Comprender los grupos de usuarios y los líderes de grupo

Agrupa a tus Usuarios por especificidad, localización, filial u otros, según la estructura de tu empresa, y nombra a un Administrador de grupo como Líder de Grupo.

Los Grupos de Usuarios

Caso concreto

La Directora Regional de una empresa de servicios desea implementar Kizeo Forms en sus diferentes sitios. Entre sus necesidades, debe poder gestionar los formularios de cada sitio. Para ahorrar tiempo, agrupará a los Usuarios por grupo, es decir, grupo = sitio.

Por razones organizativas, se crea una sola cuenta de Kizeo Forms. Esta es gestionada por la Directora Regional, quien es la Administradora de la cuenta. La cuenta incluirá una docena de usuarios para empezar, distribuidos en dos grupos y subgrupos. Cada grupo corresponde a un sitio.

Paso 1: Creación de los grupos

1. Antes que nada, debes empezar por crear tus Usuarios y Líderes de Grupo.

📖 Para más información, consulta nuestro tutorial sobre la creación de Usuarios y  nuestro tutorial sobre los Líderes de Grupo..

• Desde el menú [Mi interfaz de administración] y luego [Mis Usuarios], haz clic en [Crear un nuevo usuario] y completa la información solicitada.
• Para facilitar la explicación, el nombre de nuestros usuarios y líderes de grupo dependerá del grupo al que pertenezcan.

2. Luego, vas a crear tus grupos.

• Desde el menú [Mi interfaz de administración] haz clic en [Grupos de Usuarios],
• Haz clic en  [Nuevo grupo de usuarios] y configura tu nuevo grupo. 

• No olvides guardar tus configuraciones.

3. Después de crear varios grupos, podrás ver la jerarquía aparecer. Los grupos que pertenecen al grupo principal Cuenta empresa se posicionan en el extremo izquierdo. 

• Haz clic en la tuerca para agregar o modificar la composición del grupo de usuarios.

4. Tus usuarios y líderes de grupo aparecen en la segunda parte de la pantalla.

• Puedes modificar los roles a través del menú desplegable [Rol].
• Si deseas eliminar a un usuario del grupo, haz clic en el ícono de la papelera.

Paso 2: Asignar los permisos

Ahora que tus grupos están creados, debes asignar los permisos de acceso a los formularios para cada grupo. Para hacerlo: 

• Ve a [Formularios] luego [Mis Formularios], y haz clic en el botón [Permisos] que se encuentra en la línea del formulario.
• La ventana se abrirá en la pestaña [Grupos].
• Puedes otorgar permisos de acceso a un formulario añadiendo uno o más grupos de usuarios. De esta forma, todos los usuarios del grupo tendrán acceso al formulario en cuestión. 
• Los líderes de grupo también podrán ver los datos ingresados por los usuarios pertenecientes a su grupo. Sin embargo, no pueden acceder a los datos ingresados por los usuarios añadidos manualmente (a través de la pestaña [Usuarios]).

• En la pestaña [Recapitulación] te permite tener una vista de los usuarios que tienen acceso al formulario:

• Al hacer clic en la lupa frente a cada usuario, podrás conocer la razón por la cual el usuario tiene acceso a este formulario:
  • El usuario también puede tener un estatus de Administrador:
    

• El usuario forma parte de un grupo de usuarios añadido en la pestaña [Grupos]:
• El usuario ha sido añadido manualmente en la pestaña [Usuarios] :