Den automatischen Push verstehen und nutzen

Erfahren Sie, wie Sie mithilfe des automatischen Push Daten vom Formular A automatisch an die Formulare B, C, D usw. senden können.

Was ist der automatische Push ?

Der automatische Push ist eine Funktion, die als "Automatisierung" bezeichnet wird. Sie ermöglicht es, den Push von Daten aus einem Formular in ein oder mehrere andere Formulare zu automatisieren. Die im Quellformular eingegebenen Informationen werden während der Generierung des automatischen Pushs in ein oder mehrere Zielformulare übertragen.

Die Daten des Quellformulars werden als "Elterndaten" bezeichnet, während die Daten des oder der Zielformulare als "Kinderdaten" bezeichnet werden. 

Einige praktische Informationen :

• Die Nutzung dieser Funktion erfordert eine Internetverbindung, damit der Push gesendet werden kann.
• Wenn der Inhalt der gepushten Daten nicht bearbeitet werden soll, sollte im Reiter "Erweitert" der betreffenden Felder die Option Nur-Lesen bei Bearbeitung oder Push aktiviert werden.
• Es ist notwendig, dass das Quellformular und die Zielformulare Felder desselben Typs enthalten, um sie zuzuordnen (z.B. Eingabefeld mit Eingabefeld, Liste mit Liste usw.). Es ist jedoch nicht erforderlich, dass die Felder denselben Namen haben. 
• Für Felder vom Typ Liste und Auswahl ist es zwingend erforderlich, dass die Antwortoptionen in allen betroffenen Formularen exakt identisch sind.
• Es können bis zu 25 Automatisierungen im Quellformular erstellt werden.
• Eine Datenangabe kann an 25 Benutzer gleichzeitig gepusht werden. Es gibt also eine Datenangabe im Quellformular (Elterndaten) und 25 unterschiedliche Datenangaben im Zielformular (Kinderdaten)..

1. Einrichtung

Erstellung einer Automatisierung

Der Zugriff auf die Konfiguration der Automatisierungen erfolgt über die Schaltflächedie sich oben rechts im Formular-Designer befindet. Klicken Sie auf [+Hinzufügen], um eine neue Konfiguration zu erstellen.

Die Konfiguration erfolgt in vier Schritten :

Schritt 1: Auswahl des Zielformulars

Es wird eine Liste der auf dem Konto verfügbaren Formulare angezeigt. Wählen Sie einfach eines aus.

Schritt 2: Auswahl des Empfängers

Für den oder die Empfänger des automatischen Pushs stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung :

• Ein Kizeo Forms-Benutzer: Dieser Benutzer muss Schreibzugriff auf das Zielformular haben. Wählen Sie ihn einfach aus der angezeigten Liste aus.
• Kizeo Forms-Benutzer, die über ein Feld im Quellformular definiert sind : Außerhalb eines Tabellen-Elements, wird der Push wird an den Benutzer gesendet, der in diesem Feld angegeben ist. Innerhalb eines Tabellen-Elements, wird der Push an die Benutzer gesendet, die in jeder Zeile der Tabelle angegeben sind. Beachten Sie jedoch, dass die Grenze bei 25 Empfängern liegt. Daher erhalten nur die Benutzer aus den ersten 25 Zeilen der Tabelle den Push.

Achtung: Bei der Auswahl des Empfängers, der über ein Feld im Quellformular definiert wird, muss zwingend die Anmelde-ID des Benutzers und nicht dessen Name eingegeben werden.

Die folgenden Feldtypen sind zulässig: Eingabefeld, Liste, Referenzfeld, das Berechnungsfeld und Auswahlfeld, unabhängig davon, ob sie sich innerhalb oder außerhalb eines Tabellenelements befinden.

Schritt 3 – Verknüpfung der Felder

Wählen Sie das oder die Felder des Quellformulars aus, die mit dem/den Feld(er) des Zielformulars verknüpft werden sollen, indem Sie die Schaltflächen  und  verwenden. Wenn Sie Felder verknüpfen möchten, die sich innerhalb eines Tabellenelements befinden, müssen Sie zuerst die Tabelle in beiden Formularen auswählen, bevor Sie die entsprechenden Felder auswählen.

Falls der Feldtyp des ausgewählten Felds im Quellformular im Zielformular nicht existiert, wird folgendes Symbol angezeigt :

Es ist möglich, alle, einige oder keine Felder zu verknüpfen.

Schritt 4: Die Versandbedingungen

Der automatische Push wird beim Speichern und/oder Bearbeiten der Daten ausgelöst. Dies wird als Versandbedingungen bezeichnet.

Erweiterte Bedingungen ermöglichen es, den Push-Versand mithilfe von drei Arten von Filtern zu steuern : einfacher Filter, Dynamischer Datumsfilter und parametrisierter Filter.Es ist problemlos möglich, mehrere Filter zu definieren und diese mit den logischen Funktionen UND, ODER oder einer Kombination aus beiden zu verbinden. 

Wichtige Schaltflächen :

•  : ermöglicht die Validierung der Bedingung
•  : ermöglicht die Änderung der Bedingung. Diese Schaltfläche erscheint erst, wenn die Bedingung validiert wurde.
•  : ermöglicht das Löschen einer Bedingung
•  : dupliziert eine Bedingung des Typs ODER. Mindestens eine Bedingung muss erfüllt sein, damit die Daten gepusht werden.
• : erstellt eine Bedingung des Typs UND. In diesem Fall müssen alle Bedingungen erfüllt sein, damit die Daten gepusht werden.
•   Eine Bedingung hinzufügen : erstellt eine Bedingung des Typs ODER.

Übersicht des Automatisierungsfensters

Die Filterung erfolgt anhand des Automatisierungstyps, sodass Sie beispielsweise nur die Konfigurationen für den automatischen Push anzeigen können. 

Dank der verschiedenen Schaltflächen können Sie die Konfigurationen aktivieren, deaktivieren, bearbeiten, kopieren und löschen. Der Name entspricht standardmäßig dem Zielformular. Wenn Sie mehrere Konfigurationen für dasselbe Zielformular erstellen, wird eine Nummer in Klammern hinzugefügt, z. B. Formular B, Formular B (1), Formular B (2) usw.
Um den Namen zu ändern, klicken Sie einfach darauf, geben Sie einen neuen Namen ein und bestätigen Sie die Änderung, indem Sie auf das grüne Häkchen klicken. Mit dem roten Kreuz können Sie die Änderung abbrechen.

Sie können bis zu 25 automatische Push-Konfigurationen erstellen. Unter dem Automatisierungstyp wird die Angabe x Konfiguration(en) / maximal 25 erlaubt angezeigt, wobei x die Anzahl der Konfigurationen ist, unabhängig davon, ob sie aktiv oder inaktiv sind.  Wenn Sie 25 Konfigurationen erstellt haben, werden die Schaltflächen + Hinzufügen und Kopieren deaktiviert, und am unteren Rand der Seite erscheint die Meldung: "Sie haben die maximale Anzahl erlaubter Konfigurationen erreicht."

Die Automatisierung kann einen der folgenden drei Status haben :

•  : Es existiert keine Konfiguration.
•  : Es gibt eine oder mehrere Konfigurationen, von denen mindestens eine aktiv ist.
•  : Es existieren eine oder mehrere Konfigurationen, aber keine ist aktiv.

2. Der Datenfluss

Der Benutzer gibt Daten über das Quellformular ein und sendet sie ab. Eine Benachrichtigung informiert ihn darüber, dass das Formular erfolgreich gesendet wurde, und die Daten werden in den Ordner Gesendet seiner mobilen Anwendung verschoben.

Gleichzeitig, und völlig transparent für den Benutzer, werden die Daten gemäß den Einstellungen der Konfiguration des automatischen Pushs an die Empfänger gesendet.

Jeder Zielbenutzer erhält die Daten in seinem Posteingang der mobilen Anwendung.

3. Der Datenverlauf

Die im Quellformular eingegebenen Daten werden mit ihrer eigenen ID angezeigt (Elterndaten). Zusätzlich zum Datum und der Uhrzeit der Speicherung und des Versands zeigt der Verlauf der Daten an, wann und auf welches(n) Zielformular(e) der automatische Push ausgeführt wurde.

Eine neue Schaltfläche erscheint :. Diese zeigt an, dass verknüpfte Daten (Kinderdaten) vorhanden sind, sowie deren Anzahl. Durch Klicken darauf wird die Liste der folgenden Informationen angezeigt :

• Name des Zielformulars: Dies ist tatsächlich eine Schaltfläche, auf die Sie klicken können, um zum Verlauf dieses Formulars zu wechseln.
• ID jeder Kind-Datenangabe.
• Anmelde-ID des Benutzers, der die Daten erhalten hat.
• Status der Daten.
• Datum und Uhrzeit, zu denen der automatische Push ausgeführt wurde.

Es gibt so viele Zeilen, wie Daten gepusht wurden. In unserem Beispiel: 1 Datenangabe im Quellformular und 9 Datenangaben im Zielformular.

4. Der Status der Daten 

Wie beim manuellen Push können die Daten, die aus einem automatischen Push stammen, einen der folgenden Status haben :

: Die Eingabe über ein Formular (außerhalb eines Pushs) wurde abgeschlossen.

: Der Push wurde auf das Mobilgerät des Benutzers gesendet, dieser hat jedoch seinen Posteingang noch nicht aufgerufen.

: Der Push wurde auf das Mobilgerät des Benutzers heruntergeladen, und dieser hat ihn durch Aktualisieren seines Posteingangs zur Kenntnis genommen.

: Die Eingabe der gepushten Daten wurde abgeschlossen. Dieser Status kann sich ändern, und die Daten können schwarz angezeigt werden, wenn sie nach der Speicherung bearbeitet wurden.

5. Die Exporte

Im Datenverlauf stehen folgende Exportformate zur Verfügung: Word, Excel, Standard-PDF, benutzerdefiniertes PDF, Standard-Excel-Liste, benutzerdefinierte Excel-Liste, Standard-CSV, benutzerdefiniertes CSV sowie die Medien.

Beim automatischen Push wird ein zusätzlicher Export angeboten: Kompiliertes PDF. Dieses enthält den Inhalt der Elterndaten, gefolgt von dem aller Kinderdaten. Um den Export herunterzuladen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Kompiliertes PDF, jedoch ausschließlich aus dem Datenverlauf des Quellformulars heraus.

Zusätzlich ist es zwingend erforderlich, dass das Quellformular sowie alle Zielformulare mindestens eine benutzerdefinierte Word-Exportdatei haben, die als Standard-Word-Export ausgewählt wurde. Falls eines der Formulare dies nicht hat, wird das Symbolangezeigt. Wenn Sie mit der Maus darüber fahren, erscheint die Meldung: "Das kompilierte PDF kann nicht generiert werden, da mindestens einer der benutzerdefinierten Word-Exporte nicht als Standard konfiguriert wurde."