Suite à l'enregistrement d'une Donnée, vous désirez qu’un e-mail soit envoyé instantanément au Responsable de la personne à l’origine de cet enregistrement. La solution : le Champ Utilisateur Personnalisé. À l’aide de ce champ, vous aurez la possibilité d’ajouter une ou plusieurs adresses e-mails puis d’automatiser l’envoi d'e-mails.
⚠️ Important
Ce tutoriel aborde des notions avancées de Kizeo Forms comme :
Les Champs Utilisateurs Personnalisés
Les Scénarios d'E-mail automatisé
Si vous ne connaissez pas ces notions, nous vous recommandons d’en prendre connaissance avant de commencer à paramétrer l’envoi automatique d'e-mails sur l'application Kizeo Forms.
Étape 1 : la mise en place d’un Champ Utilisateur Personnalisé
Vous devez d’abord créer un Champ Utilisateur Personnalisé. De cette façon, vous pourrez aisément identifier le manager de votre collaborateur. Dans l’exemple ci-dessous, nous créons un nouveau Champ Utilisateur Personnalisé que nous appelons : E-mail responsable.
Pour cela rendez-vous dans
[Mon interface d’administration], sélectionnez[Paramètre de mon compte](1) puis[Champs utilisateurs personnalisés](2) et entrez le nom du Champ Utilisateur Personnalisé (3).
Rendez-vous ensuite dans les profils de vos collaborateurs via le menu
[Mon interface d’administration]puis[Mes utilisateurs](4) sélectionnez le collaborateur désiré en cliquant sur le crayon du mode modification (5).
Dans la fenêtre de modification des utilisateurs, cliquez sur
[Champs personnalisés](6), entrez l'e-mail du Responsable (7), enregistrer.
Étape 2 : la création du Scénario d’E-mail
Dans cette seconde étape nous allons paramétrer notre e-mail.
Depuis l’écran de création ou de modification de formulaire, rendez-vous dans les options de votre formulaire, onglet
[E-mail]puis[Destinataires].Dans le champ de saisie insérez la Balise de votre champ personnalisé (8) puis validez (9). 📖 En savoir plus sur les Balises.
Ainsi, dans l’exemple ci-dessous, nous nous ajoutons ##_user_ref1## puisque c’est cette dernière qui contient notre adresse e-mail.
Dorénavant le responsable de votre collaborateur recevra automatiquement un e-mail lors de la saisie d’une nouvelle donnée.