Saisir des données

Bienvenue dans ce tutoriel sur l'application mobile Kizeo Forms. Ce guide vous accompagne dans la saisie d'une Donnée.

Depuis l'onglet Formulaires, cliquez sur le Formulaire à partir duquel vous souhaitez saisir une donnée.

Selon le paramétrage du formulaire, des champs peuvent contenir une valeur par défaut, être masqués et s’afficher sous certaines conditions. Ils peuvent également avoir une obligation de saisie sans quoi l'envoi de la donnée est impossible.
Il existe 26 types de Champ : Champ de saisie, Date et heure, Photo, Tableau, Signature etc...

1. Les "Trois points"

Un bouton représenté par Trois points et présent en haut à droite de la page vous donne accès à Plus d'options.

• Activer le mode restreint. Ce mode permet la saisie de données sur un formulaire sans que l’utilisateur puisse naviguer dans l’application. Ainsi, il ne peut pas sortir du formulaire, consulter l’historique, accéder à la galerie ou aux paramètres.
• Réinitialiser la saisie permet de supprimer le contenu de la donnée. Attention, cette action est irréversible. Cependant vous pouvez changer d’avis et cliquer sur Annuler.
• Liste des séparateurs : en cliquant sur un séparateur, vous accéder directement à la section voulue.

2. Pendant la saisie

Tout au long de la saisie, une sauvegarde s’effectue en local sur l'appareil dès qu’un caractère est saisi, avec un délai de 2 secondes.
Ainsi, si vous retournez sur la liste des formulaires, votre saisie est conservée.
Sur la ligne du formulaire vous pouvez voir l'indication Une saisie est en cours.
Pour reprendre la saisie, vous devez cliquer sur la ligne. Vous avez le choix entre les trois options suivantes :
Annuler : cela annule l'ouverture de donnée et vous restez sur la page Formulaires,
Effacer et saisir : efface complètement le contenu de la donnée et vous devez la reprendre intégralement,
Continuer la saisie : vous reprenez la saisie où vous en étiez.

3. Les Photos

Tout d'abord, nous vous recommandons l'utilisation de l'appareil photo de l'application plutôt que celui du mobile, et ce afin de bénéficier du paramétrage mis en place par l'Administrateur.

Pour insérer des photos dans votre donnée, vous pouvez, soit aller la chercher dans la galerie, soit prendre la photo directement.

Le bouton [Galerie] donne accès par défaut à la galerie de l’application, cependant, si vous souhaitez mettre une photo de la galerie de votre mobile, il suffit de cliquer sur le bouton [Appareil].
Il est à savoir que l'Administrateur peut bloquer l'accès à la galerie du mobile depuis les options du formulaire.

Le bouton [Caméra] permet la prise de vue. Vous avez le choix entre trois formats, 16:9, 4:3 ou 1:1. Pour obtenir une photo de qualité, nous vous recommandons le 16:9.
Vous pouvez zoomer, activer le flash, passer en mode selfie. De plus, un outil de recadrage permet d'obtenir une meilleure qualité si vous prenez en photo un document. Cependant, celui-ci est inactif s'il y a des incrustations de texte sur la photo, comme le filigrane.

Selon le paramétrage du champ :

• Vous pouvez être contraint de la prendre en mode Paysage ou, au contraire, en mode Portrait
• La date et l'heure peuvent s'afficher en filigrane en bas de la photo.
• Il est possible de géolocaliser automatiquement la photo au moment de la prise de vue.
• La géolocalisation peut également s'afficher en filigrane en bas de la photo.

4. Le tableau

L'élément Tableau s'avère utile lorsque vous devez saisir une même séquence de champs à plusieurs reprises.

Le bouton [+] sert à créer de nouvelles lignes. Au fur et à mesure, le nombre de lignes s'affiche à droite du nom du tableau.
Pour consulter l'ensemble du tableau, vous pouvez cliquer, soit sur le bouton [nombre de lignes], soit sur le bouton [Voir tout].

Deux modes d'affichage vous sont proposés :

• Le mode liste : les lignes sont séparées et pour chacune d'elle, vous disposez d'une corbeille et du bouton de duplication.

• Le mode grille : les lignes sont présentées sous forme de grille. En cliquant sur l'oeil, vous pouvez masquer la ou les colonnes vides.

Le bouton [+] et la barre de recherche sont communs aux deux modes d'affichage. Vous pouvez ainsi créer de nouvelles lignes ou afficher uniquement celles qui contiennent un élément en particulier.

5. Les actions possibles

Des boutons, présents en bas de la page, vous permettent de verrouiller la saisie, l'enregistrer en brouillon, la transférer et l'envoyer.

5.1 Verrouillage de la donnée

Vous pouvez verrouiller votre donnée pendant la saisie. Cela peut vous éviter toute modification accidentelle.
Une fois activé, le bouton [Verrouiller] change et devient [Déverrouiller]. Il suffit de cliquer dessus pour reprendre la saisie. Le verrouillage reste actif tant que vous ne quittez pas la saisie, en revanche, si vous retournez sur la page Formulaires et que vous rouvrez la donnée, elle ne sera plus verrouillée.

5.2 La mise en brouillon

Si vous ne souhaitez pas terminer votre donnée et la reprendre plus tard, vous pouvez l'enregistrer en brouillon. Elle est alors sauvegardée sur notre serveur.
Lorsque vous cliquez sur le bouton [Brouillon], la notification Formulaire sauvegardé en brouillon s’affiche en bas de page.
Pour reprendre la saisie, vous devez vous rendre dans l'onglet [Brouillons] de la page [Données].

5.3 Transfert de la donnée

Si le paramétrage du formulaire le permet, vous pouvez transférer la donnée à un autre utilisateur. Sélectionnez simplement l’utilisateur dans la liste et cliquez sur le bouton [Transférer].

Si vous avez du réseau, une première notification affiche En cours d’envoi, suivie de la seconde Le formulaire a été transféré.
La donnée est alors transférée au destinataire et vous pouvez la retrouver dans les données Envoyées.
En revanche, si vous n'avez pas de réseau au moment du transfert, la donnée reste dans les données En attente. Elle partira automatiquement lorsque le mobile sera à nouveau connecté.

Vous pouvez alors commencer une autre saisie, changer de page ou fermer l'application.

5.4 Envoi de la donnée

A la fin de votre saisie, vous n'avez plus qu'à cliquer sur le bouton [Envoyer] représenté par un avion en papier.

Si vous avez du réseau, une première notification affiche En cours d’envoi, suivie de la seconde Le formulaire a été envoyé.
La donnée remonte alors dans le Back-office et vous pouvez la retrouver dans les données Envoyées.
En revanche, si vous n'avez pas de réseau au moment de l'envoi, la donnée reste dans les données En attente. Elle partira automatiquement lorsque le mobile sera à nouveau connecté.

Vous pouvez alors commencer une autre saisie, changer de page ou fermer l'application.

Pour plus de détails, consultez les autres tutoriels disponibles dans la section dédiée à l'application mobile L'Application mobile

FAQ

Je n'ai pas accès à la galerie, dans le champ Photo, il n'y a que le bouton Caméra.
L'Administrateur a du activer la localisation des photos, l'affichage de la date et heure et/ou la géolocalisation en filigrane, ou encore imposer le sens de la prise de vue.
Pour répondre à ces exigences, il est impératif que la photo soit prise au moment de la saisie de la donnée. La galerie n'a donc aucune utilité.