Una plantilla de Word personalizada es un documento que usted diseña libremente: encabezado, logotipo, fuentes, colores, tablas. En ella coloca etiquetas en el lugar donde desea que aparezca cada dato. Una etiqueta es el código de un campo, por ejemplo ##cliente##: al exportar, se sustituye por el valor introducido en ese campo.
Puede crear varias plantillas para un mismo formulario.
⚠️ Importante
El formulario debe estar guardado para poder crear una plantilla de Word personalizada.
1. Preparar la plantilla
En el menú Formularios, pestaña Mis formularios, haga clic en el botón Modificar de su formulario. Desde su diseño, haga clic en el botón Exportación de la configuración, en la parte superior derecha.
Haga clic en el botón Añadir documento situado bajo Word personalizado y, a continuación, en Descargar el ejemplo.
Obtendrá una plantilla básica que contiene las etiquetas de todos los campos del formulario.
Abra este archivo en Word y coloque cada etiqueta donde deba aparecer el dato. Puede poner varias en la misma línea, colorearlas y añadir imágenes, un encabezado y un pie de página.
Para saber más, consulte los tutoriales Las etiquetas y Buenas prácticas para el Word personalizado.
2. Importar y configurar la plantilla
Vuelva a la ventana Word personalizado (botón Añadir documento). Suelte su archivo en la zona de puntos o haga clic en ella para seleccionarlo.
2.1 Las opciones de la pestaña Configurando los campos
Una vez importado el archivo, la pestaña Configurando los campos ofrece estas opciones:
Opción | Efecto |
Nombre de la exportación | Nombre de la plantilla. |
Modificar los nombres de tus archivos de exportación | Nombre de los archivos descargados, que puede contener etiquetas (consulte el tutorial Personalizar el nombre de sus exportaciones). |
Exportación Word predeterminada | Esta plantilla se ofrece en primer lugar en el Histórico de los datos y en la pestaña Archivos adjuntos del escenario de correo electrónico. |
Descargar el PDF personalizado por defecto | El PDF generado a partir de la plantilla se ofrece antes que el Word en estas mismas listas. |
Mostrar los campos invisibles | Los campos invisibles, ocultos por una condición de visibilidad o configurados como «Campo siempre oculto», muestran su valor en la exportación. |
Haz que las imágenes puedan ser clickeadas | Al hacer clic en una foto del archivo Word o PDF, se puede descargar. |
Descargar el ejemplo | Obtiene una plantilla básica que contiene las etiquetas de todos los campos. |
Descargar el modelo actual | Obtiene el archivo Word ya presente en el formulario. |
2.2 El análisis de las etiquetas
Nada más importar el archivo, Kizeo Forms analiza automáticamente las etiquetas del archivo. El resultado se muestra a la derecha de la pestaña Configurando los campos, en tres categorías acompañadas del número de etiquetas afectadas. Cada categoría puede desplegarse para mostrar las etiquetas correspondientes.
Cada categoría corresponde a un estado concreto de las etiquetas:
Resultado | Significado |
⚠️ Potenciales problemas detectados | Algunas etiquetas están mal construidas: pueden hacer fracasar la exportación de los datos. |
ℹ️ Etiqueta inútil | Algunas etiquetas ya no corresponden a ningún campo del formulario. |
✅ Etiqueta válida | Todo es conforme. |
Consulte este resultado antes de guardar la plantilla.
⚠️ Importante
Si se indican etiquetas incorrectas o inútiles, es necesario corregirlas para que la exportación se realice sin incidencias.
2.3 Las opciones de la pestaña Permisos de acceso
En la pestaña Permisos de acceso, la casilla Mostrar a los usuarios está marcada por defecto: los usuarios pueden entonces exportar sus datos con esta plantilla. Si se desmarca, la plantilla no se les ofrece.
Las casillas PDF y Word permiten elegir el o los formatos ofrecidos: PDF personalizado, Word personalizado, o ambos.
Una vez rellenadas las dos pestañas, haga clic en Guardar.
3. Eliminar el párrafo de un campo vacío o invisible
Cuando un campo permanece vacío, o se vuelve invisible a causa de una condición de visibilidad, puede eliminar automáticamente su párrafo del documento Word.
Desde Creación de formularios, abra el campo correspondiente y active la opción Eliminar el párrafo del Word personalizado si el campo está vacío o invisible en la pestaña Funciones avanzadas.
El resultado depende de la ubicación de la etiqueta:
en la misma línea que su título, se elimina toda la línea;
en un párrafo separado, solo se elimina su contenido y el título sigue visible.
💡 Consejo
Se recomienda activar las marcas de párrafo (¶) en Word. La tecla Intro cambia de párrafo, mientras que Mayús + Intro permanece en el mismo párrafo.