Die elektronische Unterschrift von DocuSign in Kizeo Forms

Erfahren Sie, wie Sie Ihre Daten mit dem elektronischen Unterschrifts-Tool DocuSign, das in Kizeo Forms verfügbar ist, sichern können.

Was ist die elektronische Unterschrift ?

Die DocuSign-Integration vereinfacht und sichert die Erfassung elektronischer Unterschriften über Ihre Kizeo Forms-Formulare.

Sie bietet eine umfassende Lösung zum Versenden, Nachverfolgen und Verwalten des Signaturstatus von Dokumenten. Damit können zertifizierte Unterschriften für verschiedene Dokumente wie Verträge, Vereinbarungen und rechtliche Unterlagen ganz einfach eingeholt werden.

Die DocuSign-Plattform garantiert die gesetzliche Gültigkeit elektronischer Signaturen, indem sie die eIDAS-Vorschriften einhält und eine konforme und sichere elektronische Signatur gewährleistet.

Einrichtung von DocuSign in Kizeo Forms

Voraussetzungen :

• Sie müssen über ein DocuSign-Konto verfügen.
• In der Kizeo-Administrationsoberfläche kann nur ein Administrator ein Kizeo Forms-Konto mit einem DocuSign-Konto verknüpfen, damit anschließend alle Benutzer des Kontos die Integration nutzen können.

Die Einrichtung erfolgt in zwei Schritten.

1. Verbindung mit dem DocuSign-Konto

Um Kizeo Forms mit einem DocuSign-Konto zu verbinden, müssen Sie Administrator sein. Gehen Sie zum Menü [Meine Administrationsoberfläche] und wählen Sie dann den Reiter [Integrationen].

2. Erstellung einer Automatisierung

Um eine Automatisierung zu erstellen, müssen Sie Administrator oder Gruppenleiter mit Berechtigungen zur Erstellung/Bearbeitung von Formularen sein.

Der Zugriff auf die Einstellungen erfolgt über die Schaltfläche [Einrichten von Automatisierungen] die sich oben rechts in der [Formulargestaltung] befindet.
Im Bereich für die elektronische Unterschrift klicken Sie auf [+ Hinzufügen] um eine neue Konfiguration zu erstellen. Diese erfolgt in vier Schritten.

Schritt 1: Auswahl des Dienstleisters

Wählen Sie den Dienstleister DocuSign aus.

Schritt 2: Auswahl des Exports

Die elektronische Unterschrift kann nur für einen einzigen Export erstellt werden, und das Format ist immer PDF. Aus diesem Grund wird standardmäßig der Standard-PDF Export vorgeschlagen. Sie können jedoch auch einen benutzerdefinierten Export auswählen, wenn Sie dies wünschen.

Schritt 3: Auswahl der Unterzeichner

Der Unterzeichner muss nicht unbedingt ein Benutzer von Kizeo Forms sein. Es handelt sich einfach um die Person, die die E-Mail von DocuSign erhält, um das PDF-Dokument zu unterschreiben.

Geben Sie die Kontaktdaten der Unterzeichner ein, indem Sie die Pflichtfelder ausfüllen: Vorname, Nachname, E-Mail und Telefon. Diese Daten können entweder manuell eingegeben oder mit Hilfe der Formular-Tags angegeben werden. Die Liste der verfügbaren Tags finden Sie im Reiter [Information] der in den Formularoptionen zu finden ist.

Wenn es mehrere Empfänger gibt, legen Sie die Reihenfolge fest, in der sie das Dokument unterschreiben sollen. Eine Unterschriftsranfrage wird ihnen entsprechend der gewählten Benachrichtigungsmethode zugesandt.

Die wichtigsten Schaltflächen sind :

• Die Schaltfläche [ ✔️ ] dient dazu, den Unterzeichner zu bestätigen.
• Die Schaltfläche [📝] ermöglicht es, den Unterzeichner zu bearbeiten. Diese Schaltfläche erscheint erst, nachdem der Unterzeichner bestätigt wurde.
• Die Schaltfläche [➖] dient dazu, einen Unterzeichner zu entfernen.
• Die Schaltfläche [➕] ermöglicht es, einen weiteren Unterzeichner hinzuzufügen.
• Die Schaltfläche [⬆️] ermöglicht es, den Unterzeichner in der Liste nach oben zu verschieben.
• Die Schaltfläche [⬇️] ermöglicht es, den Unterzeichner in der Liste nach unten zu verschieben.

Die verschiedenen Szenarien :

• Wenn Sie die Tags aus mehreren Feldern verwenden: Die E-Mail wird an alle Unterzeichner entsprechend der in der Konfiguration der elektronischen Unterschrift festgelegten Reihenfolge gesendet.
• Wenn Sie den Tag eines Mehrfach-Auswahllistenfeldes verwenden: Es wird keine E-Mail gesendet.
• Wenn Sie den Tag eines Tabellenfeldes verwenden: Die E-Mail wird nur an den Unterzeichner gesendet, der in der ersten Zeile der Tabelle angegeben ist.

Schritt 4: Die Versandbedingungen

Kizeo Forms übermittelt den Export an DocuSign beim Speichern und/oder Bearbeiten der Daten. Dies wird als Versandbedingungen bezeichnet. Die erweiterten Bedingungen ermöglichen es, den Versand mithilfe von drei Filtertypen zu steuern: einfacher Filter, dynamischer Datumsfilter und konfigurierter Filter.

Es ist durchaus möglich, mehrere Filter zu definieren und diese mit den logischen Funktionen UND, ODER oder sogar einer Kombination aus beiden zu kombinieren.

Die wichtigsten Schaltflächen sind :

• Die Schaltfläche [✔️] dient dazu, die Bedingung zu bestätigen.
• Die Schaltfläche [📝] ermöglicht es, die Bedingung zu bearbeiten. Diese Schaltfläche erscheint erst, nachdem die Bedingung bestätigt wurde.
• Die Schaltfläche [➖] dient dazu, eine Bedingung zu löschen.
• Die Schaltfläche [] ermöglicht es, eine ODER-Bedingung zu duplizieren. Mindestens eine Bedingung muss erfüllt sein, damit die Daten übertragen werden.
• Die Schaltfläche [➕] ermöglicht es, eine UND-Bedingung zu erstellen. In diesem Fall müssen alle Bedingungen erfüllt sein, damit die Daten übertragen werden.
• Die Schaltfläche [Bedingugnen hinzufügen] ermöglicht es, eine ODER-Bedingung zu erstellen.

Vorstellung der Automatisierungseinrichtung

Mit den verschiedenen Schaltflächen können Sie die Konfiguration(en) aktivieren, deaktivieren, bearbeiten, kopieren und löschen.
Die Konfiguration wird standardmäßig "Elektronische Unterschrift" genannt. Wenn Sie mehrere Konfigurationen für dasselbe Formular erstellen, wird eine Zahl in Klammern hochgezählt: Elektronische Unterschrift, Elektronische Unterschrift (1), Elektronische Unterschrift (2) usw…

Um den Namen zu ändern, klicken Sie darauf, geben Sie einen neuen Namen ein und bestätigen Sie ihn mit dem grünen Häkchen. Das rote Kreuz dient dazu, die Änderung abzubrechen.

Ablauf der Validierung des PDF-Exports

Gemäß den in der Konfiguration der Automatisierung „Elektronische Unterschrift“ festgelegten Bedingungen übermittelt Kizeo Forms den Export an DocuSign sowie die Liste der Unterzeichner.

DocuSign löst dann den Versand einer E-Mail an den ersten Unterzeichner aus, um ihn einzuladen, den PDF-Export direkt auf der DocuSign-Plattform zu unterzeichnen. Nach der Unterschrift fährt DocuSign mit dem nächsten Unterzeichner fort und wiederholt diesen Prozess, bis der Export von allen Unterzeichnern signiert wurde. Sobald alle Unterschriften abgeschlossen sind, erhält der Administrator des DocuSign-Kontos eine E-Mail von DocuSign mit der Information, dass das Dokument vollständig signiert wurde.

Datenverlauf

Im Menü [Chronologischer Verlauf], zeigt die Schaltfläche mit dem DocuSign-Symbol an, ob die E-Mail gesendet wurde und ob der Versand erfolgreich war. Selbst wenn mehrere E-Mails gesendet werden, zeigt der Verlauf nur eine einzige Zeile an.

Mini FAQ

• Gibt es zusätzliche Kosten für die DocuSign-Integration?

Nein, die DocuSign-Integration verursacht keine zusätzlichen Kosten für Ihr Kizeo Forms-Abonnement.
Bitte beachten Sie, dass ein DocuSign-Konto erforderlich ist, um diese Integration einzurichten. DocuSign ist eine Plattform für die Verwaltung elektronischer Signaturen, deren Nutzung ein separates Abonnement erfordert.

• Wie gewährleistet die DocuSign-Integration in Kizeo Forms die rechtliche Gültigkeit elektronischer Unterschriften ?

Die DocuSign-Integration in Kizeo Forms erfüllt die geltenden rechtlichen Anforderungen und garantiert die rechtliche Gültigkeit elektronischer Unterschriften durch die Einhaltung der eIDAS-Vorschriften (elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen).
Die DocuSign-Lösung wurde entwickelt, um diese Standards einzuhalten, wodurch die Rechtmäßigkeit, Konformität und Sicherheit der über Ihre Kizeo Forms-Formulare gesammelten elektronischen Unterschriften gewährleistet wird.

• Welche Schritte sind erforderlich, um die Integration zwischen DocuSign und Kizeo Forms einzurichten ?

Zuerst müssen Sie sich in Ihrem DocuSign-Konto über den Reiter [Integrationen] im Menü [Administrationsoberfläche].
Anschließend muss eine Automatisierung für die elektronische Unterschrift über die Seite [Formulargestaltung]. konfiguriert werden. Als Anbieter wird DocuSign ausgewählt.
Für weitere Details verweisen wir auf den Abschnitt § [Einrichtung] der weiter oben erläutert wurde.

• Was ist der Vorteil der Integration zwischen DocuSign und Kizeo Forms ?

Durch diese Integration können Ihre Nutzer Dokumente zur Unterschrift versenden. Im Datenverlauf können sie sehen, ob das Dokument an DocuSign übermittelt wurde oder nicht.
Allerdings können sie den Status der Unterschriften nicht verfolgen. Dies ist nur über die DocuSign-Plattform möglich, und dafür ist eine Administratorrolle erforderlich.
Für die Unterzeichner der Dokumente, die über Kizeo Forms verschickt werden, ist kein DocuSign-Konto erforderlich

• Welche Arten von Dokumenten können elektronisch signiert werden ?

Die Integration ermöglicht das Sammeln elektronischer Unterschriften für eine Vielzahl von Dokumenten, insbesondere in den Bereichen Personalmanagement, Abschluss von Handelsverträgen, Immobilien, Verkaufs- und Einkaufsprozesse, rechtliche Formulare sowie andere Dokumenttypen, die offizielle Signaturen erfordern.

• Was ist der Unterschied zwischen einer elektronischen Unterschrift in Kizeo Forms und einer elektronischen Unterschrift in DocuSign?

Die elektronische Unterschrift in Kizeo Forms ermöglicht das Hinzufügen einer „handgeschriebenen“ Unterschrift in Form einer Zeichnung oder eines Bildes auf einem digitalen Formular.
Obwohl diese Art der Unterschrift einfach und schnell ist, hat sie nicht denselben rechtlichen Wert wie eine fortgeschrittene elektronische Unterschrift. Sie eignet sich für schnelle Unterschriften ohne rechtliches Risiko.
Im Gegensatz dazu sind die elektronischen Unterschriften von DocuSign darauf ausgelegt, sicher, nachvollziehbar und konform mit Vorschriften wie der eIDAS-Verordnung in Europa zu sein.
Sie bieten einen rechtlichen Wert für finanzielle Transaktionen und juristische Dokumente, da sie ein Signaturzertifikat und eine vollständige digitale Nachverfolgbarkeit enthalten, die eine rechtliche Gültigkeit vor Gericht gewährleisten.