Le Push Avancé : préremplir des tableaux avec Excel

Dans ce tutoriel, découvrez comment préremplir les tableaux de vos Push en passant par Excel. C'est ce que nous appelons le Push Tableau.

Pour préremplir des tableaux dans vos données vous devez passer par Excel.

Etape 1 : Paramétrez l’import avec tableau sur l'Interface Web

Rendez-vous dans les options de votre formulaire en haut à droite et sélectionnez l’onglet Imports (push).

La configuration se fait en 2 étapes.

Pour le formulaire principal (c’est à dire les éléments hors tableau) : sélectionnez les champs à transférer via le push. C’est la même procédure que pour le push ordinaire :

• Sélectionnez dans le menu déroulant Formulaire principal (cette partie comprend l’ensemble des éléments hors tableau).
• Faites glisser de gauche à droite les champs à pré-remplir dans le formulaire.
• Vous pouvez aussi préciser le nombre de lignes à ignorer au début du fichier : en général, il s’agit de la première ligne qui correspond aux titres donnés à chaque colonne. L’ordinateur ne prendra pas cette ligne en compte.
• N’oubliez pas la colonne destinataire qui vous permettra d’envoyer la donnée pré-remplie à un utilisateur. S’il n’y a pas de destinataire le push n’est envoyé à personne.

Pour chaque tableau à remplir :

• Sélectionner le tableau à remplir au travers du menu déroulant. Dans notre exemple, nous sélectionnons Articles.
• Faites glisser de gauche à droite les champs du tableau sélectionné à pré-remplir.
• Il ne faut pas oublier de renseigner la position de la feuille Excel dans laquelle se trouve le tableau en question. Sa position doit être supérieur ou égale à 2. La première feuille Excel étant celle du formulaire principal.

Nous vous conseillons de télécharger le modèle d’import en cliquant sur le bouton [Télécharger le modèle Excel]. De cette façon vous êtes certain d’importer un fichier qui a le bon format.

Ne pas oublier de valider les modifications avec le bouton [Enregistrer].

Etape 2 : Préparez votre fichier Excel pour l’import

Une première approche pour l’envoi d’un tableau serait de faire autant d’imports que de destinataires, mais cette approche est fastidieuse et limitée. Si un manager veut envoyer 50 fois un même tableau à des utilisateurs avec des contenus différents, il serait obligé de faire 50 documents Excel et d’effectuer l’opération d’import 50 fois. Rassurez-vous, Kizeo Forms vous apporte une solution à ce problème.

Il y a 2 notions importantes à retenir pour constituer votre fichier Excel pour un push avec tableaux.

1. Un tableau = une feuille

• Les champs hors tableaux du formulaire sont présentés en colonne dans la première feuille.
• Chaque tableau sera présent dans une feuille distincte et unique.

2. L'identifiant du push

Lorsque vous voulez pusher de la donnée dans un tableau, chaque ligne de donnée devra avoir un identifiant. La première colonne de chaque feuille Excel sera donc réservée aux identifiants. Il existe 2 sortes d’identifiants de Push : le push_id et le push_parent_id.

Le push_id

• Il est présent dans la première feuille Excel (le formulaire principal). 
• Cet identifiant n’est pas unique. On peut avoir plusieurs fois le même identifiants pour différents push. Quand on a plusieurs fois le même identifiant pour différents push, cela signifie que les données pushées dans le tableau seront les mêmes pour tous les push.
• Le push_id commence à 1.

Le push_parent_id

• Il est présent dans chaque feuille correspondant à un tableau (à partir de la 2ème feuille).
• Cet identifiant permet de mettre en relation des lignes de tableau avec les push (les lignes de la feuille 1, le formulaire principal).
• Si le push_parent_id vaut 3 par exemple, la ligne de tableau sera liée au(x) push dont le push_id est 3.

Le but est de pouvoir lier les lignes de tableau à préremplir avec les push.

Les lignes de tableaux à préremplir peuvent être identiques pour tous les push, dans ce cas-là, on a un push_id égal à 1 et un push_parent_id qui est aussi égal à 1.

Les lignes de tableaux à préremplir peuvent être différentes selon le push. Selon l’utilisateur par exemple, on peut vouloir pousser une information différente. Dans ce cas-là, le push destiné à un utilisateur et les lignes de tableaux qui lui sont destinées auront les mêmes identifiants.

Etape 3 : Cas pratiques des push avec tableaux

Cas 1 : Push avec des données identiques dans les tableaux

Le cas d’utilisation le plus simple serait d’envoyer le même contenu d’un tableau à différents utilisateurs.

Nous souhaitons envoyer 5 push à 3 utilisateurs différents : Amah, Baculard et Zanotti. Notre formulaire contient 2 tableaux : Articles et Inventaires.

Pour réaliser ce push, il suffit d’attribuer le même identifiant à chaque utilisateur concerné (push_id=1) et à chaque ligne du tableau (push_parent_id=1) comme l’illustre l’image suivante.

Dans ce cas les utilisateurs recevront les mêmes contenus pour les tableaux « articles » et « inventaires ».

Cas 2 : Push avec des données différentes dans les tableaux suivant le push

Dans ce second cas d’utilisation, on souhaite envoyer aux utilisateurs des données de tableaux différentes suivant le destinataire (l’utilisateur). Il suffira de distinguer les identifiants de push (push_id) pour filtrer les lignes des tableaux selon l’utilisateur.

Voici un exemple afin d’illustrer ce cas :

Nous souhaitons envoyer 5 push à 3 utilisateurs différents : Amah, Baculard et Zanotti. Notre formulaire contient deux tableaux : Articles et Inventaires.

• Notre premier push (A) destiné à Amah aura les deux tableaux complétés.
• Le second (B), lui aussi destiné à Amah, contiendra des données dans le second tableau uniquement (Inventaires).
• Le troisième (C), destiné à Baculard, aura une ligne complétée dans le premier tableau Articles et deux lignes complétées dans le second tableau Inventaires.
• Le quatrième push (D), destiné à Zanotti, aura une ligne complétée dans le premier tableau et une seconde ligne dans le deuxième tableau.
• Le dernier push (E), destiné à Baculard n’aura pas de tableau complété.

Pour cet exemple, les push A, B, C, D et E enverront respectivement les lignes de tableaux dont les push_parent_id correspondent aux push_id.

Par exemple, l’identifiant du push B est 2. L’utilisateur « amah » recevra donc un push avec le tableau « Articles » vide car aucune ligne du tableau Articles n’a de push_parent_id=2. Contrairement au push D dont le push_id=4, l’utilisateur Zanotti recevra un tableau « Articles » avec une ligne de tableau (push_parent_id=4) et une autre ligne dans le tableau « Inventaires » (push_parent_id=4).