Verstehen und Verwenden von Referenzlisten

Die Referenzielle Liste ermöglicht es, mehrere Felder mit einer Liste zu verknüpfen. Während der Dateneingabe werden beim Auswählen eines Elements aus dieser Liste die mit diesem Element verknüpften Daten automatisch in die dafür vorgesehenen Felder eingetragen. Der Vorteil besteht darin, dass der Nutzer der Anwendung keine Daten eingeben muss, die dem Unternehmen bereits bekannt sind. Dies spart Zeit und reduziert Eingabefehler . 

Das Feld, das diese Automatisierung ermöglicht, ist das  Referenzfeld (das Berechnungsfeld unterstützt diese Funktion weiterhin). 

Schritt 1: Erstellen Sie Ihr Referenzverzeichnis

Erstellen Sie ein Referenzverzeichnis aus einer Excel-Datei

📖 Mehr erfahren über die Erstellung externer Listen aus Excel.

Erstellen Sie Ihre Referenzliste manuell

• Gehen Sie zum Menü [Externe Listen] und dann auf [Eine externe Liste erstellen].
• Oder über das Menü [Externe Listen], dann [Meine externen Listen] und anschließend [Neue Liste].

Apfel|Spanien|2.20
Banane|Afrika|1.49
Orange|Frankreich|2.10
Erdbeere|Frankreich|3.10

Um Ihnen bei der Eingabe Ihrer Referenzliste zu helfen, können Sie die Schaltfläche [Referenz hinzufügen] verwenden. Dadurch wird automatisch ein „Pipe“-Symbol | generiert.

Beispiel

Nehmen wir das Beispiel von Äpfeln. Wenn der Apfel ausgewählt wird, werden die Herkunft sowie der Preis pro Kilogramm automatisch in die dafür vorgesehenen Felder eingetragen (Referenzfeld oder Berechnungsfeld).

Die Zuordnung erfolgt spaltenweise  : Spalte 1 definiert die Früchte , Spalte 2 definiert die Herkunft und Spalte 3 definiert den Preis pro Kilogramm.

Schritt 2: Fügen Sie Ihre Liste ein

• Wechseln Sie jetzt zur Definition Ihres Formulars.
• Fügen Sie ein Listenfeld in Ihr Formular ein und klicken Sie auf den Stift, um zu den Optionen des Feldes zu gelangen.
• Gehen Sie in den [Eigenschaften] des Listenfelds und wählen Sie Ihre Externe Liste aus.
• Die Liste wird auf die erste Spalte zugreifen: das Label (in unserem Beispiel die Früchte).
• Vergessen Sie nicht, Ihre Einstellungen zu bestätigen .

Schritt 3: Konfigurieren Sie das Referenzfeld (oder das Berechnungsfeld)

Das Referenz-Tool ersetzt das Berechnungs-Tool für die Funktionalität der Referenzlisten. Letzteres kann weiterhin mit dieser Liste verwendet werden, es wird jedoch empfohlen, das Referenz-Tool zu nutzen .

Das Referenzfeld

• Fügen Sie ein Referenzfeld in Ihr Formular ein und gehen Sie zu dessen Eigenschaften. 
• In den Eigenschaften des Referenzfelds nehmen Sie die richtige Konfiguration vor. Wählen Sie im Feld „Felder“ das Feld aus, das Ihrer Referenzliste entspricht (hier „Früchte“). Im Bereich „Spalte“ geben Sie die gewünschte Spalte an. In unserem Beispiel möchten wir die Spalte, die der Herkunft entspricht, also die zweite Spalte. Wir wählen daher 2 aus.
• Wiederholen Sie den Vorgang für alle Spalten, die in Ihrem Dokument vorhanden sind. In unserem Beispiel gibt es drei Spalten. Wir fügen daher ein zweites Referenzfeld hinzu und konfigurieren dessen Eigenschaften entsprechend.

Das Berechnungsfeld

• Fügen Sie ein Berechnungsfeld in Ihr Formular ein und gehen Sie zu dessen Eigenschaften.
• Gehen Sie zum Tab Berechnung und fügen Sie das Feld „Liste [Spalte 2]“ hinzu.
• Überprüfen Sie, ob die Formel korrekt ausgewählt ist.
• Wiederholen Sie den Vorgang für die anderen Spalten.

Ergebnis auf dem Mobilgerät

Drücken Sie auf den Pfeil nach links oder rechts, um die Bilder durchzublättern.  

Dies ist ein einfaches Beispiel, selbstverständlich können Sie ein komplexeres Referenzverzeichnis erstellen.
Zum Beispiel eine Kundenliste mit verschiedenen Feldern wie Telefonnummer, Adresse, E-Mail-Adresse usw., oder eine Baustellenliste mit verschiedenen Elementen, die jeder Baustelle zugeordnet sind.

Verknüpfen einer Referenzliste mit einem Barcode-/QR-Code-Feld

Der Vorteil hierbei besteht darin, einen Barcode einzugeben und automatisch die zugehörigen Informationen zu erhalten, die in die konfigurierten Referenzfelder eingefügt werden.

Zum Beispiel verkaufen Sie Flaschen mit Fruchtsaft. Sie müssen den Geschmack und die Größe des Behälters kennen, sobald der Barcode eingegeben wurde, um eine Bestandsaufnahme Ihres Lagers durchzuführen.

Dazu müssen Sie eine Referenzliste erstellen, in der die Barcodes in der Label-Spalte hinterlegt sind.

Sobald Ihre Referenzliste erstellt und im Tab Konfiguration, Externe Listen importiert wurde, wechseln Sie zur Definition Ihres Formulars und fügen Sie das Barcode-Element ein.

Gehen Sie zu den Optionen Ihres Barcode-Felds, indem Sie auf den Stift klicken.

Im Tab [Erweitert] des Barcode-Felds wählen Sie Ihre externe Liste aus dem Dropdown-Menü aus.

Die Liste greift auf die erste Spalte zu: die Barcodes (das Label) .

Sie können die folgenden Optionen verwenden :

• [Lokalisierung automatisch aufzeichnen]: Zum automatischen Speichern der GPS-Koordinaten, wenn Sie das Barcode-Feld verwenden.
• [Löschung des Absatzes in der personalisierten Word-Datei, wenn die Daten leer oder unsichtbar sind]: Wenn das Barcode-Feld nicht ausgefüllt wurde, wird der entsprechende Absatz nicht in Ihrem benutzerdefinierten Word-Dokument angezeigt.
• [Nur-Lese-Funktion bei Änderung oder Push]: Verhindert, dass das Feld nach der Dateneingabe oder bei einem vorab ausgefüllten Push geändert werden kann.

Fügen Sie anschließend ein Referenzfeld in Ihr Formular ein. In den Optionen des Referenzfelds, im Tab Eigenschaften, wählen Sie das Feld aus, das Ihrer Referenzliste entspricht, und dann die Spalte, auf die sich das Referenzfeld beziehen soll.

In unserem Beispiel müssen wir automatisch Folgendes anzeigen lassen: die Frucht, die Herkunft und den Preis. Daher fügen wir zwei weitere Referenzfelder hinzu.

• Vergessen Sie nicht, Ihre Einstellungen zu bestätigen und Ihr Formular zu speichern.

Verknüpfen einer Referenzliste mit einem NFC-Tag-Feld

• Sie können ein NFC-Tag scannen und die damit verknüpften Informationen automatisch in die konfigurierten Referenzfelder einfügen.

Beispiel: Sie arbeiten in einem Bekleidungsgeschäft und möchten das NFC-Tag auf dem Etikett scannen, um die Größe und den Preis zu erhalten.

Dazu müssen Sie eine Referenzliste erstellen, in der in der Label-Spalte die Informationen aus dem NFC-Tag hinterlegt sind. In unserem Beispiel: der Referenzcode jedes Kleidungsstücks.

Sobald Ihre Referenzliste erstellt und im Tab Konfiguration, Externe Listen importiert wurde, wechseln Sie zur Definition Ihres Formulars und fügen Sie das Element NFC-Tag ein.

Gehen Sie zu den Optionen Ihres NFC-Tag-Felds, indem Sie auf den Stift klicken .

Im Tab Erweitert des NFC-Tag-Elements wählen Sie Ihre externe Liste aus dem Dropdown-Menü aus.

Die Liste greift auf Spalte 1 zu, das Label: die Referenzcodes der Kleidungsstücke.

Sie können die folgenden Optionen verwenden :

• „Die Lokalisierung automatisch aufzeichnen“: Zum automatischen Speichern der GPS-Koordinaten, wenn Sie das NFC-Tag-Feld verwenden,
• „Löschung des Absatzes in der personalisierten Word-Datei, wenn die Daten leer oder unsichtbar sind“: Wenn das NFC-Tag-Feld nicht ausgefüllt wurde, wird der entsprechende Absatz nicht in Ihrem benutzerdefinierten Word-Dokument angezeigt.
• „Nur-Lese-Funktion bei Änderung oder Push“: Verhindert, dass das Feld nach der Dateneingabe oder bei einem vorab ausgefüllten Push geändert werden kann.

Fügen Sie ein Referenzfeld in Ihr Formular ein. In den Optionen des Referenzfelds, im Tab Eigenschaften, wählen Sie das Feld aus, das Ihrer Referenzliste entspricht, und dann die Spalte, auf die sich das Referenzfeld beziehen soll.

In unserem Beispiel müssen wir automatisch Folgendes anzeigen lassen: die Art des Kleidungsstücks, die Größe und den Preis. Daher fügen wir drei Referenzfelder hinzu.

• Vergessen Sie nicht, Ihre Einstellungen zu bestätigen und Ihr Formular zu speichern.