La Signature Électronique DocuSign sur Kizeo Forms

Découvrez comment sécuriser vos données grâce à l'outil de Signature Électronique DocuSign, disponible dans Kizeo Forms.

Qu'est-ce que la Signature Électronique ?

L’Intégration DocuSign simplifie et sécurise la collecte de signatures électroniques à travers vos formulaires Kizeo Forms.

Elle offre une solution complète pour envoyer, suivre et gérer le statut de signature des documents. Elle permet de recueillir facilement des signatures certifiées pour divers documents tels que les contrats, accords et documents légaux.

La plateforme DocuSign garantit la validité légale des signatures électroniques, en respectant les normes réglementaires eIDAS et en assurant une signature électronique conforme et sécurisée.

Mise en place de DocuSign sur Kizeo Forms

Prérequis :

• Vous devez avoir un compte DocuSign.
• Depuis l’Interface d'administration Kizeo, seul un Administrateur peut associer un compte Kizeo Forms à un compte DocuSign pour que tous les utilisateurs du compte puissent ensuite utiliser l’intégration.

La mise en place se fait en deux temps.

1. La connexion au compte DocuSign

Pour connecter Kizeo Forms à un compte DocuSign, vous devez être Administrateur. Rendez-vous dans le menu [Mon Interface d'Administration] puis sélectionnez l’onglet [Intégrations].

2. La création d'une Automatisation

Pour créer une Automatisation, vous devez être Administrateur ou Chef de Groupe avec les droits de création/modification de formulaires.

L’accès au paramétrage se fait par la touche [Configuration des automatisations] qui se trouve en haut à droite de la [Conception du formulaire].
Dans le cadre réservé à la Signature Électronique, cliquez sur [+ Ajouter] pour créer une nouvelle configuration. Celle-ci se fait en 4 étapes.

Étape 1 : Le choix du prestataire

Sélectionnez le prestataire DocuSign.

Étape 2 : Le choix de l'export

La signature électronique ne peut se faire que sur un seul export et le format est toujours du PDF. C’est pourquoi le PDF Standard vous est proposé par défaut, mais vous pouvez sélectionner un export personnalisé si vous le souhaitez.

Étape 3 : Le choix des signataires

Le signataire n’est pas forcément un utilisateur de Kizeo Forms, il s’agit juste de la personne qui reçoit l’e-mail de DocuSign afin de signer le document PDF.

Renseignez les coordonnées des signataires en saisissant les champs obligatoires : Prénom, Nom, Email et Téléphone. Elles peuvent être renseignées manuellement ou à l’aide des balises du formulaire. La liste des balises est disponible dans l’onglet [Information] qui se trouve dans les options du formulaire.

S’il y a plusieurs destinataires, définissez l’ordre dans lequel ils doivent signer le document. Une demande de signature leur sera envoyée selon la méthode de notification choisie.

Les touches à connaître sont :

• La touche [ ✔️ ] permet de valider le signataire.
• La touche [📝] permet de modifier le signataire. Cette touche n'apparaît qu'à partir du moment où le signataire est validé.
• La touche [➖] permet de supprimer un signataire.
• La touche [➕] permet de créer un signataire supplémentaire.
• La touche [⬆️] permet de faire remonter le signataire dans la liste.
• La touche [⬇️] permet de faire descendre le signataire dans la liste.

Les différents cas de figure :

• Vous utilisez les balises de plusieurs champs : le mail est envoyé à tous les signataires, selon l’ordre défini dans la Configuration de Signature Électronique.
• Vous utilisez la balise d’un champ Liste de type Multiple : pas d’envoi de mail.
• Vous utilisez la balise d’un champ d’un Tableau : le mail est envoyé uniquement au signataire saisi sur la 1ère ligne du tableau.

Étape 4 : Les conditions d'envoi

Kizeo Forms transmet l’export à DocuSign à l’enregistrement et/ou à la modification de la donnée. C’est ce que l’on appelle les conditions d’envoi. Les conditions avancées permettent de conditionner l’envoi grâce à 3 types de filtres : Filtre simple, Filtre de date dynamique et Filtre paramétré.

Il est tout à fait possible de définir plusieurs filtres et de les combiner avec les fonctions logiques ET, OU, voire les deux.

Les touches à connaître sont :

• La touche [✔️] permet de valider la condition.
• La touche [📝] permet de modifier la condition. Cette touche n’apparaît qu’à partir du moment où la condition est validée.
• La touche [➖] permet de supprimer une condition.
• La touche [] permet de dupliquer une condition de type OU. Au moins une condition doit être vérifiée pour que la donnée soit pushée.
• La touche [➕] permet de créer une condition de type ET. Dans ce cas, toutes les conditions doivent être vérifiées pour que la donnée soit pushée.
• La touche [Ajouter une condition] permet de créer une condition de type OU.

Présentation de la configuration des Automatisations

Grâce aux différents boutons, vous pouvez activer, désactiver, modifier, copier et supprimer la ou les configurations.
La configuration est nommée, par défaut, Signature électronique. Si vous créez plusieurs configurations sur le même formulaire, un chiffre s’incrémente entre parenthèses : Signature électronique, Signature électronique (1), Signature électronique (2) etc…

Pour le modifier, il suffit de cliquer dessus, de saisir un nouveau nom puis de le valider en cliquant sur la coche verte. La croix rouge sert à annuler la modification.

Le déroulement de la validation de l'export PDF

Conformément aux conditions définies dans la configuration de l’Automatisation Signature Électronique, Kizeo Forms transmet l’export à DocuSign ainsi que la liste des signataires.

DocuSign déclenche alors l’envoi d’un mail au premier signataire pour l’inviter à signer l’export PDF directement sur la plateforme DocuSign. Après signature, DocuSign fait de même avec le signataire suivant et ainsi de suite jusqu’à ce que l’export soit signé par tous les signataires. Une fois toutes les signatures effectuées, l’Administrateur du compte DocuSign reçoit un e-mail de DocuSign pour l’informer que le document est signé.

L'historique de la donnée

Depuis le menu [Historique de la donnée], la touche icone-docusign permet de savoir si l’envoi du mail a été réalisé et s’il est réussi. Même s’il y a plusieurs envois de mails, l’historique n’affiche qu’une seule ligne.

Mini FAQ

• Y a-t-il des frais additionnels associés à l'Intégration DocuSign?

Non, l'Intégration DocuSign n'entraîne pas de coût supplémentaire sur votre abonnement Kizeo Forms.
Veuillez noter qu'un compte DocuSign est requis pour pouvoir configurer cette intégration. DocuSign est une plateforme de gestion de signatures électroniques et son utilisation nécessite un abonnement distinct.

• Comment l'intégration DocuSign à Kizeo Forms garantit-elle la validité légale des signatures électroniques ?

L'intégration de DocuSign sur Kizeo Forms répond aux exigences juridiques en vigueur et assure la validité légale des signatures électroniques grâce à la conformité aux normes réglementaires eIDAS (Identification électronique et services de confiance).
La solution DocuSign est conçue pour respecter ces normes, ce qui garantit la légalité, la conformité et la sécurité des signatures électroniques collectées au sein de vos formulaires Kizeo Forms.

• Quelles sont les étapes pour mettre en place l'Intégration entre DocuSign et Kizeo Forms ?

Dans un premier temps, vous devez vous connecter à votre compte DocuSign depuis l'onglet [Intégrations] du menu [Interface d’Administration].
Dans un second temps, une Automatisation de Signature Électronique doit être configurée depuis la page [Conception du formulaire]. Le prestataire choisi sera DocuSign.
Pour aller plus loin, veuillez vous reporter au § [Mise en place] présenté plus haut.

• Quel est l'avantage de l'Intégration entre DocuSign et Kizeo Forms ?

Grâce à cette Intégration, vos utilisateurs peuvent envoyer des documents à signer. L'historique de la donnée leur permettra de voir si la signature a été envoyée vers DocuSign ou non.
En revanche ils ne pourront pas suivre l'état des signatures. Seul la plateforme DocuSign le permet et il faut en être Administrateur.
Aucun compte DocuSign n’est nécessaire pour les signataires des documents via Kizeo Forms.

• Quels types de documents peuvent être signés électroniquement ?

L'Intégration permet la collecte de signatures électroniques pour une grande variété de documents, notamment dans la gestion des ressources humaines, la conclusion de contrats commerciaux, l’immobilier, les processus de vente et d'achat, les formulaires légaux et d'autres types de documents nécessitant des signatures officielles.

• Quelle est la différence entre une signature électronique Kizeo Forms et une signature électronique DocuSign ?

La signature électronique dans Kizeo Forms permet d'apposer une “signature manuscrite” sous forme de dessin ou d'image sur un formulaire numérique.
Bien que simple et rapide, cette signature n'a pas la même valeur légale qu'une signature électronique avancée. Elle convient aux signatures rapides sans risque légal.
En revanche, les signatures électroniques de DocuSign sont conçues pour être sécurisées, traçables et conformes aux réglementations telles que le Règlement eIDAS en Europe.
Elles offrent une valeur juridique pour les transactions financières et les documents légaux, avec un certificat de signature et une traçabilité numérique complète garantissant une validité légale prouvée en justice.