Push-Funktion: Vorausgefüllte Formulare versenden

Möchten Sie Daten vorab ausfüllen und an die Außendienstmitarbeiter senden, damit sie diese vervollständigen können? Sie kennen bereits einige Informationen zu den Aufgaben, die im Laufe des Tages erledigt werden sollen? Möchten Sie diese Informationen an Ihre Mitarbeiter senden?

Erfahren Sie, wie Sie vorab ausgefüllte Daten vom Büro an die mobilen Geräte Ihrer Mitarbeiter senden und den Status dieser Übertragungen verfolgen können.

1. Aktivieren Sie die Option für Push-Benachrichtigungen

• Gehen Sie in Ihrem Formular oben rechts auf die Formularoptionen, wählen Sie den Tab Mobil und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Daten-Push zulassen. Diese Option ermöglicht es, Daten an die mobilen Geräte Ihrer Benutzer zu senden.

2. Daten vorab ausfüllen und senden

Es stehen Ihnen drei Optionen zur Verfügung, aber in diesem Tutorial werden nur zwei behandelt. Die dritte Methode ermöglicht einen automatisierten Push über unsere API. Dafür sind jedoch Programmierkenntnisse erforderlich. Wenn Sie mehr Informationen wünschen, können Sie unser Team per E-Mail an support@kizeo.com kontaktieren.

Option 1: Daten über die Web-Eingabe vorab ausfüllen

Wählen Sie diese Option, wenn Sie nur wenige Daten an Außendienstmitarbeiter senden müssen.

• Füllen Sie die Daten mit allen verfügbaren Informationen über die Web-Eingabe aus (siehe Tutorial zur Web-Eingabe).
• Sobald die Daten eingegeben wurden, klicken Sie auf Übertragen und wählen Sie den Benutzer aus der angezeigten Liste aus.

Option 2: Daten über den Excel-Import vorab ausfüllen

Wählen Sie diese Option, wenn Sie eine große Menge an Daten vorab ausfüllen müssen. 

1. Den Import konfigurieren

In diesem Schritt definieren Sie Ihr Importmodell, das mit der Excel-Datei übereinstimmen muss, die Sie in der nächsten Phase erstellen.

• Gehen Sie in die Optionen des Formulars und dann in den Tab Importe (Push).
• Wählen Sie im Dropdown-Menü Hauptformular aus.
• Geben Sie die Anzahl der Zeilen an, die in der Excel-/CSV-Datei ignoriert werden sollen. In der Regel ist dies die erste Zeile, die die Spaltenüberschriften enthält, damit diese nicht berücksichtigt werden.
• Ziehen Sie die Felder, die Sie vorab ausfüllen möchten, von links nach rechts.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche [Speichern], um Ihre Einstellungen zu bestätigen.
• Sie können das Excel-Modell herunterladen und es anschließend einfach ausfüllen.

  
  

2. Die Importdatei erstellen

Sie können Ihre Datei auch manuell erstellen.

Als Beispiel verwenden wir eine Excel-Datei.

Ihre Excel-Datei muss Spalten enthalten, die dem in §1 definierten Importmodell entsprechen.

Beispiel :

• Empfänger (die Benutzer-ID)
• Datum
• Kunde – Name
• E-Mail
• Speichern Sie diese Datei beispielsweise auf Ihrem Desktop.

3. Die Excel-Datei importieren, um die Daten zu senden

• Gehen Sie auf die Seite Chronologischer Verlauf und wählen Sie das Formular aus, mit dem Sie arbeiten möchten.
• Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf die Schaltfläche Import CSV/excel.
• Wählen Sie die zuvor vorbereitete Excel-Datei aus, indem Sie auf Durchsuchen klicken, oder ziehen Sie die Datei direkt in das Fenster.
• Nach Abschluss des Hochladens klicken Sie auf Importieren.

Die Benutzer erhalten eine Benachrichtigung in der mobilen App mit dem Hinweis: „Sie haben neue Eingänge“.

Einige Tipps zum Push

Der Status Ihrer Daten

Möchten Sie wissen, ob Ihr Mitarbeiter das Formular erhalten oder ausgefüllt hat? Diese Information finden Sie im Chronologischen Verlauf.

• Gehen Sie zu Daten > Verlauf und wählen Sie das Formular aus.
• Fügen Sie die Spalten Status und Empfänger hinzu, falls sie noch nicht angezeigt werden.

Im Chronologischen Verlauf können Sie den Fortschritt des Status jeder einzelnen Datenübermittlung verfolgen.

• : Die Formularausfüllung (außerhalb eines Push) ist abgeschlossen.
• : Der Push wurde auf das mobile Gerät des Benutzers übertragen, aber dieser hat den Push noch nicht abgerufen.
• : Der Push wurde auf dem mobilen Gerät des Benutzers abgerufen, und der Benutzer hat ihn durch Aktualisieren des Posteingangs zur Kenntnis genommen.
• : Die Eingabe der gepushten Daten ist abgeschlossen. Der Status kann jedoch seine Farbe ändern und schwarz werden, wenn die gepushten Daten nach dem Speichern geändert werden.

Sie können die Daten nach ihrem Status sortieren : abgeschlossene Daten, abgerufene Daten oder Daten, die auf den Abruf durch den Empfänger warten.

Die „Nur-Lese“-Funktion

Die Option Nur-Lesen bei Bearbeitung oder Push, die im Menü Erweitert für jedes Feld des Formulars verfügbar ist, macht das Feld nicht bearbeitbar. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn Informationen übertragen werden, die von den Außendienstmitarbeitern nicht geändert werden dürfen.