Eine Externe Liste in Excel erstellen und importieren

Mit Kizeo Forms haben Sie die Möglichkeit, eine Standardliste zu erstellen, die Ihnen erspart, bei jedem Formular dieselbe Liste von Elementen erneut einzugeben. Dies ist die Externe Liste. In diesem Tutorial erfahren Sie, wie Sie Ihre Externen Listen schneller und einfacher in Excel erstellen können.

1. Die verschiedenen Listen

Es gibt verschiedene Listenformate in Kizeo Forms :

• Einfache Liste: Dies ist eine Liste, z. B. von Städten.
• Hierarchische Liste : Eine Liste mit mehreren Ebenen (bis zu 9). Sie können beispielsweise eine Liste erstellen, die Ihnen eine bestimmte Anzahl von Regionen vorschlägt, jede Region zeigt die entsprechenden Landkreise, und jeder Landkreis zeigt die zugehörigen Städte.
• Referenzliste : Sie ermöglicht es, mehrere Felder (bis zu 49) mit einer Liste zu verknüpfen. Bei der Eingabe füllen sich die mit dem ausgewählten Element verknüpften Daten automatisch in die vorgesehenen Felder. Zum Beispiel könnte eine Liste von Mitarbeitern erstellt werden. Wenn Sie einen Mitarbeiter auswählen, erscheinen automatisch seine Adresse und Telefonnummer.
• Hierarchische-Referenzliste : Diese ermöglicht, nach einer mehrstufigen Liste (bis zu 9 Ebenen), die automatische Eingabe der mit dieser Liste verknüpften Felder (bis zu 49). So können Sie beispielsweise einen Mitarbeiter aus einer hierarchischen Liste von Städten auswählen, und die zugehörigen Informationen füllen automatisch die vorgesehenen Referenzfelder aus.
• Codierte Liste (ou Liste à Codes) : Sie ermöglicht es, beim Export für ein ausgewähltes Element einen anderen Namen als den bei der Eingabe angezeigten darzustellen. Dies kann eine Abkürzung, ein Code oder eine Referenz sein.
• Gefilterte Liste : Sie ermöglicht, je nach den in den Benutzerprofilen eingegebenen Informationen bestimmte Elemente einer Externen Liste anzuzeigen oder auszublenden.

2. Erstellen der Listen in Excel

Für diese Listen gibt es zwei sehr wichtige Punkte, die den korrekten Betrieb beeinträchtigen, wenn sie nicht beachtet werden :

• Ihre Liste, egal welche, muss in einer Excel-Datei erstellt und im .xlsx-Format gespeichert werden.
• Kizeo Forms erkennt den Listentyp anhand der Spaltennamen. Daher müssen die Spalten genau wie unten beschrieben benannt werden und immer bei A1 beginnen.

Die Einfache Liste

• Die Zelle A1 muss in label umbenannt werden.
• Beginnen Sie die Eingabe Ihrer Liste in A2.

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Die hierarchische Liste

Eine Hierarchische Liste kann bis zu 9 Ebenen enthalten, was 9 Spalten in der Excel-Datei entspricht.

• In der ersten Zeile müssen die Zellen A1 und B1 in level_label umbenannt werden, und die letzte Spalte muss label heißen.
• Geben Sie Ihre Liste ein.

Nehmen wir das Beispiel des Languedoc-Roussillon. Wenn Sie die Region Languedoc-Roussillon auswählen, wird Ihnen die folgende Liste die Départements Aude, Gard, Hérault, Lozère und Pyrénées-Orientales anzeigen. Wenn Sie das Département Hérault auswählen, werden Ihnen die Städte Béziers, Montpellier und Pézenas vorgeschlagen.

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Die Referenzliste

Die Referenzliste kann bis zu 49 Spalten enthalten.

• Die Zelle A1 muss in label umbenannt werden, und die folgenden Zellen B1, C1, D1 usw. müssen in ref umbenannt werden.
• Geben Sie Ihre Liste ein.

Nehmen wir das Beispiel von Thomas. Wenn Sie Thomas auswählen, werden sein Vorname, seine Adresse und seine Teilnehmernummer automatisch in die dafür vorgesehenen Felder (Referenz- oder Berechnungsfelder) eingefügt.

Die Daten werden spaltenweise gelesen: Spalte 1 ist durch den Namen definiert, Spalte 2 durch den Vornamen und so weiter.

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Die Hierarchisch-Referenzielle Liste

Die Hierarchische-Referenzliste kann 9 Spalten für die hierarchische und 49 Spalten für die referenzielle Liste enthalten. Die letzte Spalte der hierarchischen und die erste Spalte der referenziellen Liste sind gemeinsam.

• In Ihrer Excel-Datei benennen Sie die erste Zeile (A1, B1, C1 …) des Abschnitts 'Hierarchische Liste' (eine Liste mit mehreren Ebenen, maximal 9) als 'level_label'. Die letzte Spalte dieser Liste sollte 'label' genannt werden. Diese Spalte 'label' ist beiden Listen gemeinsam: Sie ist die letzte Spalte der hierarchischen Liste und die erste Spalte der Referenzliste. Die weiteren Elemente der Referenzliste werden in Spalten mit dem Namen 'ref' aufgeführt.
• Geben Sie Ihre Liste ein.

Nehmen wir das Beispiel der Region Bourgogne-Franche-Comté. Wenn Sie Bourgogne-Franche-Comté auswählen, werden Ihnen in der folgenden Liste Dijon, Semur-en-Auxois und Beaune vorgeschlagen. Wenn Sie Dijon auswählen, werden Petit und Fournier angezeigt. Wählen Sie Petit aus, werden Hugo, Grande Rue, Dijon und 0123654789 automatisch in die dafür vorgesehenen Felder eingefügt (Referenzfelder).

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Die Codierte Liste

Diese Funktion steht nur für Elemente aus einer Spalte label zur Verfügung. Der Code wird im Chronologischen Verlauf und in den Excel-Exporten angezeigt (Excel Listen und Excel Bericht). 

• Die Spalte vor label muss in code umbenannt werden.
  

Nehmen wir das Beispiel von Bernard Lucas. Beim Export wird statt des Namens Bernard sein Teilnehmercode 1204877 im Verlauf und in den Excel-Exporten angezeigt

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Die Gefilterte Liste

Die Gefilterte Liste ermöglicht es, Elemente basierend auf den Benutzerprofilinformationen anzuzeigen oder auszublenden.

• Benennen Sie die Zellen A1, B1, C1 in user_ref1 und user_ref2 für zwei Filtertypen, die Sie hinzufügen möchten.
• Die nächste Spalte, C1, muss label heißen. Dies ist die Spalte, die den Elementen Ihrer Liste entspricht.
• Geben Sie Ihre Filter und die Elemente Ihrer Liste ein.

Nutzer, die in ihrem Benutzerprofil die Filter 'Frankreich' und 'Bretagne' eingerichtet haben, sehen auf ihrem Mobilgerät oder Tablet die Namen Durand, Dubois und Moeau. Andere Elemente der Liste werden hingegen nicht angezeigt.

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3. Importieren der Listen

• Gehen Sie in Ihrem Kizeo Forms-Konto auf den Reiter [Externe Listen] und dann auf [Eine Externe Liste erstellen].
• Benennen Sie Ihre Liste, klicken Sie auf [Excel] und dann auf [Klicken oder ziehen Sie Ihre Excel-Datei hier (.xlsx)], um Ihr Modell einzufügen.
• Sobald Ihre Liste importiert ist, klicken Sie auf [Alles überschreiben] und anschließend auf [Die Änderungen bestätigen und zur Bearbeitung zurückkehren].
• Die Liste wird automatisch erstellt, sobald die Excel-Datei hochgeladen wird. Die Formatierung, die von der ersten Zeile der Excel-Datei abhängt, wird dabei automatisch übernommen.

• Vergessen Sie nicht, Ihre Änderungen zu speichern.