La gestion de stock avec les Listes Avancées

Ce tutoriel vous explique comment faire de la gestion de stock avec les Listes Avancées grâce à l'incrémentation/décrémentation.

Le principe est simple, voici les pré-requis :

• Créer une Liste Avancée, soit à partir d'une liste vierge, soit à partir d'un fichier Excel.
• Avoir un formulaire avec un champ liste qui pointe vers cette liste.
• Configurer, sur le formulaire, une ou des automatisations de Liste Avancée.

Cas d'usage

Vos devez préparer un bon de commande pour de l'outillage et vous souhaitez que le stock se mette à jour à l'enregistrement de la donnée.

Le formulaire comprend les champs suivants :

• Un champ Liste pour sélectionner l'outillage. C'est le label.
• Deux champs Référence pour la quantité disponible en stock et le prix.
• Un champ Compteur pour saisir le nombre d'articles sortis du stock.
• Un champ Calcul affiche le prix total.

Accès à la configuration de l'Automatisation

• Tout d'abord, rendez vous dans le menu [Formulaires], puis sur l'onglet [Mes formulaires].
• Cliquez sur le bouton [Modifier] du formulaire concerné.
• Le bouton d'accès à la configuration des automatisations est présent en haut, à droite de la page de création du formulaire.
• Pour créer une automatisation, il vous suffit de cliquer sur le bouton [+] dans le bloc [Liste Avancée].

La fenêtre de création se compose de deux parties :

• La partie centrale permet de mettre en place le paramétrage,
• La partie de droite est un récapitulatif qui se complète au fur et à mesure que vous avancez dans les étapes.

Les étapes de la configuration

La configuration de l'automatisation se fait en 4 étapes. Vous devez impérativement cliquer sur le bouton [Valider et continuer] pour passer d'une étape à l'autre.

Etape 1 : Liste
Cette étape consiste à choisir la Liste Avancée à mettre à jour.

Etape 2 : Action
Vous avez le choix entre ajouter ou modifier une ligne. Pour notre cas d'usage, sélectionnez [Modifier une ligne].
Vous devez ensuite indiquer le champ liste du formulaire qui pointe vers la Liste Avancée.

Etape 3 : Mapping
Le mapping est l'association des colonnes de la liste avec les champs du formulaire.
Il est à savoir que seul(s) le(s) champ(s) en dehors d'un tableau peuvent être sélectionnés. Vous n'êtes pas obligés de mapper toutes les colonnes de la liste avec tous les champs du formulaire.

Vous disposez des trois opérateurs suivants :
: pour remplacer le contenu d'une colonne de la liste.
: - pour décrémenter la valeur d'une colonne de la liste.
: + pour incrémenter la valeur d'une colonne de la liste.

Etape 4 : Conditions de déclenchement
Vous pouvez sélectionner une ou plusieurs conditions de déclenchement parmi les suivantes :

• Enregistrement,
• Modification,
• Transfert.

Pour éviter que la liste soit mise à jour par erreur et par tout le monde, il convient de définir un ou des filtres dans les conditions d'envoi avancées.
Par exemple, vous souhaitez que la Liste Avancée soit mise à jour uniquement avec le contenu des données d'un utilisateur en particulier.

Il ne reste plus qu'à cliquer sur le bouton [Enregistrer], la configuration est maintenant créée.

L'animation ci-dessous vous propose de découvrir en images la configuration d'une automatisation pour déclencher la mise à jour automatique de votre Liste Avancée.
C'est simple, il suffit de cliquer sur la pastille verte pour passer à l’image suivante.

Il ne vous reste plus qu'à saisir des données puis à consulter les modifications dans votre liste.

Pour en savoir plus sur les possibilités des Listes Avancées, n'hésitez pas à consulter nos tutoriels Ajouter une ligne dans une Liste Avancée et Modifier une ligne dans une Liste Avancée.

FAQ

• Question 1 ?

Oui ou non