Créer des Utilisateurs

Apprenez à ajouter et gérer des utilisateurs dans votre espace Kizeo Forms depuis l’interface web.

 1. Vérifiez votre abonnement

La création d'utilisateurs nécessite d'avoir des licences disponibles. Afin de le vérifier, vous devez vous rendre sur la page d’accueil de l'Interface Web. Sur la seconde ligne, vous avez le nombre d'utilisateurs sur le nombre de licences total. 

Par exemple, 12/20 signifie que vous avez 12 utilisateurs actifs pour 20 licences. Vous pouvez donc activer encore 8 utilisateurs.

Dans le cas où vous auriez activé la totalité des licences, vous devrez souscrire un nouvel abonnement. 

2. Créez un Utilisateur

Tout d'abord, rendez vous dans le menu [Mon interface d'administration], puis sur l'onglet [Mes utilisateurs]. Cliquez sur le bouton [+ Créer un utilisateur] présent en haut de la page.

Remplissez tous les champs disponibles.

Il est recommandé de saisir une adresse e-mail afin que votre utilisateur puisse définir son mot de passe via un lien envoyé automatiquement sur sa messagerie. Dans ce cas, vous n'êtes pas obligé d'en saisir un lors de la création de l'utilisateur.

2.1 Les différents profils

Vous définissez le ou les profils en cochant les cases Utilisateur, Chef de groupe et Administrateur. Les combinaisons suivantes sont possibles :

• Utilisateur uniquement,
• Chef de groupe uniquement,
• Administrateur uniquement,
• Utilisateur et Chef de groupe,  
• Utilisateur et Administrateur,
• Chef de groupe et Administrateur.

1. Utilisateur : il saisit des données sur son mobile depuis l'application Kizeo Forms ou depuis l'Interface Web. Une licence doit être disponible afin de pouvoir créer un nouvel utilisateur.

2. Chef de Groupe : il peut créer et modifier des Utilisateurs, des Groupes d'Utilisateurs et des Formulaires. Son profil lui permet également de voir les données saisies par les membres de son groupe. Il est rattaché à un Groupe principal. Il n’est pas nécessaire de lui affecter une licence s’il ne doit pas saisir de données.

3. Administrateur : il gère le compte Kizeo Forms dans sa globalité. Il n’est pas nécessaire de lui affecter une licence s’il ne doit pas saisir de données.

Lorsque vous avez défini le(s) profil(s), vous pouvez cliquer sur le bouton [Valider] et revenir sur la page [Mes utilisateurs], ou alors, cliquer sur le bouton [Paramètres avancés] pour accéder aux autres onglets de la fiche.

2.2 Les différents onglets

• Informations personnelles : vous pouvez modifier les informations précédemment saisies, définir la langue et ajouter des notes.
• Champs personnalisés : cet onglet n'est visible que si au moins un champ personnalisé a été créé.
• Changer le mot de passe : vous pouvez changer le mot de passe ou envoyer un e-mail à l’utilisateur afin qu’il le définisse lui même.
• Gestion des groupes : c'est dans cet onglet que vous attribuez un ou plusieurs groupes à votre utilisateur/chef de groupe. Si aucun groupe n'est créé, cet onglet ne sera pas visible.
• Propriétaire : Par défaut, le propriétaire est le Compte Entreprise, aussi, seuls les Administrateurs peuvent modifier l'utilisateur. Cependant vous pouvez sélectionner un groupe qui deviendra propriétaire de l’utilisateur.  Dans ce cas, les Chefs de Groupe appartenant au groupe pourront modifier l'utilisateur. 

L'Utilisateur est maintenant créé, pensez à lui attribuer des droits d’accès aux formulaires.