Externe Listen verstehen und verwenden

Beim Erstellen Ihres Formulars kann es vorkommen, dass Sie mehrmals Listen mit denselben Elementen einfügen müssen, sei es für dasselbe oder für verschiedene Formulare. Mit Kizeo Forms haben Sie die Möglichkeit, eine Standardliste zu erstellen, die Ihnen erspart, dieselbe Liste jedes Mal erneut einzugeben. Dies ist die Externe Liste.

1. Vorstellung der verschiedenen Externen Listen

Es gibt verschiedene Listenformate in Kizeo Forms :

• Einfache Liste : Dies ist eine Liste, z. B. mit Städten.
• Hierarchische Liste : Dies ist eine Liste mit mehreren Ebenen (bis zu 9). Sie können beispielsweise eine Liste erstellen, die Ihnen eine bestimmte Anzahl von Regionen anbietet. Jede Region zeigt die entsprechenden Landkreise an, und jeder Landkreis zeigt schließlich die zugehörigen Städte.
• Referenzielle Liste : Diese ermöglicht es, mehrere Felder (bis zu 49) mit einer Liste zu verknüpfen. Bei der Eingabe füllen sich die mit dem ausgewählten Element verknüpften Daten automatisch in die vorgesehenen Felder. Sie können z. B. eine Liste von Mitarbeitern erstellen. Wenn Sie einen Mitarbeiter auswählen, erscheinen automatisch seine Adresse und Telefonnummer.
• Hierarchische-Referenzliste : Diese ermöglicht nach einer mehrstufigen Liste (bis zu 9 Ebenen) die automatische Eingabe der mit dieser Liste verknüpften Felder (bis zu 49). In Anlehnung an die beiden vorherigen Beispiele wählen wir unseren Mitarbeiter in einer hierarchischen Liste von Städten aus, und die zugehörigen Informationen werden automatisch in die entsprechenden Referenzfelder eingefügt.
• Codierte Liste (oder Listen mit Codes) : Diese ermöglicht es, beim Export für ein ausgewähltes Element einen anderen Namen anzuzeigen als denjenigen, der bei der Eingabe angezeigt wird. Dies kann z. B. eine Abkürzung, ein Code oder eine Referenz sein.
• Gefilterte Liste : Sie ermöglicht es, je nach den in den Benutzerprofilen eingegebenen Informationen bestimmte Elemente einer Externen Liste anzuzeigen oder auszublenden.

2. Erstellen einer Externen Liste

Beispiel

Sie sind ein Gutachter und müssen den Zustand der Abdichtung von Decken und Wänden einer Wohnung bewerten. Für jeden Raum in dieser Wohnung müssen Sie immer dieselben Elemente überprüfen :

• Feuchtigkeit,
• Wasseraufstieg,
• Wasserflecken,
• schwarze Flecken,
• Schimmel.

Sparen Sie Zeit, indem Sie eine Standardliste „Zustand der Abdichtung“ erstellen, mit der Sie die Abdichtung jedes inspizierten Raums bewerten können. Diese Externe Liste kann so oft wie nötig und für ein oder mehrere Formulare ausgewählt werden.

Sie haben zwei Möglichkeiten, Ihre Externe Liste zu vervollständigen: manuell oder durch Import einer Excel-Datei.

Option 1 : Manuelles Definieren der Listenelemente

• Gehen Sie in Ihrem Kizeo Forms-Konto zum Reiter [Externe Listen] und dann auf [Eine externe Liste erstellen].
• Alternativ [Externe Listen] und dann [Meine externen Listen] und klicken Sie auf [Neue Liste].
• Geben Sie Ihrer Liste einen Namen und tragen Sie die Elemente ein, aus denen sie besteht.

Mehrere Optionen stehen Ihnen zur Verfügung, um Sie bei der Erstellung Ihrer Liste zu unterstützen:

• Eine Stufe hinzufügen: Ermöglicht das Hinzufügen einer weiteren Ebene zu Ihrer Liste und erleichtert somit die Erstellung Ihrer Hierarchischen oder Hierarchisch-Referenziellen Liste.
• Eine Referenz hinzufügen: Ermöglicht es, ein Element Ihrer Liste mit Informationen zu verknüpfen und erleichtert somit die Erstellung Ihrer Referenzliste oder Hierarchischen Referenzliste.
• Neu ordnen: Ermöglicht es Ihnen, Ihre Liste neu zu ordnen.
• Vergessen Sie nicht, Ihre Liste zu speichern, sobald Sie sie fertiggestellt haben.

Option 2 : Import einer Excel-Datei zur Erstellung Ihrer Liste

Diese Option wird empfohlen, wenn es sich um eine lange Liste handelt. Weitere Informationen finden Sie in unserem Tutorial zur Erstellung einer Externen Liste in Excel.

3. Einfügen einer Externen Liste in Ihr Formular

• Erstellen oder bearbeiten Sie jetzt Ihr Formular.
• Fügen Sie ein Listenfeld ein und benennen Sie es um.
• Gehen Sie in den Optionen des Listenfelds auf [Eigenschaften] und wählen Sie die zuvor erstellte Externe Liste aus. Wir wählen unsere Liste „Bewertung der Abdichtung von Decken und Wänden“ aus, die in Option 1 erstellt wurde.
• Klicken Sie anschließend auf [Bestätigen] und speichern Sie Ihr Formular.