Multi-Export: Mehrere benutzerdefinierte Word- und Excel-Dateien erstellen

Die Multi-Export-Funktion ermöglicht es Ihnen, mehrere benutzerdefinierte Dokumente im Word-, Excel- und PDF-Format zu erstellen und zu verwenden.

Sie können zum Beispiel :

• Unterschiedliche Vorlagen für verschiedene Empfänger erstellen: eine für Ihren Kunden, eine für Ihre Lieferanten und eine für Ihre Mitarbeiter – jeweils mit spezifischen Informationen.
• Jährliche Vorlagen anlegen.
• Dokumente mit individuellem Farbschema gestalten, das Ihrem Corporate Design entspricht – inklusive Logo und weiteren Anpassungen.

Sobald die Daten erfasst sind, können Sie sie in verschiedenen Formaten exportieren – je nach Empfänger.

Zum Beispiel können die Daten eines Formulars in verschiedene Berichtsformate umgewandelt werden :

•  ein detaillierter Einsatzbericht für Ihren Vorgesetzten, der alle verwendeten Materialien enthält
•  ein einfacher Einsatznachweis für Ihren Kunden, ohne detaillierte Angaben zu den Materialien

Schritt 1: Hochladen der benutzerdefinierten Word- und/oder Excel-Datei

• Gehen Sie in dem Reiter Konfiguration der Exporte Ihres Formulars.
• Wählen Sie [Neuen Export hinzufügen] im gewünschten Format aus, um Ihr Modell zu erstellen. Laden Sie Ihre Datei hoch, indem Sie in den gerahmten Bereich mit den gestrichelten Linien klicken oder die Datei per Drag & Drop hineinziehen.
• Sobald Ihr Dokument hochgeladen wurde, erscheint ein neues Fenster. Auf der linken Seite sehen Sie verschiedene Optionen, während auf der rechten Seite das Analyseergebnis der Tags angezeigt wird.

Hier sind die verschiedenen verfügbaren Optionen

• Name des Exports: Sie können den Namen der Datei anpassen, die als Vorlage für den Datenexport dient
• Die Namen Ihrer Exportdateien ändern: Jeder exportierte Datensatz erhält einen individuellen Dateinamen. Sie können dabei Tags verwenden
• Word/Excel-Export als Standard : Dies wird der erste personalisierte Export sein, der in dem Chronologischen Verlauf und im Reiter „Anhänge“ des E-Mail-Szenarios vorgeschlagen wird.
• Die personalisierte PDF-Datei standardmäßig herunterladen : Das personalisierte PDF wird in der Exportliste des Chronologischen Verlaufs und im Reiter „Anhänge“ des E-Mail-Szenarios vor dem personalisierten Word/Excel angeboten.
• Die ausgeblendeten Felder anzeigen : Wenn Sie diese Option aktivieren, werden Felder, für die die Einstellung „Immer verborgenes Feld“ aktiviert ist (also nicht während der Eingabe sichtbar), im Datenexport enthalten sein.
• Die Bilder anklickbar machen : In der exportierten Word-/Excel-/PDF-Datei können Sie durch Klicken auf das Bild dieses herunterladen.
• Die Vorlage herunterladen : Ermöglicht das Abrufen einer Word-/Excel-Vorlage, die alle Tags des Formulars enthält. Dies spart Zeit und verhindert Fehler bei der Eingabe der Tags.
• Die aktuelle Vorlage herunterladen : Ermöglicht das Abrufen der personalisierten Word-/Excel-Datei, die im Formular hinterlegt ist.

Schließen Sie abschließend das Fenster, indem Sie auf Speichern klicken, um Ihre Änderungen zu bestätigen, oder auf das Kreuz oben rechts, um sie zu verwerfen.

Die Tag-Analyse liefert drei mögliche Ergebnisse

• Eventuell erkannte Probleme : Einige Tags sind fehlerhaft aufgebaut und funktionieren nicht. Dies kann zu Fehlern führen, die den Datenexport möglicherweise unmöglich machen
• Unnötige Tags: Einige Tags sind nicht erforderlich. Zum Beispiel, wenn Felder im Formular gelöscht wurden, aber die zugehörigen Tags im Exportdokument noch vorhanden sind
• Gültige Tags: Alle Tags sind korrekt, sodass beim Export keine Probleme auftreten

Schritt 2: Datenexport

• Gehen Sie zur Seite Chronologischer Verlauf im Menü Daten
• Wählen Sie die gewünschte Datenreihe aus und klicken Sie auf das Schnellzugriffssymbol für die verschiedenen Exportformate
• Klicken Sie auf das Download-Symbol in der Zeile des gewünschten Exportformats.