Gestiona los derechos de acceso a los formularios
- 07 Nov 2024
- 6 Minutos para leer
- Impresión
- OscuroLigero
Gestiona los derechos de acceso a los formularios
- Actualizado en 07 Nov 2024
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¿Eres Administrador o Líder de Grupo? Descubre cómo gestionar los permisos de tus usuarios en los formularios.
Caso concreto
Gestionas un equipo en tu empresa. Utilizas Kizeo Forms para realizar inventarios, notas de gastos, informes de actividad, etc. Quieres que tus colaboradores solo tengan acceso a ciertos formularios.
Cómo asignar permisos a los formularios?
- Por defecto, la opción [Por defecto, dar permisos a todos los usuarios] está activada. Así, cada vez que se crea un nuevo formulario, todos los usuarios tienen permiso para ingresar datos en el formulario. Para desactivarla, ve al menú [Configuración de Kizeo Forms] y luego a la pestaña [Permisos]. Los permisos de acceso a los formularios deben ser definidos manualmente.
- La gestión manual de los derechos de acceso está disponible:
- Haciendo clic en el botón [Permisos] al final de la línea del formulario correspondiente en la página [Mis formularios].
- O haciendo clic en el botón [Administración de los permisos de acceso], disponible en la parte superior derecha de la página de diseño del formulario.
Configuración de los permisos de acceso a los formularios para los usuarios
Para asignar los permisos de acceso a los usuarios, primero debes hacer clic en la pestaña [Usuarios].
- Para otorgar derechos a un usuario, haz clic en la zona [Buscar] para seleccionarlo de la lista de usuarios. Luego, haz clic en el botón verde.
- Para otorgar derechos a todos los usuarios, haz clic en el botón naranja.
- Para retirar los derechos a todos los usuarios, haz clic en el botón rojo.
- Para retirar los derechos a un solo usuario, haz clic en el botón rojo disponible al final de la línea donde se encuentra.
Configuración de los permisos de acceso a los formularios para los grupos
Para asignar los permisos de acceso a los grupos de usuarios, primero debes hacer clic en la pestaña [Grupos].
- Para otorgar derechos a un grupo, haz clic en la zona [Buscar] para seleccionarlo de la lista de grupos. Luego, haz clic en el botón verde.
- Para otorgar derechos a todos los grupos, haz clic en el botón naranja.
- Para retirar los derechos a todos los grupos, haz clic en el botón rojo.
- Para retirar los derechos a un solo grupo, haz clic en el botón rojo disponible al final de la línea donde se encuentra.
Información práctica
Todos los usuarios de los grupos de usuarios agregados tendrán entrada directamente en el formulario.
Los líderes de grupo podrán ver los datos introducidos por los usuarios que pertenezcan a su grupo, y pueden gestionar usuarios, consultar y exportar datos.
Los líderes de grupo podrán ver los datos introducidos por los usuarios que pertenezcan a su grupo, y pueden gestionar usuarios, consultar y exportar datos.
Truco
Puedes limitar la interacción de un Líder de Grupo con los datos de los usuarios, determinando su rol desde el menú [Grupos de usuarios]:
- Líder de Grupo: podrá consultar, exportar, eliminar y modificar los datos.
- Líder de Grupo (solo lectura): solo podrá consultar y exportar los datos
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Información práctica
Es imposible cambiar el nivel de acceso de un líder de grupo a un grupo si es el líder del grupo principal.
Pestaña Recapitulación
Desde la pestaña [Recapitulación], puedes consultar los detalles de los permisos de los usuarios sobre el formulario.
Al hacer clic en la lupa frente a cada usuario, puedes conocer la razón por la cual el usuario tiene acceso a este formulario.
- El usuario también puede tener un perfil de Administrador.
- El usuario forma parte de un grupo de usuarios añadidos en la pestaña Grupos.
- El usuario ha sido añadido manualmente en la pestaña Usuarios.
Resumen avanzado
El usuario y la transferencia de datos
Para que el usuario pueda transferir un dato:
- Debe tener acceso de entrada del formulario
- La opción
[Permitir la transferencia de formularios entre usuarios]debe estar activada en la pestaña[Móvil]en las opciones de su formulario. - Para que el usuario pueda recibir datos transferidos:
- Debe tener acceso de entrada del formulario
- La opción
[Puede recibir una transferencia en los permisos de su formulario]debe estar marcada.
- Para modificar el destinatario de dato ya transferido, cuando los datos no se reciben en el dispositivo móvil:
- Debe tener acceso de entrada del formulario
- La casilla
[Permitir la transferencia de formularios entre usuarios]de verificación debe estar marcada en las opciones de la pestaña [Móvil] de su formulario.
Historial de datos
Para que el usuario pueda ver todos los datos registrados:
- Debe tener acceso de entrada del formulario
- La opción
[Permitir que todos los usuarios vean el historial]debe estar marcada en la pestaña[Móvil]de Opciones del Formulario.
Copia de datos
Para que el usuario pueda copiar un dato registrado:
- Debe tener permiso de entrada en el formulario.
- La opción
[Permitir la copia de los datos en el histórico]debe estar marcada en la pestaña[Móvil]de Opciones del Formulario.
Modificación de datos después de la entrada y el registro
Para que el usuario pueda modificar sus propios datos después del registro:
- Debe tener permiso de entrada en el formulario
- La opción
[Permitir la edición de los datos luego de guardar el formulario]debe estar marcada en la pestaña[Móvil]de Opciones del Formulario.
- Tener acceso a la entrada del formulario.
- La opción
[Permitir la edición de los datos luego de guardar el formulario]de verificación debe estar marcada en la pestaña[Móvil]de opciones del formulario. - La opción
[Autorizar a todos los usuarios a modificar los datos de otros usuarios]de verificación debe estar marcada en la pestaña[Móvil]de opciones del formulario. - La opción de verificación [Permitir que todos los usuarios vean el historial] debe estar marcada en las opciones de la pestaña [Móvil].
Eliminación de un dato que se ha introducido
- Para poder eliminar los datos almacenados propios:
- Tener acceso a la entrada del formulario.
- La casilla [Permitir la edición de los datos luego de guardar el formulario] de verificación debe estar marcada en la pestaña
[Móvil]de opciones del formulario.
Entrada de datos
- Para ver un formulario y, por lo tanto, ingresar datos, su usuario debe tener derecho a vivir o a través de un grupo en el formulario.
- Para guardar datos, el usuario debe:
- Tener acceso a la entrada del formulario.
- La casilla
[Solo transferencia]no debe estar marcada en los derechos del formulario.
El líder del grupo
Editar/Eliminar los datos de otro usuario
Para que un líder de grupo pueda eliminar los datos de otro usuario:
- Debe ser jefe de grupo con permiso al formulario.
- Debe ser un usuario.
- El usuario que ingresó los datos debe ser parte de su grupo.
- La restricción (solo lectura) no está seleccionada en las funciones del menú [Grupos de usuarios].
Modificación de un formulario
Para que un líder de grupo edite un formulario en la interfaz web:
- Su grupo principal (o hijo) debe ser el propietario del formulario.
- Deben tener permiso a crear y editar un formulario.
Eliminación de un formulario
Para que un líder de grupo elimine un formulario en la interfaz web:
- Su grupo principal (o hijo) debe ser el propietario del formulario.
- Deben tener permiso a crear y editar un formulario.
- El formulario no debe utilizarse fuera del ámbito de su consulta.
Copiar un formulario
Para que un líder de grupo copie un formulario en la interfaz web:
- Deben tener permiso a ver el formulario,
- Debe tener un grupo principal definido.
Administrar derechos de formulario
Para que un líder de grupo pueda cambiar los derechos en un formulario:
- Deben tener permiso a crear y editar un formulario.
- Deben tener permiso a crear y editar un formulario.
- Su grupo principal o uno de sus hijos debe ser el dueño.
Gestión de usuarios
Para que un Líder de Grupo pueda ver la lista de usuarios presentes en su ámbito:
- Deben tener permiso a crear y modificar usuarios.
- Deben tener permiso a crear y modificar usuarios.
- El usuario debe estar en el mismo grupo que el líder del grupo.
- El grupo al que pertenece el Jefe de Grupo debe ser el propietario.
Gestión de grupos
- Para que un líder de grupo pueda ver y editar un grupo dentro de su perímetro:
- Deben tener derecho a crear y modificar grupos.
Información práctica
Cuando hay un doble permiso (permiso directo y permiso a través de un grupo) en el mismo formulario, el permiso directo sobre el usuario tiene prioridad.
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