Comprendre et utiliser le Push Automatique

Découvrez comment envoyer automatiquement des données du formulaire A vers les formulaires B, C, D, etc grâce au Push Automatique.

Qu’est-ce que le Push Automatique ?

Le Push Automatique est une fonctionnalité appelée "automatisation". Celle-ci permet d’automatiser un push de données d’un formulaire vers un ou plusieurs autres. Ainsi les informations saisies dans le formulaire source sont copiées sur un ou plusieurs formulaires de destination, lors de la génération du push automatique.

Les données du formulaire source sont appelées les "Données Parents" et celles du ou des formulaires de destination sont les "Données Enfants". 

Quelques informations pratiques :

• L’utilisation de cette fonctionnalité nécessite une connexion internet pour que le push soit envoyé.
• Si l’on ne souhaite pas que le contenu de la donnée pushée puisse être modifié, il convient d’activer l’option Lecture seule en modification ou push dans l’onglet Avancé des champs concernés.
• Il est nécessaire que le formulaire source et les formulaires de destination aient les mêmes types de champs afin de les associer (Champ de Saisie avec Champ de saisie, Liste avec Liste etc.). En revanche, il n’est pas nécessaire que les champs portent le même nom. 
• Pour les champs de type Liste et Choix, il est impératif que leurs éléments de réponse soient exactement identiques sur tous les formulaires concernés.
• Il est possible de créer jusqu’à 25 automatisations sur le formulaire source.
• Une donnée peut être pushée à 25 utilisateurs en même temps. Il y a donc 1 donnée sur le formulaire source (donnée parent) et 25 données différentes sur le formulaire de destination (données enfants).

1. Mise en place

Création d'une automatisation

L’accès à la Configuration des automatisations se fait par la touchequi se trouve en haut, à droite de la conception du formulaire. Cliquez sur [+Ajouter] pour créer une nouvelle configuration.

Celle-ci se fait en quatre étapes :

Etape 1 : Le choix du Formulaire de destination

La liste des formulaires présents sur le compte vous est proposée, il suffit d’en sélectionner un.

Etape 2 : Le choix du destinataire

Pour ce qui est du ou des destinataire(s) du push automatique, vous avez les possibilités suivantes :

• Un utilisateur Kizeo Forms : celui-ci doit avoir les droits d’accès en saisie au formulaire de destination. Il suffit de le sélectionner dans la liste proposée.
• Utilisateur(s) Kizeo Forms renseigné(s) à partir d’un champ du formulaire source : si le champ est à l’extérieur d’un élément tableau, le push est envoyé à l’utilisateur saisi dans ce champ. En revanche, si le champ se trouve dans un tableau, le push est envoyé aux utilisateurs saisis sur chaque ligne du tableau. Cependant, la limite étant de 25 destinataires, seuls les utilisateurs des 25 premières lignes du tableau recevront le push.

Attention : pour le choix du destinataire renseigné à partir d’un champ du formulaire source, il est impératif de saisir l’identifiant de connexion de l’utilisateur et pas son nom.

Les champs éligibles sont : le champ de Saisie, le champ Liste, le champ Référence, le champ Calcul et le champ Choix, qu’ils se trouvent dans un élément Tableau ou non.

Etape 3 – L’association des champs

Sélectionnez le ou les champs du formulaire source à associer au(x) champ(s) du formulaire de destination à l’aide des touches  et  . Si vous souhaitez associer des champs placés dans un élément tableau, vous devez d’abord sélectionner le tableau des deux formulaires avant de sélectionner ses champs.

Si le type de champ sélectionné dans le formulaire source n’existe pas dans celui de destination, cette icône s’affiche :

Il est possible d’associer tout ou partie des champs, ou aucun.

Etape 4 : Les conditions d’envoi

Le push automatique se déclenche à l’enregistrement et/ou la modification de la donnée. C’est ce que l’on appelle les conditions d’envoi.

Les conditions avancées permettent de conditionner l’envoi du push grâce à trois types de filtres : filtre simple, filtre de date dynamique et filtre paramétré. Il est tout à fait possible de définir plusieurs filtres et de les combiner avec les fonctions logiques ET, OU, voire les deux. 

Les touches à connaître :

•  : permet de valider la condition
•  : permet de modifier la condition. Cette touche n’apparaît qu’à partir du moment où la condition est validée.
•  : permet de supprimer une condition
• : permet de dupliquer une condition de type OU. Au moins une condition doit être vérifiée pour que la donnée soit pushée.
• : permet de créer une condition de type ET. Dans ce cas, toutes les conditions doivent être vérifiées pour que la donnée soit pushée.
• : permet de créer une condition de type OU

Présentation de la fenêtre des automatisations

Le filtre se fait sur le type d’automatisation, ainsi vous pouvez afficher uniquement les configurations de push automatique par exemple. 

Grâce aux différents boutons, vous pouvez activer, désactiver, modifier, copier et supprimer les configurations. Leur nom est par défaut celui du formulaire de destination et si vous créez plusieurs configurations sur le même formulaire de destination, un chiffre s’incrémente entre parenthèses. Par exemple Formulaire B, Formulaire B (1), Formulaire B (2) etc… Pour le modifier, il suffit de cliquer dessus, de saisir un nouveau nom puis de le valider en cliquant sur la coche verte. La croix rouge sert à annuler la modification.

Vous pouvez créer jusqu’à 25 configurations de push automatique. L’indication x configuration(s) / 25 maximum autorisées s’affiche en dessous du type d’automatisation, x étant le nombre de configurations, qu’elles soient actives ou non.  Lorsque vous en avez crée 25, les boutons + Ajouter  et Copier sont désactivés et le message Vous avez atteint le nombre maximum de configurations autorisées s’affiche en bas de la page.

L’automatisation peut avoir l’un des trois statuts suivants :

•  : Il n’y a aucune configuration.
•  : Il y a une ou plusieurs configurations dont au moins une est active.
•  : Il existe une ou plusieurs configurations mais aucune n’est active.

2. Le parcours des données

L’utilisateur saisit une donnée depuis le formulaire source et l’envoie. Une notification l’informe que le formulaire a bien été envoyé et la donnée passe dans les données Envoyées de son application mobile.

En parallèle, et de manière complètement transparente pour l’utilisateur, la donnée est pushée au(x) destinataires, selon le paramétrage de la configuration du push automatique.

Chaque utilisateur de destination recevra la donnée dans la boîte de réception de son application mobile.

3. L’historique des données

La donnée saisie sur le formulaire source s’affiche avec son propre ID (donnée parent). En plus de la date et heure d’enregistrement et d’envoi du mail, l’historique de la donnée indique quand et sur quel(s) formulaire(s) de destination le push automatique a été réalisé.

Une nouvelle touche fait son apparition :. Celle-ci indique la présence de données liées (données enfants) ainsi que leur nombre. En cliquant dessus, on en déroule la liste avec les informations suivantes :

• Le nom du formulaire de destination : Il s’agit en réalité d’un bouton sur lequel vous pouvez cliquer, ce qui vous permet de basculer sur son historique.
• L’id de chaque donnée Enfant.
• L’identifiant de connexion de l’utilisateur qui l’a reçue.
• Le statut de la donnée.
• La date et heure de l’envoi du push automatique.

Il y a autant de lignes que de données pushées. Dans notre exemple, 1 donnée sur le formulaire source pour 9 sur celui de destination.

4. Le statut des données

Comme pour le push manuel, les données issues du push automatique peuvent avoir l’un des statuts suivants :

: La saisie à partir d’un formulaire (hors push) est terminée.

: Le push a été poussé vers le mobile de l’utilisateur, mais celui-ci n’a pas encore consulté sa boîte de réception.

: Le push est récupéré sur le mobile de l’utilisateur et celui-ci en a pris connaissance en rafraîchissant la boîte de réception.

: La saisie de la donnée pushée est terminée mais elle peut changer de couleur et devenir noire lorsque la donnée pushée est modifiée après enregistrement.

5. Les exports

Depuis l’historique des données, les formats d’exports suivants sont disponibles : Word, Excel, PDF standard et personnalisé, Excel liste standard et personnalisé, CSV standard et personnalisé, ainsi que les médias.

Dans le cas du push automatique, un export supplémentaire est proposé. Celui-ci se nomme PDF compilé et présente le contenu de la donnée parent suivi de celui de toutes les données enfants. Pour le télécharger il suffit de cliquer sur le bouton PDF Compilé, mais uniquement depuis l’historique des données du formulaire source.

De plus, il est obligatoire que le formulaire source ainsi que tous les formulaires de destination aient au moins un fichier d’export Word personnalisé sélectionné comme Export word par défaut. Si l’un d’entre eux n’en n’a pas, l’icône  s’affiche. En le survolant, vous pouvez voir le message Le PDF compilé ne peut pas être généré car il y a au moins un des exports Word personnalisés qui n’a pas été configuré par défaut.