Comprender y utilizar las listas jerárquicas de referencia

Simplifica tus formularios y complétalos más rápidamente gracias a la Lista Jerárquica-Referencial.

Una Lista Jerárquica Referencial es una Lista Jerárquica combinada con una Lista Referencial. Permite, tras una lista de varios niveles (9), completar automáticamente hasta 49 Campos de Referencia.

Caso concreto

Somos una empresa que entrega bienes destinados al personal sanitario. Contamos con un archivo de clientes y, para facilitar la entrada de datos en los formularios, deseamos poder seleccionar primero la región, luego el departamento, la ciudad y, finalmente, el cliente. Una vez seleccionado el cliente, su información se completaría automáticamente.

Paso 1: Crear una Lista Jerárquica-Referencial

Una Lista Jerárquica-Referencial debe ser una Lista Externa. Tienes dos opciones para crear esta lista: importarla desde un archivo Excel o ingresarla manualmente.

Crear la lista en Excel

Esta opción es recomendada para listas largas. No dudes en consultar nuestro tutorial sobre creación de Listas Externas desde Excel  para aprender cómo configurar tu lista Jerárquica-Referencial.

Ingresar manualmente tu Lista Jerárquica-Referencial

• Ve al menú [Listas externas] y luego [Crear una lista externa]. 
• O haz clic en el menú [Listas externas], luego [Mis listas externas] y después [Nueva lista]. 

• Asigna un nombre a tu lista e ingresa los elementos que la componen.
• Debes ingresar tu lista de la siguiente manera.

Auvergne-Rhône-Alpes\Clermont-Ferrand\Bernard|Lucas|45 place de l’église|Clermont-Ferrand|0457412367
Auvergne-Rhône-Alpes\Lyon\Martin|Chloé|25 rue de l’église|Lyon|0490236760
Auvergne-Rhône-Alpes\Lyon\Thomas|Alice|65 cours Jules Verne|Lyon|0487521478
Bourgogne-Franche-Comté\Beaune\Faure|Camille|98 rue des écoles|Beaune|0123454123
Bourgogne-Franche-Comté\Beaune\Lefevre|Timéo|43 rue du château|Beaune|0412347895
BBourgogne-Franche-Comté\Beaune\Richard|Raphaël|76 place de la mairie|Beaune|0415236785
Bourgogne-Franche-ComtéDijon\Fournier|Mila|1 avenue du général Leclerc|Dijon|0412347895
Bourgogne-Franche-Comté\Dijon\Petit|Hugo|Grande rue|Dijon|0123654789
Bourgogne-Franche-Comté\Semir-en-Auxois\Bonnet|Jade|87 rue du moulin|Semir-en-Auxois|0714596321
Bourgogne-Franche-ComtéSemir-en-Auxois\Dupont|Rose|23 rue Blaise Pascal|Semir-en-Auxois|0647451474
Bourgogne-Franche-ComtéS\emir-en-Auxois\Robert|Maël|25 rue de l’église|Semir-en-Auxois|0145784321
Bretagne\Rennes\Dubois|Jules|98 rue des écoles|Rennes|012365457

Explicaciones

Tomemos el ejemplo de Bourgogne-Franche-Comté. Al seleccionar Bourgogne-Franche-Comté, la siguiente lista te propondrá Dijon, Semir-en-Auxois y Beaune. Al elegir Dijon, aparecerán Petit y Fournier. Si seleccionas Petit, los datos Hugo, Grande rue, Dijon, 0123654789 se completarán automáticamente en los campos correspondientes (campos de Referencia).

Paso 2: Insertar la lista en un formulario

• Ahora, ve al diseño de tu formulario e inserta un elemento de Lista.

• Ve a las opciones de tu elemento de Lista haciendo clic en el lápiz.
• En la pestaña Propiedades, selecciona la Lista externa creada, en este ejemplo, 'Clientes Tutorial'.

• No olvides guardar tus configuraciones.

Paso 3: Configurar el campo de Referencia

• Inserta un Campo de Referencia en el formulario y ve a sus propiedades.

• En las Propiedades del campo de Referencia, realiza la configuración adecuada. Debes, por un lado, definir la lista que está vinculada a este campo y luego especificar qué columna de la lista referencial llenará este campo.

En 'Campos', selecciona tu Lista: en este caso, 'Nombre'. En 'Columna', selecciona la columna deseada. La primera columna, que corresponde a la etiqueta, no puede ser ingresada en un campo de Referencia, por lo que la selección de columnas comienza en la dos. Entonces, seleccionamos la columna 2.

• Repite la operación para tantas columnas como haya en tu documento. En nuestro ejemplo, hay 4 columnas de referencia (pero 5 con la etiqueta). Por lo tanto, añadimos cuatro elementos de Referencia y configuramos sus propiedades. Nuestro último elemento se verá de la siguiente manera:

• ¡No olvides guardar!

Resultado en el móvil

• ¡No olvides guardar!