Konkretes Beispiel
Ein neuer Techniker kommt in Ihr Team. Sie müssen ihm einen Zugang erstellen, ihm ein Profil zuweisen und ihn seiner Benutzergruppe zuordnen. Wenn er das Unternehmen verlässt, müssen Sie ihm diesen Zugang auch wieder entziehen. Alles erfolgt über die Registerkarte Meine Nutzer.
Um darauf zuzugreifen, klicken Sie auf das Menü Meine Administrations-Schnittstelle, dann auf die Registerkarte Meine Nutzer.
1. Überprüfen Sie Ihre verfügbaren Lizenzen
Um einen Benutzer zu erstellen, der Daten eingibt, müssen Sie über eine freie Lizenz verfügen. Die Anzahl der verwendeten Lizenzen wird auf der Startseite der Weboberfläche in der zweiten Zeile angezeigt.
Zum Beispiel bedeutet 12/15, dass 12 Lizenzen von 15 verwendet werden: Sie können noch 3 Benutzer aktivieren.
Wenn alle Ihre Lizenzen verwendet werden, müssen Sie ein neues Abonnement abschließen.
ℹ️ Zu wissen
Während der Testphase können Sie bis zu 10 Benutzer für Ihre Tests erstellen.
2. Erstellen Sie einen Benutzer
2.1 Geben Sie seine Informationen ein
Klicken Sie auf die Schaltfläche + Benutzer erstellen oben auf der Seite und füllen Sie dann die Felder Benutzername, Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse aus.
Wenn Sie die E-Mail-Adresse eingeben, erhält der Benutzer automatisch einen Link, um sein Passwort selbst festzulegen: In diesem Fall müssen Sie das Feld Kizeo-Passwort nicht ausfüllen. Füllen Sie dieses Feld nur aus, wenn Sie das Passwort selbst festlegen möchten.
2.2 Rechteverwaltung
Im Bereich Rechteverwaltung Kizeo Forms aktivieren Sie ein oder mehrere Kontrollkästchen: Benutzer, Gruppenleiter, Administrator. Die Rolle jedes Profils wird in Die verschiedenen Profile vorgestellt.
Klicken Sie anschließend auf Bestätigen, um zur Liste zurückzukehren, oder auf Einstellungen, um das Formular zu vervollständigen.
2.3 Ergänzen Sie die erweiterten Einstellungen
Die Schaltfläche Erweiterte Einstellungen bietet Zugriff auf die folgenden Registerkarten:
Persönliche Informationen: Bearbeiten Sie die eingegebenen Informationen, legen Sie die Sprache fest und fügen Sie Notizen hinzu.
Benutzerdefinierte Felder: Füllen Sie die benutzerdefinierten Benutzerfelder aus. Diese Registerkarte wird nur angezeigt, wenn mindestens ein benutzerdefiniertes Feld vorhanden ist.
Passwort ändern: Ändern Sie das Passwort oder senden Sie dem Benutzer eine E-Mail, damit er es selbst festlegen kann.
Gruppenverwaltung : Weisen Sie den Benutzer einer oder mehreren Benutzergruppen zu. Diese Registerkarte wird nur angezeigt, wenn mindestens eine Benutzergruppe vorhanden ist.
Eigentümer : Legen Sie fest, wer dieses Profil bearbeiten darf. Standardmäßig ist der Eigentümer die Benutzergruppe Unternehmenskonto : nur Administratoren können den Benutzer bearbeiten. Wenn Sie eine andere Benutzergruppe auswählen, können auch die Gruppenleiter dieser Benutzergruppe ihn bearbeiten.
2.4 Konfigurieren Sie einen Gruppenleiter
Wenn Sie das Kontrollkästchen Gruppenleiter aktiviert haben, legen Sie zunächst seine Hauptbenutzergruppe fest. Alles, was der Gruppenleiter erstellt (Formular, Benutzer, Benutzergruppe), wird standardmäßig dieser Benutzergruppe zugeordnet.
Solange die Hauptbenutzergruppe nicht festgelegt ist, wird eine Warnmeldung angezeigt und die 3 Schaltflächen für Rechte bleiben ausgegraut.
Sobald die Hauptgruppe festgelegt wurde, klicken Sie auf die entsprechenden Symbole, um dem Gruppenleiter zu erlauben, Folgendes zu erstellen und zu bearbeiten:
Benutzer (Symbol: Person mit einem +),
Benutzergruppen (Symbol: Personengruppe),
der Formulare (Formular-Symbol).
Legen Sie anschließend seine Rolle in jeder Benutzergruppe fest. Klicken Sie im Reiter Benutzergruppen auf das Zahnrad der Benutzergruppe, wählen Sie den Status Gruppenleiter, fügen Sie den Gruppenleiter über das zweite Dropdown-Menü hinzu und klicken Sie dann auf Ausgewählte Benutzer hinzufügen. Wählen Sie im Dropdown-Menü Zu vergebende Rolle auswählen :
Gruppenleiter : Er kann Daten einsehen, exportieren, löschen und bearbeiten (wenn die Option im Formular aktiviert ist),
Gruppenleiter (nur lesen) : Er kann Daten ausschließlich einsehen und exportieren.
ℹ️ Zu beachten
Es ist nicht möglich, einen Gruppenleiter auf seinen Hauptgruppe auf Nur-Lesen zu beschränken.
Sobald der Benutzer erstellt wurde, denken Sie daran, ihm Zugriffsrechte auf Formulare zuzuweisen.
3. Finden Sie Ihre Benutzer
3.1 Passen Sie die Anzeige an
Ihre Anzeigeeinstellungen werden sofort übernommen und für Ihre nächsten Besuche gespeichert.
Anzahl der Benutzer pro Seite : Klicken Sie auf das Dropdown-Menü 10 Elemente anzeigen und wählen Sie 10, 25, 50 oder 100.
Angezeigte Spalten : Klicken Sie auf Spalten ändern, und aktivieren oder deaktivieren Sie dann die anzuzeigenden Spalten (zum Beispiel Ihre benutzerdefinierten Felder).
Am Anfang jeder Zeile stehen drei Schaltflächen zur Verfügung :
der Stift öffnet die Benutzerseite,
die Zahl gibt an, zu wie vielen Benutzergruppen der Benutzer gehört,
das Dreieck zeigt den Eigentümer und den Chronologischer Verlauf des Benutzers an und ermöglicht es, ihn zu deaktivieren.
3.2 Nach Status filtern
Klicken Sie auf die Schaltflächen Administrator, Gruppenleiter, Benutzer und/oder Nicht definiert, um die Benutzer anzuzeigen, die mindestens einen dieser Status haben.
3.3 Einen Benutzer suchen
Geben Sie im Feld Suchen beliebige Informationen aus der Kartei ein: einen Namen, eine Telefonnummer oder den Wert eines benutzerdefinierten Felds.
3.4 Nach Benutzergruppe filtern
Klicken Sie auf Gruppenleiter oder Benutzer, dann auf Erweiterte Optionen, und wählen Sie eine oder mehrere Benutzergruppen aus.
4. Modifiez les champs personnalisés de plusieurs utilisateurs
Vous pouvez modifier en une seule fois la valeur d'un champ utilisateur personnalisé pour plusieurs utilisateurs. Cette fonctionnalité est réservée aux Administrateurs du compte.
Cliquez sur la ligne de chaque utilisateur concerné : elle devient grise.
Cliquez sur Options avancées, puis sur Changer les champs utilisateurs.
Sélectionnez le champ personnalisé, puis saisissez sa nouvelle valeur dans la fenêtre qui s'ouvre.
Validez. Le message « Le champ utilisateur a bien été changé » s'affiche.
ℹ️ Hinweis
Benutzerdefinierte Benutzerfelder ermöglichen es insbesondere, Listen zu filtern und die Sichtbarkeit von Elementen in Ihren Formularen zu verwalten.
Um ein benutzerdefiniertes Feld zu erstellen oder zu bearbeiten, gehen Sie zum Menü Einstellungen meines Kontos, Registerkarte Benutzerdefinierte Benutzerfelder.
5. Désactivez un utilisateur
Cliquez sur le triangle en début de ligne, puis désactivez l'utilisateur.
À la question « Voulez-vous désactiver l'utilisateur ? », répondez Oui. Le message « Utilisateur désactivé » s'affiche.
Une fois l'utilisateur désactivé, ses données ne sont plus visibles que par les Administrateurs : les Chefs de Groupe qui y avaient accès ne les voient plus.
⚠️ Important
Ein deaktivierter Benutzer wird sofort von der mobilen Anwendung abgemeldet und kann sich nicht mehr anmelden. Dies ist die Maßnahme, die ergriffen werden muss, damit ein Benutzer die mobile Anwendung nicht mehr nutzt, zum Beispiel wenn er das Unternehmen verlässt. Das Ändern seines Passworts reicht nicht aus: Seine Sitzung bleibt in der mobilen Anwendung aktiv.
6. Supprimez un utilisateur
Cliquez sur le crayon en début de ligne pour ouvrir la fiche de l'utilisateur, puis cliquez sur le bouton Supprimer.
Au message « Les données saisies par cet utilisateur ne seront plus visibles que par les administrateurs, êtes-vous sûr de vouloir le supprimer ? », répondez Oui.
⚠️ Important
La suppression d'un utilisateur supprime aussi toutes ses données. Pour les conserver, désactivez l'utilisateur plutôt que de le supprimer.
7. Exportieren Sie die Liste Ihrer Benutzer
Klicken Sie auf die Schaltfläche Daten exportieren und wählen Sie die Extraktion:
Liste der Benutzer (CSV oder XLSX): alle Informationen aus dem Profil der aktiven Benutzer, mit ihrer Kennung und ihrem Erstellungsdatum.
Liste der gelöschten Benutzer (CSV oder XLSX): dieselben Informationen für gelöschte Benutzer.