Um modelo Excel personalizado é um ficheiro .xlsx que concebe livremente: esquema de página, tipos de letra, cores, tabelas.
Nele, coloca sinalizadores no local onde pretende ver aparecer cada informação. Um sinalizador é o código de um campo, por exemplo ##cliente##: na exportação, é substituído pelo valor introduzido nesse campo.
Pode criar vários modelos para o mesmo formulário.
⚠️ Importante
O formulário deve estar guardado para poder criar um modelo Excel personalizado.
1. Preparar o modelo
No menu Formulários, separador Os meus formulários, clique no botão Modificar do seu formulário. A partir da sua conceção, clique no botão Configuração das exportações, no canto superior direito.
Clique no botão Adicionar uma nova exportação em Excel personalizado e, em seguida, em Descarregar o exemplo.
Obtém um modelo de base que contém os sinalizadores de todos os campos do formulário.
Abra este ficheiro no Microsoft Excel e coloque cada sinalizador na célula onde a informação deve aparecer. Pode colocar vários na mesma célula, colori-los, adicionar imagens e ajustar o esquema de página.
ℹ️ Informação prática
Quando um sinalizador Foto é colocado numa célula, a foto é posicionada, na exportação, no canto superior esquerdo dessa célula.
Antes de personalizar o seu modelo, recomenda-se a leitura do tutorial Boas práticas para o Excel personalizado: apresenta as regras a respeitar para evitar qualquer erro na exportação.
1.1 Formatar os dados
Para colorir uma informação, colocá-la a negrito, em itálico ou sublinhá-la, aplique esta formatação diretamente ao sinalizador na célula: ela é mantida na exportação.
💡 Dica
As folhas ocultas no modelo não aparecem no PDF personalizado: para obter uma exportação numa única página, basta portanto ocultar as que não são necessárias.
1.2 Gerir a altura das linhas de uma tabela
Numa tabela, apenas as alturas das linhas da primeira página são respeitadas. A partir da segunda página, todas as linhas assumem a altura da última linha da primeira página.
Existem duas soluções:
utilizar um modelo Word personalizado, que gere a altura das linhas em todas as páginas: é a solução recomendada;
adicionar o número de cada linha entre parênteses retos nos sinalizadores da tabela, um método adequado quando o número de linhas é conhecido antecipadamente (consulte o parágrafo «Apresentação de uma linha específica» do tutorial Os sinalizadores Tabela).
2. Importar e configurar o modelo
Volte à janela Excel personalizado (botão Adicionar uma nova exportação). Largue o seu ficheiro na zona tracejada ou clique nela para o selecionar.
2.1 As opções do separador Parametrização dos campos
Uma vez importado o ficheiro, o separador Parametrização dos campos propõe estas opções:
Opção | Efeito |
Nome da exportação | Nome do modelo. |
Modificar os nomes dos seus ficheiros de exportação | Nome dos ficheiros descarregados, que pode conter sinalizadores (consulte o tutorial Personalizar o nome das suas exportações). |
Exportação Excel por defeito | Este modelo é proposto em primeiro lugar no Histórico dos dados e no separador Anexos do cenário de e-mail. |
Mostrar os campos invisíveis | Os campos invisíveis, ocultados por uma condição de visibilidade ou configurados como «Campo sempre oculto», apresentam o seu valor na exportação. |
Reproduzir as imagens clicáveis | Um clique numa foto do ficheiro Excel ou PDF permite descarregá-la. |
Descarregar o exemplo | Obtém um modelo de base que contém os sinalizadores de todos os campos. |
Descarregar o modelo atual | Obtém o ficheiro Excel já presente no formulário. |
2.2 A análise dos sinalizadores
Assim que o ficheiro é importado, o Kizeo Forms analisa automaticamente os sinalizadores do ficheiro. O resultado é apresentado à direita do separador Parametrização dos campos, em três categorias acompanhadas do número de sinalizadores em causa. Cada categoria pode ser expandida para mostrar os sinalizadores em causa.
Cada categoria corresponde a um estado preciso dos sinalizadores:
Resultado | Significado |
⚠️ Potenciais problemas detetados | Alguns sinalizadores estão mal construídos: podem fazer falhar a exportação dos dados. |
ℹ️ Sinalizadores inúteis | Alguns sinalizadores já não correspondem a nenhum campo do formulário. |
✅ Sinalizadores válidos | Tudo está conforme. |
Consulte este resultado antes de guardar o modelo.
⚠️ Importante
Se existirem sinalizadores assinalados como incorretos ou inúteis, é necessário corrigi-los para que a exportação decorra sem incidentes.
2.3 As opções do separador Direitos de acesso
No separador Direitos de acesso, a caixa Mostrar aos utilizadores está assinalada por defeito: os utilizadores podem então exportar os seus dados com este modelo. Se estiver desassinalada, o modelo não lhes é proposto.
As caixas PDF e Excel permitem escolher o ou os formatos propostos: PDF personalizado, Excel personalizado, ou ambos.
Depois de preenchidos os dois separadores, clique em Registar.