Créer un rapport Word Personnalisé

Par défaut, le document PDF synthétise et organise vos informations sur une feuille à forme impersonnelle. C’est le PDF standard.

Mais il est possible de personnaliser ce document avec l’en-tête, les dispositions, la police, le style, etc. que vous voulez. Kizeo Forms vous donne une totale liberté quant à la rédaction de votre propre rapport final. 

Pour ce faire, vous allez devoir manipuler quelques termes techniques… mais rien de grave ! Les 3 étapes ci-dessous vous aideront à obtenir un compte-rendu qui vous ressemble.

1. Création d’un Word personnalisé

Vous allez créer ce que nous appelons un Word personnalisé. Comme son nom l’indique, vous utiliserez le logiciel Microsoft Word, de 2007 au minimum (si vous ne possédez pas la suite bureautique de Microsoft Office, vous pouvez télécharger la version d’essai ou vous offrir le pack complet sur le site du partenaire).

Pour personnaliser votre rapport, vous aurez aussi besoin de connaître les balises des éléments de votre formulaire que vous souhaitez insérer dans votre fichier. Les balises représentent le code de référence de chaque élément (ex : ##client##). Pour plus d’information, consultez notre tutoriel sur les Balises.

Pour accéder à la configuration des exports, cliquez sur l'icône représentant un dossier avec une flèche.

Dans l'onglet Word personnalisé, cliquez sur le bouton [+ Ajouter un nouvel export] puis cliquez sur le bouton [Télécharger l'exemple].

Vous obtenez un fichier contenant toutes les balises de votre formulaire. Vous n'avez plus qu'à procéder à la mise en forme de votre modèle en plaçant les balises là où vous souhaitez que s'affiche les informations saisies dans les différents champs. 

Par exemple, vous souhaitez que le nom et le prénom de votre client se trouvent sur la même ligne, il vous suffit alors de placer les balises des champs Nom et Prénom l'une à la suite de l'autre dans votre fichier Word.

Vous avez également la possibilité d’intégrer des zones de texte, des couleurs, des images, etc. De même, vous pouvez masquer certains éléments dans vos rapports. 

Par exemple, des informations nécessaires pour la gestion de vos données mais n’apportant aucun intérêt pour votre client.

2. Les astuces pour réaliser votre document

Afin d’aller encore plus loin dans la personnalisation de votre rapport, nous vous conseillons de consulter également notre tutoriel sur les Balises block. 

2.1 Intégrer les données d’un tableau Kizeo Forms

2.1.1 Les données en lignes 

• Insérez un tableau avec autant de colonnes que nécessaires et deux lignes.
• Sur la première ligne nommez vos colonnes.
• Sur la deuxième ligne insérez les balises là où vous voulez que s’affiche l’information.

Par exemple :

La ligne des balises va s’afficher autant de fois que de lignes saisies.

2.1.2 Les données en colonnes

• Insérez un tableau avec autant de lignes que nécessaires et deux colonnes.
• Dans la première colonne nommez vos lignes.
• Dans la seconde colonne, insérez vos balises là où vous souhaitez que s’affiche l’information.

La colonne des balises va s’afficher autant de fois que de lignes saisies lors de la saisie. La colonne avec les titres se répétera également.

2.1.3 En bloc

• Faites insérer un tableau avec cette fois-ci qu’une seule cellule.
• Insérez les balises, les unes en dessous des autres dans cette même cellule.

A l’export, les données apparaîtront sous forme de « blocs », comme sur le PDF standard.

2.1.4 La gestion des photos/dessins multiples dans les tableaux.

Vous pouvez intégrer des photos ou des dessins multiples dans des tableaux Kizeo Forms.
Il vous suffit pour cela d’intégrer autant de fois que de photos/dessins saisis cette balise : ##balise:n## (n étant le numéro de la photo/du dessin) dans le Word personnalisé.
Vous avez plusieurs possibilités : d’insérer les balises dans une même case, de les séparer ou de les mettre à la ligne. Voyez l’exemple ci-dessous.

NB : ##balise:1## ou ##balise## affichent toutes deux le premier élément.

2.1.5 L'affichage des numéros des lignes dans un tableau

Vous pouvez afficher les numéros des lignes d’un tableau avec la balise ##_line_number##. Cette balise fonctionne uniquement s’il n’y a qu’un seul tableau.

Si vous avez plusieurs tableaux, vous pouvez utiliser la balise ##_line_number:tableau1## où « tableau1 » est la balise du tableau concerné.

2.2 Gérer l’affichage dans votre document personnalisé

Si un champ est vide (pas de saisie sur mobile) ou invisible (dû à une Condition de visibilité) vous pouvez choisir de supprimer entièrement un paragraphe de votre document Word.

2.2.1 Activer l’option

Une option est à cocher dans chaque champ concerné, soit chaque champ qui potentiellement doit être supprimé du document personnalisé si la donnée est vide ou invisible. Dans l’onglet Avancé, activez l'option [Suppression du paragraphe dans le Word personnalisé si donnée vide ou invisible].

2.2.2 Bien rédiger son Word personnalisé

Une fois l’option cochée, il vous reste à bien rédiger votre modèle Word pour que les paragraphes vides ou invisibles n’apparaissent pas dans votre export final. Nous vous recommandons d'activer les marques de paragraphes dans Word (¶) pour vérifier les sauts de paragraphes.

• Si la balise se trouve sur la même ligne que son titre, et si l’option de suppression est cochée, la ligne entière sera supprimée.
• Si elle se trouve sous son titre, mais dans le même ‘paragraphe’, alors le paragraphe entier sera supprimée si la donnée est vide ou invisible.
• Si la balise se trouve sous son titre, mais pas dans le même ‘paragraphe’, alors le titre restera sur l’export final.

Voici un aperçu sous Word avec l’option ¶ au travers de différents cas de saisie possibles :

De manière générale, lorsque nous appuyons sur Entrée, Word change de paragraphe et, lorsque nous appuyons sur Shift + Entrée, il reste dans le même paragraphe.

Afficher ou masquer une partie de votre document personnalisé en cas de données vides ou cachées.

Une fois votre document terminé, il devrait ressembler à l’exemple ci-dessous :

3. L’import du Word personnalisé

Depuis la fenêtre d'ajout d'un Word personnalisé, cliquez ou déposez votre modèle dans la zone en pointillés.

Fermez la fenêtre en cliquant sur le bouton [Enregistrer].

3.1 Droits d'accès

4. L’export des données

Maintenant, visualisez le résultat. Rendez-vous sur la page Données -> Historique de votre menu. Sélectionnez votre formulaire puis cliquez sur le bouton Action et Word ou PDF personnalisé selon votre besoin.

Vous pouvez également renommer et personnaliser vos fichiers d’exportation.