Créer un rapport Word Personnalisé

Par défaut, le document PDF synthétise et organise vos informations sur une feuille à forme impersonnelle. C’est le PDF standard.

Mais il est possible de personnaliser ce document avec l’en-tête, les dispositions, la police, le style, etc. que vous voulez. Kizeo Forms vous donne une totale liberté quant à la rédaction de votre propre rapport final. 

Pour ce faire, vous allez devoir manipuler quelques termes techniques… mais rien de grave ! Les 3 étapes ci-dessous vous aideront à obtenir un compte-rendu qui vous ressemble.

Étape 1 : Création d’un Word personnalisé

Vous allez créer ce que nous appelons un Word personnalisé. Vous utiliserez le logiciel Microsoft Word, de 2007 au minimum. Si vous ne possédez pas la suite bureautique de Microsoft Office, vous pouvez télécharger la version d’essai, vous offrir le pack complet sur le site du partenaire ou utiliser l’application gratuite office online.

Pour personnaliser votre rapport, vous aurez aussi besoin de connaître les balises des éléments de votre formulaire.  Les balises représentent le code de référence de chaque élément (ex : ##client##).

• Ouvrez une page vierge Word ou téléchargez et utilisez l’exemple proposé par Kizeo (il est présent dans l’onglet Exports section Word bouton [Ajouter un nouvel export] puis [Télécharger l’exemple]). L’avantage de cet exemple est qu’il comprend toutes les balises de votre formulaire, correctement rédigées.

Positionnez votre souris sur l’icône représentant une page avec une flèche.

Le titre de l’icône apparaît. Cliquez pour accéder au menu des exports.

Cliquez sur « Ajouter un nouvel export ».

Sélectionnez « Télécharger l’exemple »

• Élaborez votre document selon ce que vous souhaitez obtenir en insérant (manuellement) les balises là où vous voulez qu’elles affichent l’information. Vous voulez, par exemple, que le nom et le prénom de votre client se trouvent sur la même ligne, il vous suffit alors de placer les balises des éléments Nom et Prénom côte à côte dans votre Word.
• Vous avez également la possibilité d’intégrer du texte, des couleurs, des images, etc.
• De la même façon, vous pouvez ne pas faire apparaître certains éléments dans vos rapports ; comme des informations nécessaires pour la gestion de vos données mais n’apportant aucun intérêt au client par exemple.

Étape 2 : Les astuces pour réaliser votre document

Afin d’aller encore plus loin dans la personnalisation de votre rapport, nous vous conseillons de consulter notre tutoriel sur les Balises.

Intégrer les données d’un tableau Kizeo Forms

Les données en lignes 

• Insérez un tableau avec autant de colonnes que nécessaires et deux lignes.
• Sur la première ligne nommez vos colonnes.
• Sur la deuxième ligne insérez les balises là où vous voulez que s’affiche l’information.

Par exemple :

La ligne des balises va s’afficher autant de fois que de lignes saisies.

Les données en colonnes

• Insérez un tableau avec autant de lignes que nécessaires et deux colonnes.
• Dans la première colonne nommez vos lignes.
• Dans la seconde colonne, insérez vos balises là où vous souhaitez que s’affiche l’information.

La colonne des balises va s’afficher autant de fois que de lignes saisies lors de la saisie. La colonne avec les titres se répétera également.

En bloc

• Faites insérer un tableau avec cette fois-ci qu’une seule cellule.
• Insérez les balises, les unes en dessous des autres dans cette même cellule.

A l’export, les données apparaîtront sous forme de « blocs », comme sur le PDF standard.

La gestion des photos/dessins multiples dans les tableaux.

Vous pouvez intégrer des photos ou des dessins multiples dans des tableaux Kizeo Forms.
Il vous suffit pour cela d’intégrer autant de fois que de photos/dessins saisis cette balise : ##balise:n## (n étant le numéro de la photo/du dessin) dans le Word personnalisé.
Vous avez plusieurs possibilités : d’insérer les balises dans une même case, de les séparer ou de les mettre à la ligne. Voyez l’exemple ci-dessous.

NB : ##balise:1## ou ##balise## affichent toutes deux le premier élément.

L'affichage des numéros des lignes dans un tableau

Vous pouvez afficher les numéros des lignes d’un tableau avec la balise ##_line_number##. Cette balise fonctionne uniquement s’il n’y a qu’un seul tableau.

Si vous avez plusieurs tableaux, vous pouvez utiliser la balise ##_line_number:tableau1## où « tableau1 » est la balise du tableau concerné.

Gérer l’affichage dans votre document personnalisé

La suppression d'un paragraphe en cas de données vides ou cachées.

Si un champ est vide (pas de saisie sur mobile) ou invisible (dû à uneCondition de visibilité) vous pouvez choisir de supprimer entièrement un paragraphe de votre document Word.

Étape 1 : Activer l’option

Une option est à cocher dans chaque champ concerné, soit chaque champ qui potentiellement doit être supprimé du document personnalisé si la donnée est vide ou invisible. Dans l’onglet Avancé cochez : ‘Suppression du paragraphe dans le Word personnalisé si donnée vide ou invisible’.

Étape  : Bien rédiger son Word personnalisé

Une fois l’option cochée, il vous reste à bien rédiger votre modèle Word pour que les ‘paragraphes’ vides ou invisibles n’apparaissent pas dans votre export final.

Nous entendons donc "paragraphe" au sens de Word, c’est à dire que :

• Nous restons dans le même paragraphe lorsque nous faisons Shift + Entrée pour aller à la ligne.
• Nous sommes dans un paragraphe différent lorsque nous faisons Entrée pour aller à la ligne.

Paramétrage :

• Si la balise se trouve sur la même ligne que son titre, et si l’option de suppression est cochée, la ligne entière sera supprimée.
• Si elle se trouve sous son titre, mais dans le même ‘paragraphe’, alors le paragraphe entier sera supprimée si la donnée est vide ou invisible.
• Si la balise se trouve sous son titre, mais pas dans le même ‘paragraphe’, alors le titre restera sur l’export final.

Voici un aperçu sous Word avec l’option ¶ au travers de différents cas de saisie possibles :

De manière générale, lorsque nous appuyons sur Entrée, Word change de paragraphe et, lorsque nous appuyons sur Shift + Entrée, il reste dans le même paragraphe.

Afficher ou masquer une partie de votre document personnalisé en cas de données vides ou cachées.

Une fois votre document terminé, il devrait ressembler à l’exemple ci-dessous :

Etape 2 : L’import du Word personnalisé

• Retournez sur votre formulaire.
• Suivez le même chemin que pour télécharger l’exemple d’export Word.

• Chargez votre modèle Word en cliquant dans la zone en pointillé.

• Fermez la fenêtre en cliquant sur « Enregistrer ».

Etape 3 : L’export des données

Maintenant, visualisez le résultat. Rendez-vous sur la page Données -> Historique de votre menu. Sélectionnez votre formulaire puis cliquez sur le bouton Action et Word ou PDF personnalisé selon votre besoin.

Vous pouvez également renommer et personnaliser vos fichiers d’exportation.