Caso concreto

Un nuevo técnico se une a su equipo. Debe crearle un acceso, asignarle un perfil y vincularlo a su grupo. El día que abandone la empresa, también deberá retirarle ese acceso. Todo se gestiona desde la pestaña Mis usuarios.

Para acceder a ella, haga clic en el menú Mi interfaz de administración, luego en la pestaña Mis usuarios.

1. Verifique sus licencias disponibles

Para crear un usuario que registre datos, debe disponer de una licencia libre. El número de licencias utilizadas se muestra en la página de inicio de la interfaz web, en la segunda línea.

Por ejemplo, 12/15 significa que se están utilizando 12 licencias de 15: aún puede activar 3 usuarios.

Si todas sus licencias están en uso, debe contratar una nueva suscripción.

ℹ️ Información útil

Durante el período de prueba, puede crear hasta 10 usuarios para sus pruebas.

2. Cree un usuario

2.1 Introduzca su información

Haga clic en el botón + Crear un usuario en la parte superior de la página, luego rellene los campos Identificador, Nombre, Apellido y Dirección de correo electrónico.

Si introduce la dirección de correo electrónico, el usuario recibirá automáticamente un enlace para definir su propia contraseña: en ese caso no necesita rellenar el campo Contraseña Kizeo. Rellene este campo únicamente si desea elegir usted mismo la contraseña.

2.2 Gestión de permisos

En la sección Gestión de permisos Kizeo Forms, marque una o varias casillas: Usuario, Lider de Grupo, Administrador. El rol de cada perfil se presenta en Los diferentes perfiles.

A continuación, haga clic en Validar para volver a la lista, o en Configuracion avanzada para completar la ficha.

2.3 Complete la configuración avanzada

El botón Configuracion avanzada da acceso a las siguientes pestañas:

Información personal: modifique la información introducida, defina el idioma y añada notas.
Campos personalizados: complete los campos de usuario personalizados. Esta pestaña solo aparece si existe al menos un campo personalizado.
Cambiar la contraseña: modifique la contraseña o envíe un correo electrónico al usuario para que la defina él mismo.
Gestión de grupos: asocie el usuario a uno o varios grupos. Esta pestaña solo aparece si existe al menos un grupo.
Propietario: defina quién puede modificar este perfil. De forma predeterminada, el propietario es el grupo Cuenta Empresa: solo los Administradores pueden modificar el usuario. Si elige otro grupo, los Lideres de Grupo de ese grupo también podrán modificarlo.

2.4 Configure un Lider de Grupo

Si ha marcado la casilla Lider de Grupo, defina primero su Grupo principal. Todo lo que el Lider de Grupo crea (formulario, usuario, grupo) está asociado por defecto a este grupo.

Mientras el grupo principal no esté definido, se muestra un mensaje de advertencia y los 3 botones de derechos permanecen desactivados.

Una vez definido el grupo principal, haga clic en los iconos correspondientes para autorizar al Lider de Grupo a crear y modificar:

usuarios (icono persona con un +),
grupos de usuarios (icono grupo de personas),
formularios (icono formulario).

Defina a continuación su rol en cada grupo. Desde la pestaña Grupos de usuarios, haga clic en el engranaje del grupo, seleccione el estado Lider de Grupo, añada el Lider de Grupo mediante el segundo menú desplegable y luego haga clic en Agregar los usuarios seleccionados. En el menú desplegable Elegir el rol a asignar, elija:

Lider de Grupo: puede consultar, exportar, eliminar y modificar los datos (si la opción está activada en el formulario),
Lider de Grupo (solo lectura): solo puede consultar y exportar los datos.

ℹ️ Información

No es posible limitar a un Lider de Grupo a la lectura exclusiva en su grupo principal.

Una vez creado el usuario, recuerde asignarle derechos de acceso a los formularios.

3. Encuentre sus usuarios

3.1 Personalice la visualización

Sus configuraciones de visualización se aplican inmediatamente y se conservan para sus próximas visitas.

Número de usuarios por página : haga clic en el menú desplegable Mostrar 10 elementos y elija 10, 25, 50 o 100.
Columnas mostradas : haga clic en Cambiar las columnas, luego marque o desmarque las columnas a mostrar (por ejemplo, sus campos personalizados).

Al inicio de la línea, hay tres botones disponibles :

el lápiz abre la ficha del usuario,
el número indica a cuántos grupos pertenece el usuario,
el triángulo muestra el propietario y el historial del usuario, y permite desactivarlo.

3.2 Filtre por estado

Haga clic en los botones Administrador, Lider de Grupo, Usuario y/o No definido para mostrar los usuarios que tienen al menos uno de estos estados.

3.3 Busque un usuario

En el campo Buscar, ingrese cualquier información de la ficha : un nombre, un número de teléfono o el valor de un campo personalizado.

3.4 Filtre por grupo

Haga clic en Lider de Grupo o Usuario, luego en Opciones avanzadas, y seleccione uno o varios grupos de usuarios.

4. Modifique los campos personalizados de varios usuarios

Puede modificar en una sola vez el valor de un campo de usuario personalizado para varios usuarios. Esta funcionalidad está reservada a los Administradores de la cuenta.

Haga clic en la línea de cada usuario afectado: se vuelve gris.
Haga clic en Opciones avanzadas, luego en Cambiar los campos de usuario.
Seleccione el campo personalizado, luego introduzca su nuevo valor en la ventana que se abre.
Valide. El mensaje "El campo de usuario ha sido cambiado correctamente" se muestra.

ℹ️ A saber

Los campos de usuario personalizados permiten en particular filtrar listas y gestionar la visibilidad de elementos en sus formularios.
Para crear o modificar un campo personalizado, diríjase al menú Configuración de mi cuenta, pestaña Campos de usuario personalizados.

5. Desactive un usuario

Haga clic en el triángulo al inicio de la línea, luego desactive el usuario.
A la pregunta "¿Desea desactivar al usuario?", responda Sí. El mensaje "Usuario desactivado" se muestra.

Una vez desactivado el usuario, sus datos solo son visibles por los Administradores: los Lideres de Grupo que tenían acceso a ellos ya no los ven.

⚠️ Importante

Un usuario desactivado es inmediatamente desconectado de la aplicación móvil y no puede volver a conectarse. Es la acción a realizar para que un usuario deje de utilizar la aplicación móvil, por ejemplo cuando abandona la empresa. Cambiar su contraseña no es suficiente: su sesión permanece activa en la aplicación móvil.

6. Elimine un usuario

Haga clic en el lápiz al inicio de la línea para abrir la ficha del usuario, luego haga clic en el botón Eliminar.
Al mensaje "Los datos introducidos por este usuario solo serán visibles por los administradores, ¿está seguro de querer eliminarlo?", responda Sí.