La gestión de stock / inventario

Este tutorial te explica cómo hacer la gestión de stock con las Listas Avanzadas gracias a las automatizaciones.

El principio es simple. Estos son los requisitos previos:

• Crear una Lista Avanzada, ya sea desde una lista en blanco, o a partir de un archivo Excel.
• Tener un formulario con un campo lista que apunte a esa Lista Avanzada.
• Configurar en el formulario una o varias automatizaciones de Lista Avanzada.

Caso de uso

Se necesita preparar una orden de compra para herramientas y se desea que el stock se actualice automáticamente al guardar el dato.

El formulario incluye los siguientes campos:

• Un campo Lista para seleccionar la herramienta. Es la etiqueta que se mostrará.
• Dos campos Referencia uno para la cantidad disponible en stock y otro para el precio.
• Un campo Contador para ingresar la cantidad de artículos que salen del stock.
• Un campo Cálculo que muestra el precio total.

Acceso a la configuración de la Automatización

• Primero, ir al menú de [Formularios], después a la pestaña [Mis formularios].
• Haz clic en el botón [Modificar] del formulario correspondiente.
• El botón de acceso a la configuración de las automatizaciones se encuentra en la parte superior derecha de la página de creación del formulario.
• Para crear una automatización, simplemente haz clic en el botón [+] en el bloque [Lista Avanzada].

La ventana de creación se divide en dos partes:

• La parte central permite realizar la configuración,
• La parte derecha muestra un resumen que se completa a medida que se avanza en los pasos.

Etapas de la configuración

LLa automatización se configura en 4 etapas. Es imprescindible hacer clic en el botón [Validar y continuar] para pasar de una etapa a otra.

Etapa 1 : Lista
En esta etapa se debe elegir la Lista Avanzada que se desea actualizar.

Etapa 2 : Acción
Puedes elegir entre añadir o modificar una línea. Para el caso de uso descrito, selecciona [Modificar una línea].
Luego, indica el campo lista del formulario que apunta a la Lista Avanzada.

Etapa 3 : Asociación / Mapping
El mapping consiste en vincular las columnas de la lista con los campos del formulario.

Ten en cuenta:

• Solo se pueden seleccionar campos que estén fuera de una tabla.
• No es obligatorio asociar todas las columnas de la lista con campos del formulario.

Dispones de los siguientes tres operadores:

: reemplaza el contenido de una columna.
: - resta valor a la columna de una lista.
: + suma valor a la columna.

Etapa 4 : Condiciones de activación
Puedes seleccionar una o varias condiciones de activación entre las siguientes:

• Al guardar,
• Modificar,
• Al transferir.

Para evitar que la Lista Avanzada se actualice por error o de forma indiscriminada, es recomendable definir uno o varios filtros en las condiciones de envío avanzadas.

Por ejemplo, puedes configurar que la Lista Avanzada se actualice solo con los datos enviados por un usuario específico.

Una vez hecho esto, solo queda hacer clic en el botón [Guardar], la configuración queda creada.

La animación a continuación permite visualizar paso a paso cómo configurar una automatización para actualizar automáticamente tu Lista Avanzada.

Es muy sencillo: solo tienes que hacer clic en el círculo verde para pasar a la siguiente imagen.