Verstehen von Benutzergruppen und Gruppenleitern

Ordnen Sie Ihre Benutzer nach Spezifikationen, Standort, Niederlassung und weiteren Kriterien gemäß der Struktur Ihres Unternehmens und ernennen Sie einen Gruppenadministrator als Gruppenleiter.

Benutzergruppen

Konkretes Beispiel

Die Regionaldirektorin eines Dienstleistungsunternehmens möchte Kizeo Forms an ihren verschiedenen Standorten einführen. Zu ihren Anforderungen gehört, dass sie die Formulare für jeden Standort verwalten kann. Um Zeit zu sparen, wird sie die Benutzer nach Gruppen zusammenfassen, d. h. Gruppe = Standort.

Aus organisatorischen Gründen wird nur ein Kizeo Forms-Konto erstellt. Es wird von der Regionaldirektorin verwaltet, die somit die Administratorin des Kontos ist. Das Konto umfasst zunächst etwa ein Dutzend Benutzer, die auf zwei Gruppen und Untergruppen verteilt sind. Jede Gruppe entspricht einem Standort.

Schritt 1 : Erstellen der Gruppen

1. Zunächst müssen Sie Ihre Benutzer und Gruppenleiter erstellen.

📖 Weitere Informationen finden Sie in unserem Tutorial zur Erstellung von Benutzern und in unserem Tutorial zu Gruppenleitern

• Gehen Sie im Menü [Meine Administrationsoberfläche] zu [Meine Benutzer], klicken Sie auf [Benutzer erstellen] und füllen Sie die erforderlichen Informationen aus.
• Um die Erklärung zu erleichtern, hängt der Name unserer Benutzer und Gruppenleiter von der Gruppe ab, der sie angehören.

2. Anschließend erstellen Sie Ihre Gruppen.

• Gehen Sie im Menü [Meine Administrationsoberfläche] zu [Benutzergruppen].
• Klicken Sie auf [Neue Nutzergruppe] und konfigurieren Sie Ihre neue Gruppe.
• Vergessen Sie nicht, Ihre Einstellungen zu speichern.

3. Nach der Erstellung mehrerer Gruppen wird die Hierarchie sichtbar..Die Gruppen, die der übergeordneten Gruppe „Firmenkonto“ angehören, werden ganz links positioniert.

• Klicken Sie auf das Zahnradsymbol, um die Zusammensetzung der Benutzergruppe hinzuzufügen/zu ändern.

4. Ihre Benutzer und Gruppenleiter erscheinen im unteren Teil des Bildschirms.

• Sie können die Rollen über das Dropdown-Menü [Rollen] ändern.
• Wenn Sie einen Benutzer aus der Gruppe entfernen möchten, klicken Sie auf das Papierkorbsymbol.

Schritt 2 : Zuweisen der Rechte

Nachdem Ihre Gruppen erstellt wurden, müssen Sie die Rechte für jedes Formular den jeweiligen Gruppen zuweisen. Gehen Sie dazu wie folgt vor :

• Gehen Sie zu [Formulare] und dann zu [Meine Formulare], und klicken Sie auf die Schaltfläche [Rechte], die sich in der Zeile des Formulars befindet.
• Es öffnet sich ein Fenster mit dem Register [Gruppen].
• Sie können Zugriffsrechte auf ein Formular erteilen, indem Sie eine oder mehrere Benutzergruppen hinzufügen. Dadurch erhalten alle Benutzer der Gruppe Zugriff auf das jeweilige Formular.
  Die Gruppenleiter können auch die von ihren Gruppenmitgliedern eingegebenen Daten einsehen. Sie haben jedoch keinen Zugriff auf die Daten der Benutzer, die manuell hinzugefügt wurden (über das Register [Benutzer]).
• Das Register [Zusammenfassen] ermöglicht es Ihnen, eine Übersicht über die Benutzer zu erhalten, die auf das Formular zugreifen können :
• Wenn Sie auf die Lupe neben jedem Benutzer klicken, können Sie den Grund erfahren, warum der Benutzer Zugriff auf dieses Formular hat :
  • Der Benutzer kann auch den Status eines Administrators haben:[Kizeo Forms-Benutzer mit Administratorstatus]
  • Der Benutzer ist Teil einer Benutzergruppe, die im Register [Gruppen] hinzugefügt wurde:
  • Der Benutzer wurde manuell im Register [Benutzer] hinzugefügt:[Kizeo Forms-Benutzer manuell hinzugefügt]