Administrador

Função de utilizador do Kizeo Forms com permissões de gestão avançadas para configurar, supervisionar e administrar Formulários e gerir Utilizadores na Plataforma Web Kizeo Forms.

API Kizeo Forms

Interface de programação (API) fornecida pelo Kizeo Forms como Serviço Web. A nossa API permite que outros softwares e ferramentas digitais interajam com o Kizeo Forms, facilitando a comunicação e o envio de dados.
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Aplicação Kizeo Forms

Aplicação móvel disponível no Google Play ou na App Store para smartphones ou tablets. Permite que os Utilizadores no terreno preencham Formulários criados por um Administrador ou por um Chefe de Grupo na Plataforma Web Kizeo Forms.

Biblioteca Grupo

Biblioteca na qual é possível partilhar formulários da conta com outras contas do Kizeo Forms, através de um link de convite.

Biblioteca Kizeo Forms

Biblioteca de modelos de Formulários prontos a utilizar no Kizeo Forms. Estão disponíveis mais de 20 modelos diferentes que respondem às necessidades de diversos setores, como Construção, Inspeção, Ambiente, Saúde, Logística e outros. Estes modelos foram criados para uma implementação rápida e para poupar tempo aos Administradores na criação de Formulários. Podem ser modificados ou servir de inspiração para os Administradores criarem Formulários personalizados.

Campos

Elementos que permitem criar Formulários personalizados no Kizeo Forms. Os nossos 26 Campos permitem configurar e personalizar o tipo de dado ou informação a registar nos Formulários criados.

Campos de Usuário Personalizados

Funcionalidade que permite adicionar até 20 valores específicos a cada Utilizador, oferecendo mais flexibilidade para registar e gerir informação. Cada Campo preenchido permite etiquetar um perfil com dados personalizados.

Cenário de E-mail

Funcionalidade que permite enviar e-mails automatizados após a conclusão do preenchimento de um formulário ou de Campos específicos. Um Cenário de E-mail é configurado por Administradores e Chefes de Grupo para implementar fluxos de trabalho automatizados, tornando a comunicação mais eficaz com destinatários específicos (equipas, clientes, prestadores de serviços, etc.). O conteúdo e as condições de envio dos e-mails automatizados podem ser personalizados através de Etiquetas.

Código da Empresa

Elemento de identificação gerado automaticamente ao criar a conta. Além do Nome de Utilizador e da palavra-passe, o Código da Empresa desempenha um papel fundamental na autenticação e na validação de segurança para aceder aos serviços do Kizeo Forms. É o equivalente a um número de cliente.
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Exemplos: “EMPRESA34B” ou “ENT367”.

Condições de Visibilidade

Funcionalidade que permite personalizar a apresentação dos Campos em função de respostas anteriores ou de determinadas condições predefinidas, incluindo operadores lógicos como “E”, “OU” e “SE/ENTÃO”. Permite criar formulários dinâmicos e adaptáveis, nos quais apenas são apresentados os Campos relevantes, proporcionando uma experiência mais fluida aos Utilizadores.

Conector BI

Funcionalidade que permite expor uma cópia dos dados armazenados no Kizeo Forms numa base de dados segura do tipo MongoDB, para que possam ser consultados pelos principais softwares de Business Intelligence (BI), como o Power BI, Tableau, Qlik, ClicData, Excel, etc. Este conector facilita a integração dos dados registados nos Formulários Kizeo Forms com ferramentas de BI, permitindo uma análise e visualização avançadas dos dados.

Conta da Empresa

Espaço empresarial ao qual acedem, através de nome de utilizador e palavra-passe, os Utilizadores, Chefes de Grupo e Administradores do Kizeo Forms. Nesta Plataforma Web é possível criar, gerir e armazenar Formulários de acordo com as respetivas Funções e permissões dos Utilizadores. Esta conta centraliza os dados recolhidos e oferece funcionalidades de personalização e administração para otimizar a gestão dos Formulários e das informações.

Dados

Resultado de um formulário preenchido e enviado. Quando um formulário é registado e enviado, é gerado um dado correspondente.

Deep Linking

O Deep Linking no Kizeo Forms permite encaminhar os Utilizadores para um conteúdo ou Formulário específico da Aplicação Kizeo Forms. Ao utilizar um link no formato kizeoforms://, os Utilizadores podem aceder diretamente a funções específicas da Aplicação Kizeo Forms.

Dispositivos Móveis

Dispositivos (smartphone ou tablet) que permitem o registo de dados no terreno através da Aplicação Kizeo Forms.

Etiquetas

Identificador atribuído a cada Campo de um formulário. É representado por um código do tipo ##cliente##. Estes códigos, designados “etiquetas”, podem ser utilizados para personalizar Relatórios Personalizados, e-mails automatizados e Exportações de dados, associando valores específicos aos Campos correspondentes.

Etiquetas Block

Elementos que permitem mostrar ou ocultar secções inteiras ou parciais dos Relatórios Personalizados ou dos e-mails em função do conteúdo das etiquetas. Esta funcionalidade só pode ser utilizada em documentos Word e em Cenários de E-mail, permitindo uma personalização avançada ao adaptar os dados de acordo com critérios específicos.

Exportações

Opção de exportar e guardar os dados criados na Aplicação Kizeo Forms noutros formatos (Word, PDF, Excel, etc.), o que permite conservar, partilhar e analisar os dados recolhidos de forma mais flexível e gerar relatórios.

Expressões Regulares

Cadeia de caracteres que descreve, segundo uma sintaxe precisa, um conjunto de cadeias de caracteres possíveis. Também é conhecida como Regex.

Formulário

Documento digital do Kizeo Forms que permite registar e gerir dados no terreno de forma eficaz. Os Formulários inteligentes do Kizeo Forms são compostos por Campos interativos que, combinados, tornam possível o registo de informação em formato digital. Permitem criar Formulários personalizados que integram textos, fotografias, áudios, geolocalizações e muito mais.

Funções

Perfil que define o nível de acesso e as permissões de cada utilizador na conta do Kizeo Forms. É possível atribuir três Funções diferentes: Administrador, Chefe de Grupo e Utilizador. Cada Função confere permissões específicas ao seu titular, permitindo uma gestão diferenciada das responsabilidades e dos acessos à informação na Plataforma Web e na Aplicação Kizeo Forms.

Gestão de Permissões

Conjunto de funcionalidades que permite controlar e definir as Funções, os níveis de acesso e as permissões dos Utilizadores aos Formulários e aos dados.

Grupos de Utilizadores

Funcionalidade que permite agrupar e organizar os Utilizadores da conta de acordo com o organigrama da empresa ou organização. Permite conceder permissões e direitos aos colaboradores no Kizeo Forms de acordo com a especialidade, localização, unidade e outros critérios, definindo quem pode aceder a que formulários e que tipo de dados pode enviar. O Chefe de Grupo é o utilizador que pode gerir os Utilizadores, Formulários e dados do grupo pelo qual é responsável.

Identificador

Elemento de identificação pessoal, tal como a palavra-passe e o Código da Empresa, atribuído por um Administrador ou por um Chefe de Grupo ao criar um perfil de Utilizador no Kizeo Forms. O Nome de Utilizador permite aceder à Aplicação Kizeo Forms e à Plataforma Web Kizeo Forms e serve para identificar o Utilizador.

Importação

Funcionalidade que permite importar dados para pré-preencher Formulários ou Listas Externas, a partir de um modelo de Excel previamente definido.

Integrações

Ligações com outros serviços ou softwares que permitem ao Kizeo Forms colaborar e trocar dados de forma fluida e automatizada, enriquecendo assim as funcionalidades da ferramenta. Estão disponíveis diversas Integrações nativas, como o Dropbox, Zapier, Docusign, etc.

Interface de Administração Kizeo

Plataforma que permite gerir e configurar permissões de Utilizadores, criar e administrar Grupos de Utilizadores, estabelecer ligação às integrações nativas do Kizeo Forms e aceder às configurações da conta. É uma plataforma exclusiva para Chefes de Grupo e Administradores das Contas de Empresa Kizeo Forms.

Kommunity

Plataforma online da Kizeo dedicada à partilha de boas práticas, experiências e sugestões entre utilizadores sobre os softwares da Kizeo. É um espaço que procura incentivar a aprendizagem e a resolução de problemas graças ao contributo da Comunidade de Utilizadores.

Licença Kizeo Forms

Autorização de utilização individual do Kizeo Forms concedida a um Utilizador físico e associada a um smartphone ou tablet específico.

Líder de Grupo

Função de utilizador que concede permissões para gerir e aceder aos dados de um ou mais Grupos de Utilizadores que lhe estão atribuídos, de acordo com os direitos predefinidos.

Lista Externa

Lista de informação, semelhante a uma base de dados, que pode ser utilizada num ou em vários Formulários para simplificar a introdução de dados no terreno. Elimina a introdução manual repetitiva e garante a atualização dos dados registados. As Listas Externas podem ser ajustadas e atualizadas a partir de ficheiros Excel ou automaticamente através da API.

Lista Externa Codificada

Lista que permite associar uma seleção efetuada numa lista a um valor específico (como uma numeração) que não fica visível para os Utilizadores que estão a registar dados. Este tipo de lista também pode ser associado a códigos de barras ou códigos QR, apresentando a designação atribuída ao ler o código. Ao exportar os dados, esta Lista Codificada permite apresentar um nome diferente do que é mostrado durante a introdução de dados.

Lista Externa com Atributos

Lista que associa um dado principal a outros dados adicionais. Este tipo de lista permite associar até 49 referências ou colunas. Durante o registo da informação, ao escolher um elemento (por exemplo, o nome de um técnico), os dados associados (como o endereço de e-mail e o número de telefone) são adicionados automaticamente ao Formulário.

Lista Externa Filtrada

Lista que permite estabelecer filtros a partir de informação específica dos membros da equipa.
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Exemplo: uma equipa sediada em Lisboa poderia visualizar apenas os clientes da região de Lisboa. Esta função permite personalizar a visibilidade dos elementos de uma Lista Externa de acordo com a informação contida nos perfis dos Utilizadores. Esta lista está associada à configuração dos Campos de Utilizador Personalizados.

Listas de Sugestões

Funcionalidade do Campo de Introdução que facilita o registo de dados no terreno pelos Utilizadores da Aplicação Kizeo Forms. As Listas de Sugestões permitem, por exemplo, associar uma lista ao Campo de Introdução para simplificar a seleção de locais a inspecionar, endereços de e-mail, entre outros.

Listas Externas Simples

Lista de uma única coluna que contém uma compilação de dados. Exemplo: uma lista de cidades.

Listas Hierárquicas

Lista que escalona o acesso à informação para otimizar a introdução de dados na Aplicação Kizeo Forms.
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Exemplo: uma lista de regiões poderia oferecer a seleção de um distrito, dando acesso às cidades associadas. Esta lista pode ter até 9 níveis de hierarquia, cada um com opções específicas.

Máscaras de Introdução

Configuração que determina o formato esperado num Campo de Introdução. Permite normalizar e controlar os dados registados num Campo através de uma Expressão Regular, como o número de identificação fiscal (NIF) ou as matrículas de veículos. As máscaras garantem que os dados registados correspondem ao formato especificado.

Médias

Agrupa os tipos de dados visuais, como fotografias, imagens, desenhos e esquemas.

Painel Inicial

Vista que permite aos Administradores monitorizar em tempo real o estado da conta e visualizar as atividades relacionadas com os Formulários. Apresenta a informação principal relevante, facilitando o acompanhamento e o controlo das atividades.

Plataforma Web Kizeo Forms

Plataforma online que permite aos Administradores criar, personalizar e gerir Formulários na nuvem. É também a plataforma onde os dados são recolhidos e tratados de forma eficiente através de um navegador web.

Push

Funcionalidade que permite enviar, a partir da Plataforma Web Kizeo Forms, um Formulário pré-preenchido para os dispositivos móveis dos Utilizadores no terreno. O Push de Formulários pré-preenchidos é efetuado através de uma importação CSV ou XLSX, reduzindo o tempo que os Utilizadores no terreno dedicam ao preenchimento dos dados em falta.
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Notas:
- Apenas os Administradores podem efetuar a transferência por Push.
- Esta funcionalidade também está disponível através da API.

Push Automático

Funcionalidade avançada que automatiza o envio dos dados registados num Formulário do Kizeo Forms para Utilizadores predefinidos. Transfere informação específica de um Formulário de “origem” para um ou vários Formulários de “destino”, criando dados filhos (Formulários de destino) associados aos dados pais (Formulário de origem).

Relatório Personalizado

Documentos personalizados gerados automaticamente a partir dos dados registados nos formulários digitais do Kizeo Forms. Estes relatórios podem ser criados em vários formatos (PDF, Excel ou Word) para responder às necessidades específicas de cada Cliente.

Servidor FTP

Ligação que permite enviar automaticamente ficheiros CSV, XML e outros formatos para servidores FTP próprios. A ligação ao servidor FTP tem de ser configurada previamente para permitir a atualização diária dos dados recolhidos nos formulários Kizeo Forms. Permite organizar e efetuar cópias de segurança dos dados de forma estruturada em servidores próprios.

Subcampo

Campo adicional incorporado num Campo principal de um Formulário. Os Subcampos permitem introduzir dados detalhados e específicos relacionados com um Campo principal, tornando o registo de informação mais preciso e estruturado.

Token

Elemento de autenticação seguro utilizado para estabelecer e manter uma ligação entre aplicações de terceiros e a Plataforma Web Kizeo Forms. O Token permite autorizar o acesso e a manipulação dos dados dos formulários de forma controlada e segura através de uma chave de API. Para cada perfil é criado um Token específico.

Transferência

Funcionalidade que permite a um Utilizador enviar dados para outro Utilizador do Kizeo Forms. Durante a Transferência, os dados não são considerados “finalizados”, o que possibilita que várias pessoas intervenham no mesmo Formulário de forma sucessiva. Permite iniciar o registo de dados na conta de um Utilizador e transferi-lo para outro, para que este conclua o preenchimento do formulário. Os dados transferidos desta forma são guardados no servidor.

Transferência Automática

Funcionalidade avançada que permite definir previamente os destinatários da Transferência de dados e estabelecer condições avançadas para automatizar ou não o acionamento das transferências.

Usuários

Pessoas que utilizam o Kizeo Forms para registar dados, através da aplicação móvel ou da versão desktop. Os Utilizadores não têm acesso à plataforma web para criar e gerir a conta (formulários, permissões, etc.). Cada perfil de Utilizador requer uma licença ativa.

Webhooks

Integração em tempo real com outros sistemas e serviços através de APIs. Os Webhooks permitem enviar uma notificação instantânea a outros softwares e sistemas assim que ocorre um evento específico, por exemplo, quando um dado é preenchido e enviado através de um Formulário Kizeo Forms.