Mettre en place une politique de validation de formulaires grâce au Transfert

Dans cette astuce, nous vous expliquons comment mettre en place un ou plusieurs superviseurs qui valideront l’enregistrement des données dans Kizeo Forms. De ce fait, vos collaborateurs sur le terrain ne pourront que transférer l’information à leur manager.

📖 En savoir plus sur les Champs Utilisateurs Personnalisés, le Transfert Avancé et les Conditions de Visibilité.

1. La validation avec un seul référent

Etape 1 : La mise en place d’un Champ Utilisateur Personnalisé

• Vous devez d’abord créer un Champ Utilisateur Personnalisé, ainsi nous pourrons filtrer l’affichage du champ validation.
• Dans l’exemple ci-dessous, nous créons un nouveau champ que nous appelons Management.
  
• Rendez-vous ensuite dans les profils de vos collaborateurs via le menu Mon interface d’administration > Mes Utilisateurs
• Editez un utilisateur en cliquant sur le crayon
• Sélectionnez l’onglet Champs personnalisés et inscrivez-y la valeur de ce filtre.
• Dans notre exemple nous indiquons N0 pour les collaborateurs terrain et N1 pour les managers.
  

Etape 2 : la visibilité

Dans cette seconde étape nous allons paramétrer l’affichage de notre champ Validation (un Champ Choix par exemple) et Signature.

• Depuis l’écran de création/modification de formulaire, rendez-vous dans les options de votre champ, onglet Visibilité.
• Sélectionnez votre champ utilisateur personnalisé, = et la valeur de votre filtre.
• Ainsi, dans l’exemple ci-dessous, nous sélectionnons Management, = et N1.

Dorénavant, nos champs seront visibles suivant le profil de notre collaborateur.

Etape 3 : le transfert

• Afin d’activer le transfert, rendez-vous dans les options de votre formulaire, onglet Mobile.
• Cochez la case Autorisez le transfert de données entre utilisateurs.

Nous allons ensuite nous rendre dans les Droits de notre formulaire afin de décider qui peut ou non recevoir un transfert.

Ainsi, dans Formulaires > Mes formulaires cliquons sur Droits. Dans la fenêtre qui s’ouvre, rendons nous dans l’onglet Groupe ou Utilisateurs et décochons la case Peut recevoir un transfert et cochons Transférer seulement de nos collaborateurs terrain.

Ensuite, depuis l’onglet Utilisateurs, nous ajoutons notre manager via le menu déroulant et vérifions que la case Peut recevoir un transfert est bien cochée contrairement à la case transférer seulement.

Dorénavant nos collaborateurs pourront uniquement transférer leur demande de congé à leur manager.

2. Transfert sur l'Interface d’Administration

 Etape 1 : la mise en place des champs utilisateurs personnalisés

• Créez plusieurs champs utilisateurs personnalisés vous permettant de filtrer l’affichage de votre champ validation ainsi que le transfert de données.
• Dans l’exemple ci-dessous, nous créons deux nouveaux champs que nous appelons Management (afin d’afficher le champ Validation) et Site (pour filtrer la liste des destinataires du transfert).
  
• Rendez-vous ensuite dans les profils de vos collaborateurs via le menu Mon interface d’administration > Mes Utilisateurs
• Editez un utilisateur en cliquant sur le crayon
• Sélectionnez l’onglet Champs personnalisés et inscrivez-y la valeur de ce filtre.
• Dans notre exemple nous indiquons N0 pour les collaborateurs terrain et N1 pour les managers.

Etape 2 : la visibilité

Afin que vos collaborateurs terrains puissent voir le champ Signature approprié, nous allons conditionner son affichage via l’option de visibilité.

• Ajoutez autant de champs Signature qu’il y aura de collaborateurs. Dans notre exemple nous en ajoutons deux : un pour le demandeur et le second pour le manager/décideur.
• Rendez-vous ensuite dans les options de chacun, onglet Visibilité, afin d’y conditionner son affichage.
  • Sélectionnez votre champ utilisateur personnalisé, ici nous sélectionnons Management.
  • =
  • Enfin, inscrivez-y le filtre approprié ajouté précédemment dans les profils de vos collaborateurs. Ainsi, dans notre champ SignatureDemandeur, nous inscrivons N0. Dans notre second champ, Manager, nous ajoutons N1.
    

Etape 3 : le transfert

Dans cette troisième étape, nous allons créer des « groupes de transfert » grâce aux champs utilisateurs personnalisés.

• Rendez-vous dans les options de votre formulaire, onglet Mobile et cochez la case Autoriser le transfert de données entre utilisateurs.
• Sortez de l’écran de création et cliquez sur le bouton Droit > Règles de transfert supplémentaires.
• Depuis le menu déroulant, sélectionnez le Champ utilisateur personnalisé qui vous servira de filtre pour vos transferts. Ici, nous sélectionnons Site.

Uniquement les collaborateurs possédant le même site pourront désormais transférer des données entre eux.

• Rendez-vous ensuite dans l’onglet Groupe et Utilisateurs et cochez la case Transférer seulement  et décochez la case Peut recevoir un transfert.
• Cliquez ensuite sur l’onglet Utilisateurs. Depuis le menu déroulant, sélectionnez vos différents managers. Pour chacun d’eux, vérifiez bien que la case Peut recevoir un transfert est bien cochée, contrairement à Transférer seulement.
  

Ainsi, vos collaborateurs terrains ne pourront plus enregistrer de données contrairement aux managers, et ils pourront uniquement transférer leurs données aux responsables possédant le même nom de site.