Verstehen und Verwenden von Hierarchischen Referenzlisten
  • 17 Jan 2025
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Verstehen und Verwenden von Hierarchischen Referenzlisten

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Artikel-Zusammenfassung

Vereinfachen Sie Ihre Formulare und füllen Sie sie schneller aus mit der Hierarchisch-Referenziellen Liste.


Eine hierarchisch-referenzielle Liste ist eine Kombination aus einer Hierarchische Listen und einer Referenzliste. Sie ermöglicht es, nach Auswahl einer Liste mit bis zu 9 Ebenen automatisch bis zu 49 Referenzfelder auszufüllen.

Information
Ein Formular mit den externen Listen ist in unserer Bibliothek verfügbar. Zögern Sie nicht, es sich anzusehen. Sie können darauf über das Menü [Formulare] und dann [Bibliothek] zugreifen.

Konkreter Anwendungsfall

Wir sind ein Unternehmen, das Waren an medizinisches Personal liefert. Mit einer vorhandenen Kundendatei und um das Ausfüllen der Formulare zu erleichtern, möchten wir zunächst die Bundesländer, dann den Landkreis, anschließend die Stadt und schließlich den Kunden auswählen können. Sobald der Kunde ausgewählt wurde, sollen seine Informationen automatisch ausgefüllt werden.

Schritt 1: Erstellen Sie eine hierarchisch-referenzielle Liste

Eine hierarchisch-referenzielle Liste muss eine externe Liste sein. Es stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung, um diese Liste zu erstellen : Sie können sie aus einer Excel-Datei importieren oder Sie können sie manuell eingeben.

Die Liste in Excel erstellen

Diese Option wird bei langen Listen empfohlen. Zögern Sie nicht, unser Tutorial zur Erstellung externer Listen aus Excel zu konsultieren, um zu erfahren, wie Sie Ihre hierarchisch-referenzielle Liste konfigurieren können.

Manuelle Eingabe Ihrer hierarchisch-referenzielle Liste

  • Gehen Sie zum Menü [Externe Listen] und dann auf [Eine externe Liste erstellen].
  • Oder klicken Sie auf das Menü [Externe Listen], dann auf [Meine externen Listen] und anschließend auf [Neue Liste].
  • Geben Sie Ihrer Liste einen Namen und tragen Sie die Elemente ein, aus denen sie besteht.
  • Sie müssen Ihre Liste wie folgt eingeben.
Achtung
Der entscheidende Schritt ist die Definition Ihrer Liste. Sie muss in zwei Abschnitten eingegeben werden :
  1. Die Elemente der hierarchischen Liste werden durch einen umgekehrten Schrägstrich \. getrennt. Dieser Abschnitt der Liste endet mit einer vertikalen Linie |.
  2. Die Elemente der zweiten Liste, die das automatische Ausfüllen der Felder umfasst, werden durch die vertikale Linie | getrennt.
Information
  • Der umgekehrte Schrägstrich \ wird auf einem PC erzeugt durch Drücken von « Alt gr » + « 8 » und auf einem Mac durch « Alt » + « Shift » + « : ».
  • Die vertikale Linie | wird auf einem PC mit Azerty-Tastatur wie folgt erzeugt: « Alt gr » + « 6 » und auf einem PC mit Qwerty-Tastatur: « Alt gr » + « 1|& ». Auf einem Mac mit Azerty-Tastatur wie folgt: « Alt » + « Shift » + « l » und auf einem Mac mit Qwerty-Tastatur: « Alt » +« 7 » .
Niedersachsen\Göttingen\Bernhard|Lukas|Kirchenplatz 45|Göttingen|0457412367
Niedersachsen\Hannover\Maurer|Christine|Kirchenstraße 25|Hannover|0490236760
Niedersachsen\Hannover\Thomas|Anna|Albert-Einstein-Platz 65|Hannover|0487521478
Nordrhein-Westfalen\Düsseldorf\Peters|Klara|Schulstraße 98|Düsseldorf|0123454123
Nordrhein-Westfalen\Düsseldorf\Bauer|Timo|Schlossstraße 43|Düsseldorf|0412347895
Nordrhein-Westfalen\Düsseldorf\Richard|David|Rathausstraße 76|Düsseldorf|0415236785
Nordrhein-Westfalen\Köln\Schulz|Martina|Kirchenplatz 1|Köln|0412347895
Nordrhein-Westfalen\Köln\Klein|Martin|Hauptstraße|Köln|0123654789
Nordrhein-Westfalen\Essen\Berg|Julia|Bergplatz 87|Essen|0714596321
Nordrhein-Westfalen\Essen\Dieke|Lisa|Pascal-Straße 23|Essen|0647451474
Nordrhein-Westfalen\Essen\Robert|Marie|Kirchenstraße 25|Essen|0145784321
Rheinland-Pfalz\Mainz\Damm|Julia|Schulstraße 98|Mainz|012365457

Erklärungen

Nehmen wir das Beispiel von Nordhrein-Westfalen. Wenn Sie Nordhrein-Westfalen auswählen, wird Ihnen in der nächsten Liste Köln, Essen und Düsseldorf vorgeschlagen. Wenn Sie Köln auswählen, wird Ihnen Klein und Schulz vorgeschlagen. Wählen Sie Klein aus, werden automatisch folgende Informationen in die dafür vorgesehenen Felder (Referenzfelder) eingefügt: Martin, Hauptstraße, Köln, 0123654789.

Information
Einige Zeichen sind aus technischen Gründen nicht erlaubt, wie Anführungszeichen, Strichpunkt und Schrägstrich » ; /.

Schritt 2: Einfügen der Liste in ein Formular

  • Wechseln Sie nun zur Definition Ihres Formulars und fügen Sie ein Listenfeld ein.
  • Gehen Sie zu den Optionen Ihres Listenfelds, indem Sie auf den Stift klicken.
  • Im Tab Eigenschaften wählen Sie die erstellte externe Liste aus, in diesem Beispiel ‚Kunden‘ .
Information
Es ist nicht möglich, eine Referenzliste als Mehrfachauswahl zu definieren.
  • Vergessen Sie nicht, Ihre Einstellungen zu bestätigen.

Schritt 3: Konfigurieren Sie das Referenzfeld

  • Fügen Sie ein Referenzfeld in das Formular ein und gehen Sie zu dessen Eigenschaften .
  • In den Eigenschaften des Referenzfelds nehmen Sie die richtige Konfiguration vor. Zum einen muss die Liste definiert werden, die mit diesem Feld verknüpft ist, und zum anderen muss angegeben werden, welche Spalte der Referenzliste dieses Feld ausfüllen soll .

Im Bereich „Felder“ wählen Sie Ihre Liste aus: hier ‚Name‘. Im Bereich „Spalte“ geben Sie die gewünschte Spalte an. Die erste Spalte, die dem Label entspricht, kann nicht in ein Referenzfeld eingetragen werden. Daher beginnt die Auswahl der Spalten bei 2. Wir wählen also 2 aus.

  • Wiederholen Sie den Vorgang für alle Spalten, die in Ihrem Dokument vorhanden sind. In unserem Beispiel gibt es 4 Referenzspalten (insgesamt 5 mit dem Label). Wir fügen daher vier Referenzfelder hinzu und konfigurieren deren Eigenschaften. Unser letztes Element sieht wie folgt aus :
Information
Die Option Veränderbare Eingabe ermöglicht es, das betreffende Feld während der Dateneingabe durch den Benutzer bearbeitbar zu machen. Standardmäßig ist das Referenzfeld nicht bearbeitbar.


  • Vergessen Sie nicht, zu speichern !
Information
Sie können in Ihrem benutzerdefinierten Word- oder Excel-Bericht die gesamte oder einen Teil der Hierarchie Ihrer Liste anzeigen lassen. Um die Syntax der zu verwendenden Tags zu erfahren, empfehlen wir Ihnen, das Tutorial zu den Tags zu konsultieren.
  • Vergessen Sie nicht, zu speichern.