Le Multi-Export : créer plusieurs documents Word et Excel personnalisés

Le Multi-Export permet de créer et d’utiliser plusieurs documents personnalisés au format Word, Excel et PDF.

Vous pouvez, par exemple :

• Réaliser un modèle à destination de votre client, un autre pour vos fournisseurs et un dernier pour vos collaborateurs, chacun ayant ses propres informations.
• Créer des modèles pour chaque année.
• Réaliser des documents avec un code couleur reprenant votre charte graphique, votre logo, etc.

Une fois la donnée saisie, il ne vous restera plus qu’à l’exporter sous différents formats en fonction du ou des destinataires.

Par exemple, les données d’un formulaire pourront être exportées sous forme d’un rapport d’intervention ; Un pour votre supérieur, avec l’ensemble des fournitures et un simple bon d’intervention pour votre client.

Etape 1 : L’import du document Word et/ou Excel personnalisé

• Rendez-vous dans l’onglet Configuration des exports de votre formulaire
• Sélectionnez [Ajouter un nouvel export] sur le format souhaité pour la création de votre modèle. Ensuite cliquez dans le cadre en pointillés pour l’intégrer ou faites-le glisser à l’intérieur.

• Une fois votre document chargé, une nouvelle fenêtre apparaît avec, à gauche de celle-ci, différentes options, et à sa droite, le résultat de l’analyse des balises.

Voici les différentes options qui vous sont proposées

• Nom de l’export : vous pouvez personnaliser le nom du fichier qui sert de modèle à partir duquel vous exporterez vos données
• Modifier les noms de vos fichiers d’exportation : pour chaque donnée exportée, le fichier aura un nom personnalisé.  Vous pouvez y mettre des balises
• Export Word/Excel par défaut : ce sera le premier export personnalisé à être proposé dans l’historique des données et dans l’onglet Pièces jointes du scénario email
• Télécharger le modèle PDF personnalisé par défaut : le PDF personnalisé sera proposé avant le Word/Excel personnalisé dans la liste des exports de l’historique des données et dans l’onglet Pièces jointes du scénario email
• Afficher les champs invisibles : en cochant cette case, les champs pour lesquels l’option « Champ toujours caché » (donc non visibles lors de la saisie) est activée, seront présents dans l’export de la donnée
• Rendre les images cliquables : depuis le fichier d’exportation Word/Excel/Pdf en cliquant sur la photo, vous pourrez la télécharger
• Télécharger l’exemple : permet de récupérer un modèle de fichier Word/Excel contenant toutes les balises du formulaire. C’est un gain de temps considérable et cela évite les erreurs de saisie des balises. Télécharger le modèle actuel, permet de récupérer le fichier Word/Excel personnalisé présent dans le formulaire
• Cliquez ou déposez votre modèle ici : c’est ici que vous déposez votre fichier d’export personnalisé

Enfin, fermez la fenêtre en cliquant sur Enregistrer pour valider vos modifications ou sur la croix en haut à droite pour les annuler. 

L'analyse des balises propose 3 résultats possibles

• Potentiels problèmes détectés : des balises sont mal construites et ne fonctionneront pas, voire, déclencheront des erreurs qui risqueront d’entrainer l’impossibilité d’exporter les données
• Balises inutiles : des balises ne servent à rien. Par exemple, vous avez supprimé des champs dans le formulaire mais vous n’avez pas supprimé les balises dans le fichier d’export
• Balises valides : toutes les balises sont conformes, vous n’aurez donc pas de problème lors de l’export

Etape 2 : L’export des données

• Rendez-vous sur la page Historique du menu Données
• Sélectionnez la donnée désirée puis cliquez sur l’icône d’accès rapide aux différents formats d’export
• Cliquez sur la touche de téléchargement  sur la ligne du format souhaité

Informations pratiques

Vous pouvez interrompre le téléchargement de l’export en cliquant sur le rond rouge barré.

Exemples d’exports personnalisés