhe atribuir direitos de acesso aos formulários.
3. Encontre os seus usuários
3.1 Personalize a visualização
As suas definições de visualização são aplicadas imediatamente e guardadas para as suas próximas visitas.
Número de usuários por página : clique no menu pendente Mostrar 10 registros e escolha 10, 25, 50 ou 100.
Colunas apresentadas : clique em Alterar colunas, depois marque ou desmarque as colunas a apresentar (por exemplo, os seus campos personalizados).
No início de cada linha, estão disponíveis três botões :
o lápis abre a ficha do utilizador,
o número indica a quantos grupos o utilizador pertence,
o triângulo apresenta o proprietário e o histórico do utilizador, e permite desativá-lo.
3.2 Filtre por estado
Clique nos botões Administrador, Líder de Grupo, Utilizador e/ou Não definido para apresentar os usuários que têm pelo menos um destes estados.
3.3 Pesquise um usuário
No campo Pesquisar, introduza qualquer informação da ficha : um nome, um número de telefone ou o valor de um campo personalizado.
3.4 Filtre por grupo
Clique em Líder de Grupo ou Utilizador, depois em Opções avançadas, e selecione um ou mais grupos de usuários.
4. Modifique os campos personalizados de vários usuários
Pode modificar de uma só vez o valor de um campo de utilizador personalizado para vários usuários. Esta funcionalidade está reservada aos Administradores da conta.
Clique na linha de cada utilizador em causa: esta fica cinzenta.
Clique em Opções avançadas e, em seguida, em Alterar os campos utilizador.
Selecione o campo personalizado e introduza o seu novo valor na janela que se abre.
Valide. A mensagem "O campo de utilizador foi alterado com sucesso" é apresentada.
ℹ️ A saber
Os campos de utilizador personalizados permitem, nomeadamente, filtrar listas e gerir a visibilidade de elementos nos seus formulários.
Para criar ou modificar um campo personalizado, aceda ao menu Definições da minha conta, separador Campos de utilizador personalizados.
5. Desative um utilizador
Clique no triângulo no início da linha e, em seguida, desative o utilizador.
À questão Desativar o utilizador?, responda Sim. A mensagem Utilizador desativado é apresentada.
Uma vez desativado o utilizador, os seus dados apenas são visíveis pelos Administradores: os Chefes de Grupo que tinham acesso aos mesmos deixam de os ver.
⚠️ Importante
Um utilizador desativado é imediatamente desligado da aplicação móvel e não pode voltar a ligar-se. Esta é a ação a efetuar para que um utilizador deixe de utilizar a aplicação móvel, por exemplo quando sai da empresa. Alterar a sua palavra-passe não é suficiente: a sua sessão permanece ativa na aplicação móvel.
6. Elimine um utilizador
Clique no lápis no início da linha para abrir a ficha do utilizador e, em seguida, clique no botão Excluir.
À mensagem "Os dados introduzidos por este utilizador apenas serão visíveis pelos administradores, tem a certeza de que pretende eliminá-lo?", responda Sim.
⚠️ Importante
A eliminação de um utilizador remove também todos os seus dados. Para os conservar, desative o utilizador em vez de o eliminar.
7. Exporte a lista dos seus utilizadores
Clique no botão Exportar dados e escolha a extração:
Lista de utilizadores (CSV ou XLSX): todas as informações da ficha dos utilizadores ativos, com o seu identificador e a sua data de criação.
Lista de utilizadores eliminados (CSV ou XLSX): as mesmas informações para os utilizadores eliminados.