Cas concret
Un nouveau technicien rejoint votre équipe. Vous devez lui créer un accès, lui attribuer un profil et le rattacher à son groupe. Le jour où il quittera l'entreprise, vous devrez aussi lui retirer cet accès. Tout se fait depuis l'onglet Mes utilisateurs.
Pour y accéder, cliquez sur le menu Mon interface d'administration, puis sur l'onglet Mes utilisateurs.
1. Vérifiez vos licences disponibles
Pour créer un utilisateur qui saisit des données, vous devez disposer d'une licence libre. Le nombre de licences utilisées s'affiche sur la page d'accueil de l'interface web, sur la deuxième ligne.
Par exemple, 12/15 signifie que 12 licences sont utilisées sur 15 : vous pouvez encore activer 3 utilisateurs.
Si toutes vos licences sont utilisées, vous devez souscrire un nouvel abonnement.
ℹ️ À savoir
Pendant la période d'essai, vous pouvez créer jusqu'à 10 utilisateurs pour vos tests.
2. Créez un utilisateur
2.1 Renseignez ses informations
Cliquez sur le bouton + Créer un utilisateur en haut de la page, puis remplissez les champs Identifiant, Prénom, Nom et Adresse email.
Si vous saisissez l'adresse e-mail, l'utilisateur reçoit automatiquement un lien pour définir lui-même son mot de passe : vous n'avez alors pas besoin de remplir le champ Mot de passe Kizeo. Remplissez ce champ uniquement si vous souhaitez choisir vous-même le mot de passe.
2.2 Gestion des droits
Dans la partie Gestion des droits Kizeo Forms, cochez une ou plusieurs cases : Utilisateur, Chef de groupe, Administrateur. Le rôle de chaque profil est présenté dans Les différents profils.
Cliquez ensuite sur Valider pour revenir à la liste, ou sur Paramètres avancés pour compléter la fiche.
2.3 Complétez les paramètres avancés
Le bouton Paramètres avancés donne accès aux onglets suivants :
Informations personnelles : modifiez les informations saisies, définissez la langue et ajoutez des notes.
Champs personnalisés : renseignez les champs utilisateurs personnalisés. Cet onglet n'apparaît que si au moins un champ personnalisé existe.
Changer le mot de passe : modifiez le mot de passe ou envoyez un e-mail à l'utilisateur pour qu'il le définisse lui-même.
Gestion des groupes : rattachez l'utilisateur à un ou plusieurs groupes. Cet onglet n'apparaît que si au moins un groupe existe.
Propriétaire : définissez qui peut modifier ce profil. Par défaut, le propriétaire est le groupe Compte Entreprise : seuls les Administrateurs peuvent modifier l'utilisateur. Si vous choisissez un autre groupe, les Chefs de Groupe de ce groupe pourront aussi le modifier.
2.4 Paramétrez un Chef de Groupe
Si vous avez coché la case Chef de groupe, définissez d'abord son Groupe principal. Tout ce que le Chef de Groupe crée (formulaire, utilisateur, groupe) est rattaché par défaut à ce groupe.
Tant que le groupe principal n'est pas défini, un message d'avertissement s'affiche et les 3 boutons de droits restent grisés.
Une fois le groupe principal défini, cliquez sur les icônes correspondantes pour autoriser le Chef de Groupe à créer et modifier :
des utilisateurs (icône personne avec un +),
des groupes d'utilisateurs (icône groupe de personnes),
des formulaires (icône formulaire).
Définissez ensuite son rôle dans chaque groupe. Depuis l'onglet Groupes d'utilisateurs, cliquez sur la roue crantée du groupe, sélectionnez le statut Chef de groupe, ajoutez le Chef de Groupe via le second menu déroulant, puis cliquez sur Ajouter les utilisateurs sélectionnés. Dans le menu déroulant Choisissez le rôle à donner, choisissez :
Chef de Groupe : il peut consulter, exporter, supprimer et modifier les données (si l'option est activée dans le formulaire),
Chef de Groupe (lecture seule) : il peut uniquement consulter et exporter les données.
ℹ️ À savoir
Il est impossible de limiter un Chef de Groupe à la lecture seule sur son groupe principal.
Une fois l'utilisateur créé, pensez à lui attribuer des droits d'accès aux formulaires.
3. Retrouvez vos utilisateurs
3.1 Personnalisez l'affichage
Vos réglages d'affichage s'appliquent immédiatement et sont conservés pour vos prochaines visites.
Nombre d'utilisateurs par page : cliquez sur le menu déroulant Afficher 10 éléments et choisissez 10, 25, 50 ou 100.
Colonnes affichées : cliquez sur Changer les colonnes, puis cochez ou décochez les colonnes à afficher (par exemple, vos champs personnalisés).
En début de ligne, trois boutons sont disponibles :
le crayon ouvre la fiche de l'utilisateur,
le nombre indique à combien de groupes l'utilisateur appartient,
le triangle affiche le propriétaire et l'historique de l'utilisateur, et permet de le désactiver.
3.2 Filtrez par statut
Cliquez sur les boutons Administrateur, Chef de groupe, Utilisateur et/ou Non défini pour afficher les utilisateurs qui ont au moins l'un de ces statuts.
3.3 Recherchez un utilisateur
Dans le champ Rechercher, saisissez n'importe quelle information de la fiche : un nom, un numéro de téléphone ou la valeur d'un champ personnalisé.
3.4 Filtrez par groupe
Cliquez sur Chef de groupe ou Utilisateur, puis sur Options avancées, et sélectionnez un ou plusieurs groupes d'utilisateurs.
4. Modifiez les champs personnalisés de plusieurs utilisateurs
Vous pouvez modifier en une seule fois la valeur d'un champ utilisateur personnalisé pour plusieurs utilisateurs. Cette fonctionnalité est réservée aux Administrateurs du compte.
Cliquez sur la ligne de chaque utilisateur concerné : elle devient grise.
Cliquez sur Options avancées, puis sur Changer les champs utilisateurs.
Sélectionnez le champ personnalisé, puis saisissez sa nouvelle valeur dans la fenêtre qui s'ouvre.
Validez. Le message « Le champ utilisateur a bien été changé » s'affiche.
ℹ️ À savoir
Les champs utilisateurs personnalisés permettent notamment de filtrer des listes et de gérer la visibilité d'éléments dans vos formulaires.
Pour créer ou modifier un champ personnalisé, rendez-vous dans le menu Paramètres de mon compte, onglet Champs utilisateurs personnalisés.
5. Désactivez un utilisateur
Cliquez sur le triangle en début de ligne, puis désactivez l'utilisateur.
À la question « Voulez-vous désactiver l'utilisateur ? », répondez Oui. Le message « Utilisateur désactivé » s'affiche.
Une fois l'utilisateur désactivé, ses données ne sont plus visibles que par les Administrateurs : les Chefs de Groupe qui y avaient accès ne les voient plus.
⚠️ Important
Un utilisateur désactivé est immédiatement déconnecté de l'application mobile et ne peut plus se reconnecter. C'est l'action à effectuer pour qu'un utilisateur n'utilise plus l'application mobile, par exemple lorsqu'il quitte l'entreprise. Changer son mot de passe ne suffit pas : sa session reste active sur l'application mobile.
6. Supprimez un utilisateur
Cliquez sur le crayon en début de ligne pour ouvrir la fiche de l'utilisateur, puis cliquez sur le bouton Supprimer.
Au message « Les données saisies par cet utilisateur ne seront plus visibles que par les administrateurs, êtes-vous sûr de vouloir le supprimer ? », répondez Oui.
⚠️ Important
La suppression d'un utilisateur supprime aussi toutes ses données. Pour les conserver, désactivez l'utilisateur plutôt que de le supprimer.
7. Exportez la liste de vos utilisateurs
Cliquez sur le bouton Exporter des données et choisissez l'extraction :
Liste des utilisateurs (CSV ou XLSX) : toutes les informations de la fiche des utilisateurs actifs, avec leur identifiant et leur date de création.
Liste des utilisateurs supprimés (CSV ou XLSX) : les mêmes informations pour les utilisateurs supprimés.