Una plantilla de Excel personalizada es un archivo .xlsx que usted diseña libremente: maquetación, fuentes, colores, tablas.
En ella coloca etiquetas en el lugar donde desea que aparezca cada dato. Una etiqueta es el código de un campo, por ejemplo ##cliente##: al exportar, se sustituye por el valor introducido en ese campo.
Puede crear varias plantillas para un mismo formulario.
⚠️ Importante
El formulario debe estar guardado para poder crear una plantilla de Excel personalizada.
1. Preparar la plantilla
En el menú Formularios, pestaña Mis formularios, haga clic en el botón Modificar de su formulario. Desde su diseño, haga clic en el botón Exportación de la configuración, en la parte superior derecha.
Haga clic en el botón Añadir documento situado bajo Excel personalizado y, a continuación, en Descargar el ejemplo.
Obtendrá una plantilla básica que contiene las etiquetas de todos los campos del formulario.
Abra este archivo en Microsoft Excel y coloque cada etiqueta en la celda donde deba aparecer el dato. Puede colocar varias en una misma celda, colorearlas, añadir imágenes y ajustar la maquetación.
ℹ️ Información práctica
Cuando una etiqueta Foto se coloca en una celda, la foto se sitúa en la exportación en la esquina superior izquierda de dicha celda.
Antes de personalizar su plantilla, se recomienda leer el tutorial Buenas prácticas para el Excel personalizado: presenta las reglas que deben respetarse para evitar cualquier error al exportar.
1.1 Dar formato a los datos
Para colorear un dato, ponerlo en negrita, en cursiva o subrayarlo, aplique ese formato directamente a la etiqueta en la celda: se conserva al exportar.
💡 Consejo
Las hojas ocultas en la plantilla no aparecen en el PDF personalizado: para obtener una exportación en una sola página, basta con ocultar las que no necesite.
1.2 Gestionar la altura de las filas de una tabla
En una tabla, solo se respetan las alturas de las filas de la primera página. A partir de la segunda página, todas las filas adoptan la altura de la última fila de la primera página.
Hay dos soluciones posibles:
utilizar una plantilla de Word personalizado, que gestiona la altura de las filas en todas las páginas: es la solución recomendada;
añadir el número de cada fila entre corchetes en las etiquetas de la tabla, un método adecuado cuando el número de filas se conoce de antemano (consulte el apartado «Visualización de una fila concreta» del tutorial Las etiquetas Tabla).
2. Importar y configurar la plantilla
Vuelva a la ventana Excel personalizado (botón Añadir documento). Suelte su archivo en la zona de puntos o haga clic en ella para seleccionarlo.
2.1 Las opciones de la pestaña Configurando los campos
Una vez importado el archivo, la pestaña Configurando los campos ofrece estas opciones:
Opción | Efecto |
Nombre de la exportación | Nombre de la plantilla. |
Modificar los nombres de tus archivos de exportación | Nombre de los archivos descargados, que puede contener etiquetas (consulte el tutorial Personalizar el nombre de tus exportaciones). |
Exportación Excel predeterminada | Esta plantilla se ofrece en primer lugar en el Histórico de los datos y en la pestaña Archivos adjuntos del escenario de correo electrónico. |
Mostrar los campos invisibles | Los campos invisibles, ocultos por una condición de visibilidad o configurados como «Campo siempre oculto», muestran su valor en la exportación. |
Haz que las imágenes puedan ser clickeadas | Al hacer clic en una foto del archivo Excel o PDF, se puede descargar. |
Descargar el ejemplo | Obtiene una plantilla básica que contiene las etiquetas de todos los campos. |
Descargar el modelo actual | Obtiene el archivo Excel ya presente en el formulario. |
2.2 El análisis de las etiquetas
Nada más importar el archivo, Kizeo Forms analiza automáticamente las etiquetas del archivo. El resultado se muestra a la derecha de la pestaña Configurando los campos, en tres categorías acompañadas del número de etiquetas afectadas. Cada categoría puede desplegarse para mostrar las etiquetas correspondientes.
Cada categoría corresponde a un estado concreto de las etiquetas:
Resultado | Significado |
⚠️ Potenciales problemas detectados | Algunas etiquetas están mal construidas: pueden hacer fracasar la exportación de los datos. |
ℹ️ Etiqueta inútil | Algunas etiquetas ya no corresponden a ningún campo del formulario. |
✅ Etiqueta válida | Todo es conforme. |
Consulte este resultado antes de guardar la plantilla.
⚠️ Importante
Si se indican etiquetas incorrectas o inútiles, es necesario corregirlas para que la exportación se realice sin incidencias.
2.3 Las opciones de la pestaña Permisos de acceso
En la pestaña Permisos de acceso, la casilla Mostrar a los usuarios está marcada por defecto: los usuarios pueden entonces exportar sus datos con esta plantilla. Si se desmarca, la plantilla no se les ofrece.
Las casillas PDF y Excel permiten elegir el o los formatos ofrecidos: PDF personalizado, Excel personalizado, o ambos.
Una vez rellenadas las dos pestañas, haga clic en Guardar.