Envoyer un e-mail automatiquement après l'enregistrement d'une donnée

Suite à l'enregistrement d'une Donnée, vous désirez qu’un e-mail soit envoyé instantanément au Responsable de la personne à l’origine de cet enregistrement. La solution : le Champ Utilisateur Personnalisé. À l’aide de ce champ, vous aurez la possibilité d’ajouter une ou plusieurs adresses e-mails puis d’automatiser l’envoi d'e-mails.

Étape 1 : la mise en place d’un Champ Utilisateur Personnalisé

• Vous devez d’abord créer un Champ Utilisateur Personnalisé. De cette façon, vous pourrez aisément identifier le manager de votre collaborateur. Dans l’exemple ci-dessous, nous créons un nouveau Champ Utilisateur Personnalisé que nous appelons : E-mail responsable.
• Pour cela rendez-vous dans [Mon interface d’administration], sélectionnez [Paramètre de mon compte] (1) puis [Champs utilisateurs personnalisés] (2) et entrez le nom du Champ Utilisateur Personnalisé (3).

• Rendez-vous ensuite dans les profils de vos collaborateurs via le menu [Mon interface d’administration] puis [Mes utilisateurs] (4) sélectionnez le collaborateur désiré en cliquant sur le crayon du mode modification (5).

• Dans la fenêtre de modification des utilisateurs, cliquez sur [Champs personnalisés] (6), entrez l'e-mail du Responsable (7), enregistrer.

Étape 2 : la création du Scénario d’E-mail

Dans cette seconde étape nous allons paramétrer notre e-mail.

• Depuis l’écran de création ou de modification de formulaire, rendez-vous dans les options de votre formulaire, onglet [E-mail] puis [Destinataires].
• Dans le champ de saisie insérez la Balise de votre champ personnalisé (8) puis validez (9). 📖 En savoir plus sur les Balises.

Ainsi, dans l’exemple ci-dessous, nous nous ajoutons ##_user_ref1## puisque c’est cette dernière qui contient notre adresse e-mail.

Dorénavant le responsable de votre collaborateur recevra automatiquement un e-mail lors de la saisie d’une nouvelle donnée.