Comprendre les Groupes d’Utilisateurs et les Chefs de Groupe

Regroupez vos Utilisateur par spécificité, localisation, filiale et autre suivant la structure de votre entreprise et nommez un Administrateur de groupe comme Chef de Groupe.

Les Groupes d’Utilisateurs

Cas concret

La Directrice Régionale d’une entreprise de services souhaite déployer Kizeo Forms sur ses différents sites. Parmi ses besoins, elle doit pouvoir gérer les formulaires de chaque site. Pour gagner du temps, elle regroupera les Utilisateurs par groupe, donc groupe = site.

Pour des raisons d’organisation, un seul compte Kizeo Forms est créé. Il est géré par la Directrice Régionale qui est donc l’Administrateur du compte. Le compte comprendra une douzaine d’utilisateurs pour commencer, répartis en deux groupes et sous-groupes. Chaque groupe correspondant à un site.

Étape 1 : Création des groupes

1. Avant tout, vous devez commencer par créer vos Utilisateurs et Chefs de Groupe.

📖 Pour plus d'information, consultez notre tutoriel sur la création d'Utilisateurs et notre tutoriel sur les Chefs de Groupe.

• Depuis le menu [Mon interface d’administration] puis [Utilisateurs], cliquez sur [Créer un utilisateur] et complétez les informations demandées. 
• Afin de faciliter l’explication, le nom de nos utilisateurs et chefs de groupe dépend du groupe auquel ils appartiennent.

2. Vous allez ensuite créer vos groupes.

• Depuis le menu [Mon interface d’administration] cliquez sur [Groupes d’utilisateurs].
• Cliquez sur [Nouveau groupe d’utilisateurs] et configurez votre nouveau groupe.

• N’oubliez pas d’enregistrer vos réglages.

3. Suite à la création de plusieurs groupes, vous pourrez voir la hiérarchie apparaître. Les groupes appartenant au groupe parent Compte entreprise se positionnent à l’extrême gauche.

• Cliquez sur la roue crantée afin d’ajouter/modifier la composition du groupe d’utilisateurs.
  

4. Vos utilisateurs et chefs de groupes apparaissent dans la seconde partie de l’écran.

• Vous pouvez modifier les rôles via le menu déroulant [Rôles].
• Si vous souhaitez supprimer un utilisateur du groupe, cliquez sur la poubelle.

Étape 2 : Attribuer les droits

Maintenant que vos groupes sont créés, il faut attribuer les droits par formulaires à chaque groupe. Pour cela :

• Allez dans [Formulaire] puis [Mes Formulaires], et cliquez sur le bouton [Droits] qui se trouve sur la ligne du formulaire.
• La fenêtre s’ouvre sur l’onglet [Groupes].
• Vous pouvez donner les droits d’accès à un formulaire en ajoutant un ou plusieurs groupes d’utilisateurs. Ainsi, l’ensemble des utilisateurs du groupe auront accès au formulaire en question.
  Les chefs de groupes pourront également voir les données saisies par les utilisateurs appartenant à leur groupe. Ils ne peuvent cependant pas accéder aux données saisies par les utilisateurs ajoutés manuellement (via l’onglet [Utilisateurs]).

• L’onglet [Récapitulatif] vous permet d’avoir un visuel des utilisateurs qui ont accès au formulaire :

• En cliquant sur la loupe en face de chaque utilisateur vous pourrez connaître la raison pour laquelle l’utilisateur a accès à ce formulaire :
  • L’utilisateur peut également avoir un statut d’Administrateur :
    

    
    

  • L’utilisateur fait partie d’un groupe d’utilisateurs ajouté dans l’onglet [Groupes] :
    

    
    

  • L’utilisateur a été ajouté manuellement dans l’onglet [Utilisateurs] :