🎥 Demostración en vídeo
Este vídeo presenta la integración Khub, la integración multi-apps y muestra varios casos de uso reales.
Para dominar todas sus funcionalidades, te recomendamos consultar este tutorial completo.
Activación con el Plan Business
Con el Plan Business, la funcionalidad Khub está activada por defecto.
El menú Khub, accesible desde la plataforma web, permite crear flujos, controlar su ejecución y configurar conexiones con numerosas aplicaciones.
Este menú se compone de los siguientes submenús:
Flujos
Ejecuciones
Conexiones
MCP
1. Submenú Flujos
Este submenú muestra todos los flujos que has creado.
1.1 Botones disponibles
+: permite crear carpetas para organizar los flujos.
Nombre del flujo: buscar un flujo por su nombre.
Estado: filtrar los flujos por estado (Activado o Desactivado).
Aplicaciones: filtrar los flujos por aplicación.
Importar un flujo: crear un flujo a partir de un archivo JSON.
Nuevo flujo: permite crear un flujo de distintas formas :
Desde cero: creación manual del flujo.
Crear con IA Builder: redactas una descripción detallada del flujo deseado y el Asistente IA lo genera automáticamente.
Usar una plantilla: se ponen a disposición plantillas de flujos. Solo hay que hacer clic en Utiliza una plantilla, configurar cada bloque y publicar.
Menú de tres puntos: permite realizar las siguientes acciones sobre un flujo:
Renombrar
Mover (a una carpeta)
Duplicar
Exportar a un archivo JSON
Eliminar
Marcando uno o varios flujos, también puedes moverlos, exportarlos o eliminarlos en una sola acción.
Estado: activar o desactivar un flujo.
1.2 Crear un flujo
Este ejemplo ilustra la creación de un flujo desde cero.
Objetivo:
Cada vez que se registre un dato en un formulario de Kizeo Forms, el export PDF estándar se sube automáticamente a una carpeta de Google Drive.
Haz clic en Nuevo flujo, en la parte superior derecha de la página, y selecciona Desde cero.
Haz clic en Sin título para asignar un nombre personalizado al flujo.
Paso 1
Haz clic en el primer bloque (el disparador) para acceder a la lista de aplicaciones.
Cada aplicación propone sus propios eventos disparadores.
La lupa permite buscar una aplicación más fácilmente.
Para Kizeo Forms, los disparadores disponibles son:
Disparadores
Evento sobre datos
Evento sobre datos eliminados
Evento sobre datos completados
Evento sobre datos enviados
Evento sobre datos recibidos
Evento sobre datos actualizados
Selecciona Evento sobre datos finalizados y completa los campos del panel derecho:
Formato de salida: simple o avanzado
Formulario: selecciona el formulario correspondiente
Se recomienda comprobar el correcto funcionamiento de este paso haciendo clic en Probar el disparador o en Cargar una muestra de datos, si ya existen datos finalizados para este formulario.
En ese caso, la prueba se realiza sobre el dato más reciente.
Una vez finalizada la prueba, se muestra el resultado.
En el bloque Salida, puedes ver el ID del dato utilizado para la prueba.
Paso 2
Haz clic en el botón + para añadir una acción.
Cada aplicación ofrece sus propias acciones.
Para Kizeo Forms, las principales acciones disponibles son:
Acciones |
Obtener todos los formularios |
Obtener la definición del formulario |
Obtener estadísticas de formularios |
Obtener la definición de los datos |
Obtener datos filtrados |
Obtener la definición de una lista |
Obtener un elemento de la lista |
Obtener todos los elementos de la lista |
Crear un elemento de lista |
Modificar un elemento de lista |
Eliminar un elemento de lista |
Obtener todos los usuarios |
Obtener los usuarios de un grupo específico |
Obtener todos los grupos |
Obtener información de un grupo |
Obtener responsables de grupo |
Enviar un dato (Push de datos) |
Push de planificación |
Descargar el PDF estándar |
Descargar la exportación personalizada en su formato original |
Exportar varios datos a CSV |
Exportar varios datos a un CSV personalizado |
Exportar varios datos a Excel |
Exportar varios datos a un Excel personalizado |
Llamada API personalizada |
Selecciona Descargar el PDF estándar y completa los campos del panel derecho:
Formulario: selecciona el formulario
Identificador del dato: haz clic en la línea para abrir el Selector de datos, despliega la acción 1 y haz clic en Insertar → ID
Haz clic en Paso de prueba para validar el funcionamiento.
Una vez finalizada la prueba, se muestra el resultado.
Paso 3
Haz clic en +, busca Google Drive en la lista de aplicaciones y selecciona Subir un archivo.
Completa los campos del panel derecho:
Conexión: introduce tus credenciales de Google Drive
Nombre del archivo: define el nombre del export . Puedes insertar el contenido de un campo desplegando la acción 2 y haciendo clic en Insertar.
Archivo: haz clic en Insertar desde la acción 2 (Descargar el PDF estándar)
Carpeta principal: selecciona la carpeta de destino
Haz clic en Paso de prueba para validar el correcto funcionamiento.
Para finalizar, haz clic en Publicar, en la parte superior derecha de la página.
Aparece la notificación: «Éxito, el flujo ha sido publicado» en la parte inferior de la página.
👉 El flujo ya está operativo.
💡 Consejo
Para empezar, se recomienda crear un flujo sencillo con pocas acciones en lugar de un flujo complejo.
2. Submenú Ejecuciones
Este submenú muestra el registro de eventos.
Al hacer clic en el estado de una ejecución, se accede a su detalle.
2.1 Botones
Nombre del flujo: buscar un flujo por su nombre
Estado: filtrar los flujos por estado
Estados disponibles:
Estado | Causa |
Éxito | Ejecución correcta |
Error | Conexión obsoleta, archivo movido o eliminado, configuración incompleta, error HTTP (4xx o 5xx) |
En curso | El flujo no ha finalizado |
Cuota superada | Más de 5.000 acciones/licencia/mes o más de 20 ejecuciones/minuto |
Error interno | Error técnico de Kizeo (pérdida de conexión con un servidor) |
Pausa | Una acción pausa el flujo (espera de un plazo o aprobación) |
Memoria superada | Archivos demasiado grandes que requieren más RAM |
Expirado | El flujo supera el tiempo máximo de ejecución (1 min) |
En espera | Demasiadas ejecuciones simultáneas |
Cancelado | Detención manual del flujo por el usuario |
Otros botones:
Seleccionar un rango de fechas
Reintentar: relanzar una o varias ejecuciones
3. Submenú Conexiones
Este submenú lista todas las conexiones con las aplicaciones.
Estado: filtrar conexiones (Activa o Error)
Nueva conexión: crear una conexión si no se definió al crear el flujo
Icono lápiz: renombrar una conexión
Icono flechas: modificar las credenciales
Eliminar: seleccionar una conexión y hacer clic en Eliminar
4. Submenú MCP
Este submenú MCP permite aprovechar funcionalidades avanzadas relacionadas con el Model Context Protocol (MCP) en Khub, base del Asistente IA (Servidor MCP).
📚 Existe una documentación específica.
Te recomendamos consultarla para descubrir todas las posibilidades y buenas prácticas 👉 aquí.(MCP URL)
5. Ejemplos de casos de uso
Parte de intervención: creación automática de un ticket de soporte y notificación al cliente por correo electrónico.
Registro semanal de horas: actualización del Excel o ERP y alerta al responsable en Teams/Slack en caso de desviación.
Visita de obra: almacenamiento del informe PDF en SharePoint/Drive y creación de una tarea en Trello/Jira.
Inventario inicial: actualización del expediente del inquilino en el CRM y programación de una intervención si hay incidencias.
Charla de seguridad: envío del resumen, creación de una acción correctiva en la herramienta QSE y seguimiento del plazo.
Solicitud de vacaciones: registro en la herramienta de RR. HH., notificación al responsable y bloqueo del evento en la agenda.
6. Limitaciones actuales
La integración multi-apps está disponible solo para Administradores.
Cada Administrador solo puede ver sus propios flujos.
5.000 acciones por licencia y por mes.
20 ejecuciones por minuto: a partir de este límite, los flujos se ponen en cola y se ejecutan en el minuto siguiente.
Si el último flujo supera el límite de acciones, no se interrumpe, pero los siguientes no se ejecutan.
El tiempo máximo de ejecución de un flujo es de 1 minuto.
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